Projetos: como criar cronogramas bem estruturados?

Recentemente estava conversando com meu amigo Rodolfo Pio sobre cronogramas. E surgiu a seguinte pergunta: “Quando podemos considerar que um cronograma está bem estruturado?”.

Esta é uma pergunta difícil de responder, pois o cronograma varia muito de projeto para projeto. Eu, particularmente, tenho alguns templates que sempre procuro usar como base, porém, a utilidade do template para minha gestão é apenas exibir os principais entregáveis que existem dentro de um projeto (escopo, aquisições, contratos, recursos humanos, etc) para que, posteriormente, em discussão com os envolvidos, façamos em conjunto uma análise mais complexa, separando fase a fase cada atividade e entrando mais no detalhe de cada deliverable. Dessa maneira evito que algo seja esquecido ou mal mapeado.

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Vou descrever abaixo alguns fatores críticos de sucesso que, na minha visão, são essenciais para um bom cronograma:

Sempre tenha um cronograma em mãos para gerenciar. Se o cronograma ainda não foi completamente mapeado ou não está pronto, faça um pré-cronograma (gosto de chama-lo de plano de ação). Neste pré-cronograma informe todas as atividades de maneira simples e rápida que estão impactando as principais atividades para o início do projeto ou criação do cronograma. Dessa forma, você evita que pequenas atividades sejam esquecidas enquanto seu cronograma oficial não está validado ou em andamento.
Não existe nenhum problema em utilizar templates ou modelos para criação de um cronograma. Eu criei alguns “esqueletos” para cada tipo de projeto ou categoria. Sempre procuro separar as atividades por fases para facilitar tanto a gestão, quanto a atualização das atividades. Portanto, crie o seu template de acordo com seu dia-a-dia e procure sempre atualiza-lo de acordo com as lições aprendidas de cada projeto.
Sempre tenha muito bem definido o escopo de cada projeto. Se o escopo não estiver aprovado ou bem definido, parta para o plano de ação conforme o item 1. O cronograma é feito para controlar as atividades que são realizadas para entregar o produto ou serviço, sendo assim, se o escopo do produto ou serviço não estiver bem mapeado ou definido, seu cronograma também não estará.
Não crie atividades com durações muito longas. Atividades com mais de 40 horas eu geralmente crio pacotes de atividades menores, facilitando assim o controle e monitoramento das atividades. Gosto de saber e controlar o que vai acontecer em cada semana do meu projeto, sendo assim, atividades com mais de 40 horas ficam difíceis de serem controladas, considerando o percentual realizado.
Uma boa prática que utilizo é ter uma atividade para um responsável e não colocar vários responsáveis por uma atividade. Caso você se depare com um cenário onde várias pessoas irão realizar a mesma atividade, procure criar sub-atividades dentro da mesma com o que cada um irá realmente fazer. Dessa maneira você consegue analisar melhor onde cada atividade está sendo impactada e não perde o parâmetro no desempenho individual.
Outra boa dica para obter sucesso em seu cronograma, é destacar os principais entregáveis. Todas as atividades que são definidas como importante, devem ser destacadas. Validações, implantações, entregas, finalização de cada fase, enfim, existem diversas atividades que podem ser consideradas como entregáveis de acordo com cada projeto. Se você, gestor do projeto, tiver uma visão clara e rápida das principais datas que interessam os stakeholders, com certeza sua chance de sucesso é maior.
Crie milestones dentro do seu cronograma. Quando você cria milestones, a gestão do seu cronograma fica muito mais clara e de fácil manutenção. Vou dar dois exemplos distintos para facilitar o entendimento.
No primeiro exemplo, vou pedir para vocês pensarem como é um jogo de futebol. Ao término do primeiro tempo, todos sabem que metade do jogo já foi realizado, ou seja, o final do primeiro tempo é um milestones de uma partida de futebol.
No segundo exemplo, imagine que você precisa realizar um replanejamento dentro do seu projeto, independente do motivo. Se você tiver um cronograma com milestones, você realiza o replanejamento com mais segurança, visto que ao replanejar uma atividade, o restante das atividades do mesmo milestone serão replanejadas ao mesmo tempo, evitando que você se esqueça de replanejar algo.
Sendo assim, os marcos evidenciam momentos importantes de um projeto, podem estar associados ao final de fases (concepção, elaboração, construção, transição) ou às entregas (primeira tela concluída, segunda tela concluída, sistema concluído).
Atualize periodicamente seu cronograma. De acordo com o tamanho do projeto, você determina e alinha com os stakeholders uma data para atualizar o cronograma e em paralelo criar um status report para ele. Com isso, todos os envolvidos conseguem ter a mesma visão e expectativa de como está o projeto. Uma das principais coisas a se gerenciar em um projeto é a expectativa e realizando periodicamente essa atualização, ao lado dos stakeholders e cliente, é a melhor maneira de deixar todos alinhados da situação atual.
Essa última dica serve para tudo e não apenas para cronogramas, mas como cronogramas você formaliza datas e agenda períodos de entrega, vou inclui-lo aqui. Nunca, em hipótese alguma, esqueça de validar o documento final com os stakeholders ou owners do projeto. Principalmente no Brasil, onde a questão de planejamento não é bem aceita por todos. Ao realizar qualquer alinhamento ou validação de datas dentro do seu cronograma, formalize a mudança e principalmente peça o OK ou validação do owner. Jamais realize um replanejamento sem o ok formalizado do patrocinador do projeto.