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O planejamento de um projeto é, resumidamente, o processo que irá mapear todo o orçamento e atividades que cada recurso ou fornecedor terá que realizar durante um período pré-determinado.

O principal objetivo de se realizar um planejamento é criar um plano de ações onde um gerente de projetos possa acompanhar o progresso da sua equipe.

Eu gostaria de falar hoje sobre a importância em criar um planejamento com o mais profundo nível de detalhes, independente do tamanho do projeto ou atividade a ser realizada. Acredito que, com isso, o número de erros e surpresas durante a execução serão muito menores (mesmo assim, provavelmente ocorrerão erros e imprevistos durante o projeto).

O planejamento do cronograma e orçamento andam muito próximos ao gerenciamento de riscos, uma vez que ambos são interferidos caso aconteça algum problema ou risco, mas esse é um outro assunto que eu gostaria de escrever separadamente, pois o foco deste artigo é sobre o planejamento.

Quando o projeto é iniciado, fazemos uma análise prévia dos processos e, a partir desse momento, iniciamos o planejamento. Utilizamos diversas ferramentas, como mapas mentais, cronogramas, anotações, enfim, uma infinidade de recursos. Durante essa etapa os riscos e pontos críticos são levantados e as possíveis soluções são discutidas. O planejamento pode ser considerado perfeito e completo, porém, quando começamos a execução das atividades nos deparamos com diversos problemas ou cenários que não haviam sidos mapeados, ou pior, cenários que não eram nem de conhecimento dos envolvidos.

Por que essas “lacunas” existem? Muitas vezes, o planejamento não funciona da forma como deveria, pois não foi feito bem detalhado e não foi realizada uma análise completa que terminasse no último processo do assunto. Com isso se inicia a “bola de neve”. Esse efeito ocorre, pois, do momento que o primeiro problema é encontrado, é necessário um tempo que não estava planejado inicialmente para resolve-lo, e consequentemente os processos e o restante do planejamento são impactados gravemente.

Uma atividade que realizo em todos os meus planejamentos é: depois de finalizado o levantamento inicial, escrito e desenhado o WBS (EAP), sempre realizado um novo estudo sobre os mesmos processos. Pode ser inacreditável, mas em quase 90% das vezes que realizado novamente o estudo, eu e minha equipe encontramos processos que foram esquecidos ou cenários que, após o término do estudo, foram lembrados. É muito interessante repetir esse processo algumas vezes, isso faz com que seu planejamento tenha sido bem detalhado, bem estruturado e pode ser finalizado com a certeza que nenhum ponto importante tenha sido esquecido.

Alguns amigos e pessoas que já trabalharam comigo não gostam desta re-análise, pois acreditam que essa atividade irá consumir um tempo considerável. Eu sempre digo que elas estão certas, mas não acredito que esse tempo seja perdido. Na minha opinião esse tempo será muito bem aproveitado no andamento do projeto, pois haverá uma redução significativa de tempo desperdiçado com re-trabalhos e correções. Com isso, chegamos a conclusão que para realizar um planejamento perfeito é necessário realizar um planejamento muito bem detalhado.

Fonte: www.lucasbgf.com