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Estou iniciando uma série de reflexões para cada um dos 4 valores do Manifesto Ágil.

Para quem não sabe, o Manifesto Ágil é uma declaração feita por alguns papas do desenvolvimento de software como Kent Beck, Ken Schwaber, Jeff Sutherland, Ron Jeffries, entre outros sobre valores e princípios de como melhorar o processo de desenvolvimento.

Os 4 valores são:

• Indivíduos e Interações mais que Processos e Ferramentas.
• Software Funcional mais que Documentação Abrangente.
• Colaboração com Cliente mais que Negociar Contratos.
• Responder à Mudanças mais que Seguir um Plano.

Começarei a série de reflexões falando sobre “Indivíduos e Interações mais que Processos e Ferramentas”. Hoje em dia, no mundo dos projetos, muitas pessoas adotam uma postura defensiva se resguardando sempre através de processos e ferramentas. Quem já passou por algum momento de tensão ou crise no projeto onde foram usados os termos: “Mas já tinha te informado por e-mail” ou “Estava escrito na documentação passada”? Minha resposta para esse tipo de questionamento é: “Quando falamos pessoalmente sobre isso? Quando nos comunicamos de forma a deixar as expectativas claras?” ou melhor: “Quando interagimos enquanto indivíduos que se comunicam de forma verbal quase 90% do tempo?”

Descrevo abaixo três situações curiosas onde a prioridade de processos e ferramentas sobre a comunicação verbal entre os envolvidos levam projetos a situações de desgastes desnecessários:

• Uma vez voltando de férias, havia acabado de ligar meu equipamento quando fui abordado por um colega a respeito de um problema que dependia de minha atuação. Minha resposta foi: “Puxa, não estou sabendo de nada ainda”. E a réplica: “Mas te mandei um e-mail”. De forma muito educada respondi que havia acabado de voltar de férias e mostrei que haviam 529 e-mails pendentes na minha caixa postal, logo não saberia em 5 minutos o que era crítico e o que não era.
• Certo dia precisei me ausentar e de repente recebo uma série de ligações no meu celular de alguns gerentes preocupados com uma situação crítica que estava acontecendo e que ninguém estava conseguindo me localizar. O argumento: “Foram enviadas diversas mensagens e você não respondeu”. A réplica: “Enviadas para onde?” A tréplica: “Para seu WhatsApp”. Ou seja, fui acionado por um dispositivo que depende da precária Internet 3G do nosso país, sendo que uma simples ligação poderia ter resolvido o problema.
• Em um dos meus workshops, uma analista de negócios me descreveu o fluxo de comunicação de um projeto que estava sendo conduzido. Ela escrevia um longo documento de escopo, que seguia para um líder técnico, que encaminhava para o time de desenvolvimento. Se o time tivesse dúvidas, as mesmas eram encaminhadas para o líder técnico, que encaminhava para a analista de negócios. A analista de negócios respondia e todo o fluxo começava de novo. Pequeno detalhe: tudo escrito e tudo via e-mail. Ora, por qual razão a analista de negócio e o time não podiam interagir juntos? Por que passar sempre por essa figura do líder técnico? Por que comunicação escrita sempre? Qual o tempo desperdiçado neste vai-e-vem de informações?

Pergunto: Deus nos deu um dom maravilhoso que é o dom da fala, o dom de nos comunicarmos uns com os outros olhando nos olhos! Por que a cada dia fazemos menos uso disso em nossos projetos? Por que nos defendermos atrás de ferramentas e processos?

Como sempre digo, o sucesso de um projeto depende de captar as necessidades e expectativas do cliente final. As necessidades, sendo algo objetivo, podem ser captadas em papéis, documentos e e-mails. Mas e as expectativas? Como captaremos algo subjetivo e pessoal sem fazer bom uso da comunicação, da interatividade, da prática da empatia, da escuta ativa e da inteligência emocional?

Os processos e ferramentas são importantes para formalizar ou documentar decisões, mas a primeira forma de comunicação deve ser sempre feita de forma pessoal e interativa.

Dica para as equipes de projeto: Comuniquem-se mais e melhor, defendam-se menos através de processos e ferramentas e garantam um projeto de parceria e sucesso.

Abraços e até a próxima semana