Profissionais TI - Pra quem respira informação

A ação de comunicar! Passar a informação, deixar ciente, obter o “De Acordo”! A comunicação é uma via de mão dupla.

Existem diversos exemplos em nosso dia-a-dia em que a comunicação torna-se ponto fundamental para a conquista de resultados. Partindo para o âmbito da gestão de projetos, a comunicação torna-se tão importante quanto outras vertentes do projeto.

De acordo com o Capítulo 10 – “Gerenciamento de Comunicações do Projeto” do PMBOK 4th – A comunicação é uma área de conhecimento e possui seus processos independentes das outras áreas.

Os cinco processos da área de conhecimento de comunicação que contemplam as boas práticas são:

• Identificar as partes Interessadas: Saber com quem se comunicar é fundamental para o sucesso deste processo.
• Planejar as comunicações: Identificar as necessidades dos envolvidos e definir os estilos e ferramentas de comunicação, bem como sua periodicidade.
• Distribuir as Informações: Seguir e executar o que foi planejando disponibilizando as informações para os interessados.
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas: Personalizar todo trabalho e agir ativamente nas exceções. Consideramos esta uma das partes mais delicadas, pois a não execução ou execução ineficaz pode colocar a perder todo trabalho realizado em outro processo e a comunicação passa a ser um processo burocrático mal modelado que não funciona.
• Reportar o desempenho: Relatar o desempenho e andamento de todas as atividades desenvolvidas, medições e previsões. Este processo deve demonstrar a realidade do projeto e se estes estão cumprindo as metas e satisfazendo as partes interessadas, portanto o bom desempenho das outras áreas de conhecimento são fundamentais.

O intuito do guia de PMBOK 4th é o de reunir as melhores práticas para o gerenciamento de projetos, cabe à equipe de projeto incluir em seu gerenciamento as práticas que mais se adéquam a cultura e a realidade da empresa cliente.

O motivo pelo qual a comunicação muitas vezes é considerada “falida”, “insuficiente”, ou até mesmo “desnecessária” ocorre devido à intangibilidade desta área em relação a outras, como custo ou tempo por exemplo.

O que muitos não vislumbram é que a fórmula é justamente o contrário. A ineficácia na comunicação contribui para impactos negativos em todas as outras áreas de conhecimento do projeto.

Comunicação não se mensura com unidade de medida, não existe uma métrica que diga quanto de comunicação deve ser utilizado no projeto, porém, ela é uma área que ajuda a garantir a qualidade e principalmente a satisfação e o resultado eficaz de qualquer projeto.

Esta comprovado que os tipos de comunicação formal (e-mail, memorando, ata ou pauta de reunião) muitas vezes não demonstram a eficácia desejada justamente por serem utilizados isoladamente e/ou incorretamente. Estes meios de comunicação podem ser considerados frios e não contribuem totalmente para a integração da equipe com o Cliente, devem ser usados para formalizar e registrar definições que podem ser tomadas durantes conversas (formais ou não).

Existem vários tipos de comunicação que podem ser exploradas para melhor atender os clientes. Vamos considerar todos os meios de comunicação como formais, porém, isto não quer dizer que todos tenham que ser utilizados integralmente em eventos formais, como reuniões, por exemplo. A comunicação no projeto deve ocorrer em todos os momentos necessários, seguindo o planejamento e atendendo de forma autêntica as exceções.

Os meios de comunicação mais usados geralmente são:

• Visual: Gráficos, Indicadores de desempenho, kPIs, etc.
• Escrita: e-mails, dossiês, memorandos, atas de reunião, relatórios.
• Neurolinguística: a forma como a informação é transmitida, trabalhando não só com a verdade e clareza, mas unindo isso ao convencimento e persuasão.

Segundo J.F. Kenwright (2007), a comunicação não verbal representa 55% das diferentes formas de comunicação.

Doze modos de expressão foram identificados por O. Englender e S. Fernandes (2010) como formas de comunicação, que podem ser utilizadas integralmente nos projetos ou em qualquer outra atividade.

• Gestual;
• Proxemia (uso do espaço imediato para comunicar);
• Tocar as pessoas;
• Olhar;
• Pausa;
• Olfato;
• Vocalização (tom de voz);
• Sonoro;
• Silencio;
• Posição do corpo;
• Aparência global (escolha de roupas, corte de cabelo, etc);
• e Locomoção (maneira de andar, correr etc).

Sem comunicação não existe projeto, é preciso já na primeira reunião de projeto traçar uma estratégia de comunicação, basear-se nos exemplos de boas práticas. Independente do tamanho de sua empresa, cliente ou projeto é fundamental traçar um plano estratégico para a comunicação global do projeto, pois ela é um dos principais pilares que sustentam o sucesso de seu projeto.

Leia também: A importância de planejar

Siga-me no Twitter @malbertoti