No mundo corporativo atual, cada dia mais caminhamos na busca de um modelo de gestão sócio econômico ambiental com o objetivo de produzir cada vez mais com atenção à otimização máxima de recursos. O desenvolvimento tecnológico é um dos grandes responsáveis para se alcançar este objetivo, mas, por incrível que pareça, ainda hoje é difícil convencer lideranças desta realidade.
Em muitas organizações pequenas e médias por onde passei e tenho certeza que você já se deparou com esta situação, muitas informações são armazenadas e atualizadas em planilhas eletrônicas. Cheguei a ver planilhas cheias de links para outras planilhas, macros, forms em VBA, gráficos, enfim, um banco de dados particular de cada departamento na organização. Ou seja, por falta de orientação ou pouco conhecimento do sistema gerencial da empresa o usuário começa a desenvolver seus próprios recursos de automação e este comportamento faz com que os dados da empresa não estejam integrados e disponíveis em um sistema único. Mesmo a organização tendo um ERP, BPMS ou até mesmo um GED, é justamente a mesma que acaba levando ou influenciando o funcionário a este tipo de prática.
Solicitações de indicadores econômicos, índices de produção, planos operacionais, são relatórios que muitas vezes já existem no principal sistema de informação da empresa, mas ninguém utiliza porque não sabe que existe o recurso, não alimenta de forma que se possam gerar resultados significativos ou até mesmo porque não foi implementado.
Isso faz com que o CEO tenha que buscar certas informações nos departamentos, ao invés de ter estes resultados disponíveis a qualquer momento e em tempo real via sistema.
Dentro de todo este contexto é que surge a necessidade de monitorar as atividades dos processos e a forma como os dados são imputados no sistema. Já que o objetivo é buscar a redução de tempo, custo e retrabalho, temos que analisar com prudência as atividades de cada executor, otimizando suas tarefas burocráticas.
Assim, evitamos que dados, muitas vezes significativos, fiquem armazenados em planilhas e passem a fazer parte do sistema integrado da empresa, trazendo um nível de resultados mais analítico e estratégico, como também investindo em capital intelectual, já que o colaborador terá mais tempo para se dedicar a sua atividade ao invés de ficar criando planilhas para geração de gráficos, cronogramas e painéis financeiros.
Identificar estas situações também cabe a nós profissionais de TI, já que fazemos parte desta iteração entre o funcionário e o recurso tecnológico. Contudo, através de um suporte ao usuário, uma análise num servidor de arquivos, uma manutenção, podemos identificar essas necessidades e trazer um diferencial, potencializando os resultados do sistema de informação da empresa.
