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Quem trabalha com processos, independentemente da área, sabe que a adoção de metodologias e ferramentas BPM, tais comoPDCA, ITIL e CobiT para geri-los é fundamental para a otimização do fluxo de atividades realizadas, que refletem não só em benefícios internos, mas na satisfação dos clientes, por meio da prestação de serviços de qualidade, fatores essenciais na busca pela melhoria contínua dos negócios.

Porém, muito mais que adotar tais metodologias e ferramentas que auxiliam no mapeamento e gestão dos processos, é preciso estar atento às tendências e novidades apresentadas pelo mercado, adequar-se, e estar preparado para as demandas, novas possibilidades e exigências que surgem a cada dia. De acordo com Octavio Lanna, especialista em Gestão de TI e Sistema de gestão de serviços de TI: processos ITIL, controles CobiT, adequados a Sarbanes Oxley, a usabilidade e facilidades oferecidas por meio da adoção de ferramentas BPM de gestão permitiram que ele tivesse uma experiência marcante em sua vida profissional, quando trabalhava como gestor de TI em uma grande mineradora e comandava uma equipe de 100 profissionais. “Com a implantação do BPM foi possível organizar o fluxo de tarefas, definir papeis e acompanhar de forma transparente os indicadores gerados a partir das atividades executadas que agregaram melhorias extremamente significativas ao setor de TI e consequentemente à empresa.”

Além disso, outro fator determinante no processo de melhoria contínua dentro das empresas, segundo o especialista, é o reconhecimento por meio de certificações, como a garantida por meio da Lei Sarbanes Oxley, que entrou em vigor em 2002 após escândalos gerados por fraudes contábeis em grandes corporações americanas. A SOX prevê a criação de mecanismos de auditoria e segurança confiáveis e minuciosos dentro das empresas, a fim de trabalhar proativamente na detecção de possíveis fraudes e assim eliminá-las, agindo como mecanismo fiscalizador garantindo o cumprimento das obrigações legais por parte das empresas.

Para Lanna, a utilização do BPM e a certificação foram essenciais para a obtenção dos bons resultados alcançados por ele e por sua equipe durante os anos de trabalho com processos uma vez que permitem total controle e monitoramento das atividades, facilitando e agilizando a tomada de decisão, apontando medidas corretivas dentro dos processos executados, eliminando assim a burocratização dos procedimentos realizados sem automação, garantindo o cumprimento dos prazos acordados e a qualidade do serviço prestado ao cliente, além é claro de permitir transparência na prestação de contas nas auditorias. “Quando ainda não utilizávamos o BPM os processos eram realizados por meio de solicitações que precisavam ser aprovadas pelos superiores do setor. Esse procedimento levava 96 horas para ser realizado e, com a implantação do BPM reduzimos este tempo para 8 horas. Além disso sua utilização é capaz de evitar apontamentos por meio das auditorias”, comenta.

Ainda de acordo com Lanna, que se declara um apaixonado por processos, a implantação do BPM deveria ser feita por todo e qualquer tipo de empresa para otimização dos seus serviços e a Sox tornar-se obrigatória para evitar novas fraudes e golpes voltem a acontecer.“Feliz de quem já descobriu que com a utilização do BPM todo mundo sai ganhando”, ressalta. Lanna acredita que a medição por meio dos indicadores e evidências gerados por meio das ferramentas BPM são a base para a melhoria contínua dos processos e consequentemente dos negócios.

Fonte: Blog Supravizio BPM