5 maneiras de simplificar o gerenciamento de dados e informações

Se durante seus trabalhos de desenvolvimento o esforço para gerenciar dados (documentação, versionamento de código, backups, etc) vem aumentando, não há razões para ficar surpreso. Em que pese a popularidade de algumas metodologias ágeis que pregam mais interação humana e menos documentação (notadamente eXtrempe Programming), o volume de dados a ser gerido tem uma tendência forte de crescimento.

A complexidade e o volume das informações está cada vez maior. Para manter a organização de todos os conteúdos, é fundamental eliminar redundâncias nas informações e utilizar sistemas que permitam a visualização, gerenciamento e execução de operações sobre todos esses dados. Nesse sentido, um importante foco que surgiu na área de TI é na governança e gerenciamento de dados. Felizmente, muitas ferramentas e metodologias já surgiram com o objetivo de endereçar o problema. Algumas boas práticas, no entanto, também podem fazer a diferença para deixar o data management mais enxuto e objetivo. Vamos elencar algumas delas aqui.

1. Ambiente informativo e visibilidade

Um preceito fundamental do eXtreme Programming, o ambiente informativo é aquele no qual as informações estão transparentes e evidentes para todos que compartilham o mesmo ambiente de trabalho. A regra prática diz que para um ambiente de trabalho ser informativo, qualquer pessoa que permaneça algum tempo nesse ambiente tem que ser capaz de dizer em que pé o projeto atual se encontra e as informações mais relevantes.

Em geral, quadros brancos, cartazes, infográficos e qualquer recurso gráfico que a equipe julgue mais adequado para dar visibilidade (palavrinha chave para um ambiente transparente) às informações de um projeto e, de forma mais ampla, do funcionamento do departamento/empresa, todos são recursos válidos. O objetivo é tornar as informações e dados visíveis, fazer com que as pessoas saibam o que está acontecendo com eles.

Do ponto de vista de dados de projeto em si, a maioria dos softwares de gerenciamento possuem boas ferramentas de visualização e apresentação que ajudam a ter uma visão clara das ocorrências no ambiente de armazenamento. Tentar agregar as informações que os sistemas de gerenciamento fornecem ao ambiente informativo pode ser um passo a mais no sentido de dar visibilidade às informações. Aqui estamos tratando somente das informações passíveis de ganhar visibilidade. Questões de segurança podem exigir adaptações e abordagens diferentes.

2. Integração de plataformas e virtualização

Integração diz respeito a centralizar o gerenciamento de dados nas plataformas de armazenamento corretas e de forma que não resulte em fragmentação. Uma pesquisa feita pela Primary Data em 2016 mostrou que mais de 50% dos gerentes de TI entrevistados gerenciavam mais de 10 plataformas de armazenamento. Isso significa que com o tempo, esses profissionais têm que dedicar cada vez mais tempo e esforço no gerenciamento de infraestrutura e dados. Uma dificuldade, principalmente quando as plataformas são hardwares físicos e não virtuais, é a dificuldade para mover arquivos de uma plataforma para outra.

Softwares de virtualização permitem que as empresas criem diferentes recursos de armazenamento, mas que estão sob o guarda-chuva de um mesmo mecanismo de visualização e controle. Assim é mais fácil fazer migração de dados e gerenciar as ocorrências em cada ambiente virtualizado.

3. Utilize recursos da nuvem

Poucas tecnologias oferecem mais flexibilidade do que armazenamento em nuvem. Tanto para empresas como para gerenciamento pessoal, guardar dados e informações em nuvem facilita o acesso e torna o gerenciamento independente de hardwares dedicados. Os desafios ficam por conta de determinar o quanto de performance (de velocidade, recursos de visualização etc) a plataforma deve oferecer.

O portal PCMAG publicou recentemente uma pesquisa na qual foram identificados os 10 melhores provedores de armazenamento em nuvem para clientes corporativos (acesse aqui – em inglês).

4. Automatizar o que for possível

Quando se tem um bom entendimento e experiência com os dados e aplicações gerenciados, um passo importante é automatizar os principais processos. Alguns sistemas de armazenamento oferecem esse tipo de capacidade. Em geral essas automações ficam restritas à plataforma daquele fornecedor em específico. Soluções baseadas em metadata podem ser aplicadas para definir mecanismos automáticos entre plataformas de fornecedores diferentes.

Mecanismos de machine learning e inteligência artificial também fazem parte do esforço para simplificar o gerenciamento de dados. Softwares capazes de observar e identificar padrões, são de grande valia para automatizar processos e facilitar a visualização de eventos importantes.

5. Ter o profissional certo na área certa

Existem profissionais com boas competências para trabalhar com administração de dados e com responsabilidades claras em relação a cuidar para que as informações e dados se mantenham visíveis, integradas e com mecanismos de acesso e segurança funcionando corretamente. Restrições de orçamento podem fazer com que apenas mais um desenvolvedor seja selecionado para cuidar desta tarefa. Dependendo do volume de dados a estratégia pode dar certo, mas com muitos sistemas diferentes de armazenamento, como a pesquisa do Primary Data que comentamos acima indicou, o mais indicado é ter uma pessoa com os conhecimentos certos por conta de dedicar tempo e energia na administração de dados.

Gerenciamento de dados é um desafio tanto para empresas como para profissionais. Felizmente recursos como o armazenamento em nuvem e a possibilidade de automatizar operações ajudam e muito a simplificar esse trabalho. Cada vez mais é importante focar na integração de plataformas e evitar de ter que, além de administrar informações e dados, gerenciar fornecedores, atualizações e treinamentos para plataformas diferentes.

O portal g2crowd tem um interessante estudo comparativo de classificação das melhores plataformas de gerenciamento de dados. Escolher de forma realista a plataforma mais adequada é um passo importante. Tomando os cuidados para dar visibilidade às informações importantes e suas ocorrências, integrar e focar em racionalizar o uso de plataformas, automatizar tarefas e usar recursos em nuvem, certamente a administração de dados se tornará uma tarefá mais simples e enxuta.

Para fechar, deixamos 4 indicações. As duas primeiras são cursos sobre gerenciamento e armazenamento de dados. Os dois últimos são duas ótimas relações de livros sobre o assunto. Esperamos que as informações e indicações tenham sido úteis. Se tiver sugestões, compartilhe conosco nos comentários.