A noção de gestão por resultados já bem característica do setor privado também vem se incorporando, de forma crescente e perceptível, aos princípios da administração pública. Com isso, a utilização de ferramentas como as BPM, que registram e monitoram procedimentos, surge como importante apoio na padronização de processos internos. Dentre as principais vantagens agregadas pela adoção desses softwares estão a agilidade e a eficiência na realização das atividades e a melhor comunicação entre os departamentos, que passam a atuar de forma integrada.
Além da excelência dos procedimentos executados, outro grande benefício na área pública é a perspectiva preventiva; com viabilidade de redução e até mesmo extinção de apontamentos realizados pelas auditorias do Tribunal de Contas da União. Com esses procedimentos de prestação de contas, o órgão de controle federal visa detectar, evitar e coibir possíveis fraudes nos diferentes setores da administração pública.
Sob o ângulo das instituições auditadas, o controle viabilizado pela utilização dos sistemas BPM torna muito mais fácil assegurar que cada etapa dos processos seja monitorada detalhadamente e desenvolvida de forma clara e consistente. Como conseqüência, também surge a garantia de que cada servidor esteja ciente de seu papel e seja capaz de desempenhá-lo com adequação às normas impostas e fiscalizadas pelos auditores. “A ideia de morosidade relacionada ao setor público cada vez mais cede espaço a uma gestão focada em eficiência e excelência. E esse é um dos principais nortes do trabalho de auditoria realizado nos órgãos públicos”, corrobora Isabel Pizzorno, coordenadora do curso de Ciências Contábeis da Faculdade Uniban Anhanguera de São José, em Santa Catarina.
Como destaca a também contadora e administradora, a padronização dos processos em instituições públicas com o auxílio de ferramentas BPM agrega ao ganho em perfil de gestão outro fator fundamental. “As auditorias querem garantir a transparência também cada vez mais cobrada no contexto das instituições do setor público. Para isso, é primordial existir uma política de geração de evidências que está no contexto de softwares dessa modalidade. Essa perspectiva, além de facilitar e agilizar o trabalho dos auditores, reduz a possibilidade de as auditorias encontrarem falhas; já que tornam os fluxos de trabalho aderentes à rotina de trabalho das instituições e adequados aos padrões exigidos”, comenta Isabel Pizzorno.
Ou seja, a adoção de uma ferramenta BPM, além de agilizar e operacionalizar atividades, pode se tornar uma importante peça na engrenagem da administração pública. A partir das funcionalidades presentes nesses sistemas, é muito viável a comprovação, com transparência, da legitimidade dos documentos e relatórios gerados com base em dados e indicadores coletados durante todos os processos. É muito mais preparação para os processos de auditoria e princípios de resultados agregados á gestão das instituições públicas.
Fonte: Blog Supravizio BPM
