Hoje gostaria de falar um pouco sobre uma das atividades que eu vejo pouquíssimo em organizações ou projetos. Tratam-se das “Lições Aprendidas”.
Nos dias de hoje, principalmente no Brasil, a pressa e a pressão para se entregar a maioria dos projetos é grande, sendo assim, a “ânsia” de implantar um projeto e entrega-lo ao cliente é tão grande, que a maioria dos gerentes de projetos se esquece, ou simplesmente não encontra tempo, de mapear as lições aprendidas devidamente. Porém, aprender com os erros e acertos é fundamental para a vida de qualquer ser humano e nos projetos e organizações não poderia ser diferente, uma vez que, vários detalhes serão esquecidos se não forem anotados corretamente. Já vi diversas vezes um projeto dar errado ou ter um problema que já ocorreu anteriormente em outro projeto. Minha opinião é que, se anteriormente todos os problemas e acertos fossem inclusos de acordo na lição aprendida, principalmente os problemas não ocorreriam novamente.
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Da mesma maneira que existem empresas que não fazem esse mapeamento, outras empresas tem um nível de maturidade maior, fazendo dessa atividade uma regra. Exemplo do que pode ser feito: criar uma portal onde a companhia anexa todas as lições aprendidas para que todos os envolvidos e funcionários tenham acesso às informações para diminuírem ao máximo o número de erros.
Essa importância que eu vejo nas lições aprendidas, muitos gerentes de projeto não se importam tanto, porém, em minha opinião, essa prática só gera benefícios para a organização como um todo e é responsabilidade do líder de projeto incentivar e definir a melhor forma de gerenciá-las.
Ao longo do projeto, o que deu certo e o que deu errado?
Em uma reunião de no máximo 01 hora, com os principais envolvidos do projeto, acredito que seja o suficiente para você evitar 10 futuras reuniões para resolver problemas que não ocorreriam se as lições aprendidas fossem revisadas e alimentadas.
Criar as lições aprendidas do seu projeto é uma atividade com objetivo bem claro: evita que os erros se repitam e os acertos possam ser executados novamente, portanto, é de extrema importância registrar tanto as más experiências dos projetos como as boas.
Seja claro e coerente!
Utilize uma linguagem de fácil entendimento, onde outras pessoas e envolvidos futuramente possam entender o histórico do seu projeto. Outra atividade que ajuda é categorizar as atividades boas e ruins, isso faz com que você consiga encontrar facilmente uma informação, quando for realizar uma análise de tudo que aconteceu no projeto. Também, se for possível, é interessante anexar alguns arquivos como planilhas, arquivos de textos e apresentações que deixem ainda mais claro o que foi feito para alguma atividade dar errado ou certo. Links com referências também são de grande contribuição.
Preciso de reunião para o mapeamento das lições aprendidas?
Geralmente os envolvidos no projeto são realocados em outros e, com isso, não é possível mapear com clareza todos os erros e acertos. Sendo assim, muitas vezes essa reunião para mapeamento das lições aprendidas não pode ser realizada por conta do tempo e disponibilidade das pessoas. Uma técnica que aprendi com meu amigo e parceiro Rodolfo Pio é que não necessariamente você precisa fazer uma reunião para isso.
Você pode, simplesmente, enviar um e-mail aos principais envolvidos do projeto com 3 perguntas básicas:
- Em linhas gerais, o que deu certo e o que não deu certo nesta fase do projeto? Por quê?
- Com relação ao time de projeto especificamente, quais foram os fatores que influenciaram negativa e/ou positivamente os resultados do projeto?
- Com relação aos erros, o que poderia ter sido feito de forma diferente?
Enfim, se você ainda não utiliza a pratica de realizar uma reunião ao término do projeto ou a técnica de levantamento das lições aprendidas por e-mail, reflita um pouco sobre os últimos erros que você presenciou em seus projetos e analise friamente. Com certeza você encontrará erros parecidos com outros já vivenciados e que, se houvessem sido mapeados nas lições aprendidas anteriormente, poderiam ser evitados.
Publicado originalmente em www.lucasbgf.com
