As atualizações de status de projeto tomam muito tempo para coleta e preparação. Quanto tempo você economizaria se conseguisse obter as suas atualizações de status mais rapidamente?
Que tal modernizar seu reporte de projeto com os “Cinco passos para acelerar as atualizações de status de projeto”?
A utilização dessas dicas o ajudará a adquirir relatórios de status da sua equipe de forma muito mais rápida.
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Passo 1: Estabeleça uma programação
Torne mais fácil para os membros da equipe de projeto a lembrança de quando eles têm de prover uma atualização de status determinando um dia e horário. Você precisa de uma atualização toda sexta-feira à tarde? Toda manhã de quarta-feira? Não importa para quando você estabelece o dia/horário, desde que ele seja regular.
Isto permitirá que os membros da equipe entrem numa rotina. Eles podem preparar a sua atualização de status com antecedência, uma vez que eles saberão quando será necessário.
Passo 2: Use a informação em tempo real
É necessário mais tempo dos membros da equipe para preparar a atualização de status se eles não tiverem acesso à informação em tempo real. Portanto, assegure-se que eles podem usar dados de tempo real para juntar à sua atualização!
A utilização de softwares colaborativos pode auxiliar na captura de informações sobre as tarefas agendadas e/ou em execução, provendo acesso a tudo que eles precisam imediatamente. Eles podem juntar suas atualizações bem mais rápido, portanto, você também adquirirá a consolidação das informações mais rapidamente.
Passo 3: Forneça padrões
Se você quiser que membros da equipe o atualizem com determinada informação ou em certo formato, torne mais fácil para eles a tarefa elaborando um template padrão para que eles usem. A cada nova semana eles podem simplesmente eliminar a última atualização do seu template e atualizá-lo com o último progresso.
Você sempre obterá os dados que quer e eles não terão de pensar muito sobre o conteúdo e como lhe enviar! Isto também evitará cobranças desnecessárias, pois quando eles se esquecerem de incluir algo realmente importante, terão aqueles tópicos no template padrão para ajudá-los a lembrar do que você precisa.
Passo 4: Envie lembretes
Através do controle de tarefas ou seu software de gerenciamento de projetos, mande lembretes por email para incitar os membros da equipe a concluir as suas atualizações de status a tempo. Você pode automatizar isto criando tarefas recursivas que vão aparecer nas listas de atividades de cada membro, que não terão, portanto, a desculpa do esquecimento!
Se você puder automatizar o envio de lembretes por email, faça isto também. Isto funciona bem com membros da equipe que viajam muito e poderiam precisar de um lembrete no email. Quanto mais você puder automatizar, mais fácil será para você, e mais possibilidade você terá que os membros da equipe de projeto enviem as suas atualizações de status a você prontamente.
Passo 5: Cobrar, cobrar, cobrar
Bem, esta pode não ser a melhor maneira de se obter atualizações de status rapidamente, mas pode funcionar se você tiver de colocar um determinado membro de equipe em uma rotina! Faça relatórios se você não conseguir dentro dos prazos solicitados. Então cobre novamente. E novamente! Criar este tipo de aborrecimento provavelmente não vai lhe dar o prêmio de gerente de projeto mais descontraído, mas você vai conseguir o que deseja. E numa próxima vez o mesmo membro da equipe estará preocupado e pensará duas vezes antes de deixar passar de prazo final antes de enviar-lhe a sua atualização de status.
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