Usar e-mail atualmente é uma ação tão automática para profissionais que usam o computador e a internet que já nem percebemos que estamos enviando/lendo e-mails a todo momento.
Com o Gmail a facilidade de usar esse recurso é ainda melhor. Abaixo estão algumas dicas de como utilizar o Gmail no trabalho de forma personalizada e segura. As dicas foram divulgadas no próprio Blog do Oficial do Google. Segue as dicas:
1. Gmail com seu domínio – O Google Apps é uma suíte que inclui Gmail, Calendar e Docs, e pode ser registrada com outros domínios que não o @gmail.com. “Usar um e-mail customizado pode ajudar a construir uma identidade e fazer sua empresa parecer mais profissional”, diz o blog.
2. Crie uma assinatura personalizada – Essa é bem simples, e a maioria das pessoas que usam o Gmail já tem uma marca pessoal. Mas se você não sabe, basta ir nas Configurações e adicionar a mensagem (normalmente, nome e telefone de contato) que você quer que apareça ao fim dos e-mails que mandar.
3. Gerencie várias contas – Se você precisa de várias contas para o seu trabalho, pode centralizá-las no Gmail. Com o Mail Fetcher, você pode gerenciar até cinco contas na mesma interface. Para ativá-lo, vá até Configurações e siga para Contas e importação.
4. Gmail em todo lugar – Outros serviços podem mandar e-mails que aparecerão para o destinatário como sendo do Gmail. Também na área de Contas e importação.
5. Use marcadores – Para organizar mensagens, nada melhor que os marcadores do Gmail. Se você também usa a ferramenta para trocar e-mails pessoais, por exemplo, é bom diferenciá-los dos de trabalho com tarjas. O problema só recomeça quando você cria marcadores para agrupar outros marcadores.
6. Use mais o Gtalk – Seja para se comunicar com colegas de trabalho, seja para fornecer suporte em tempo real. Se alguém te manda um e-mail urgente, você pode “Responder por chat” usando o comunicador instantâneo. Para usar a capacidade de vídeo, basta uma webcam e um plugin.
7. Monitore as suas tarefas – Simples e útil. Com a opção Tarefas, você pode listar tudo o que tem que fazer no dia e, a cada vez que realiza uma, riscá-la. Para não esquecer nada.
8 – Gmail offline – Na janela Offline das Configurações, dá pra ativar o funcionamento do Gmail mesmo sem conexão de internet. Você pode continuar trabalhar, escrevendo e respondendo mensagens – tão logo volte o sinal, tudo será enviado.
9. Mesmas perguntas, mesmas respostas – Cansado de escrever a mesma coisa, dia após dia? Um plugin em testes no Google Labs cria um repositório de respostas-padrão. Essa mensagem pode ser automatizada – se você estiver de férias, por exemplo.
10. Cheque o destinário, sempre – Got the wrong Bob? (Escolheu o Bob errado?) é outro aplicativo curioso do Google Labs que pretende resolver um problema muito comum (e perigoso, no caso de e-mails corporativos). Como o Gmail conta com autopreenchimento, muitas vezes a pessoa responde o e-mail para a pessoa errada. Com o plugin, abaixo de cada endereço virá um “Você quis dizer…”, feito no Google.
Referência: Personal Nerd
