Nos últimos meses, este aprendiz de escritor foi convidado por um colega a assumir a gestão dos projetos de TI na empresa onde atua como administrador. A dificuldade inicial estava no fato da empresa ter adquirido um sistema de gestão empresarial (ERP) e, cinco responsáveis e três anos depois, o sistema ainda não tinha sido implantado.
Não é objetivo deste artigo entrar nos méritos de que faltava o profissional adequado para a função exigida ou ilustrar a faina que é ser responsável por um projeto iniciado três anos antes de você.
O objetivo é outro: recomendar alguns cuidados na aquisição de um software, ainda mais um que definirá a operação de todo um negócio. Sem maiores pretensões, o público-alvo principal deste artigo são pessoas sem conhecimentos especializados em TI e na complexidade do trabalho de adquirir um software para uso na sua empresa.
Imagem via Shutterstock
Para pincelar o cenário, sem detalhar críticas a quem quer que seja, o sistema vilão deste conto é um daqueles que tem ar de ter sido desenvolvido no passado para cliente específico e, tendo “dado certo” neste primeiro (e até então, único) cliente, começaram a criar cópias deste monstrinho e vender por aí. A César o que é de César, eles vendem bem e o sistema atende ao cliente-padrão. O problema começa quando precisamos de algumas particularidades, personalizações necessárias a qualquer empresa que já tenha seu tempo de maturação e operação no negócio em que é preletor.
Supondo que seja óbvio para qualquer profissional ligado à Tecnologia de Informação e Comunicação que quando se deseja um sistema que atenda muitas particularidades, deve-se pensar em desenvolver uma solução nova e personalizada. “Softwares de prateleira”, adquiríveis na banca de jornal mais próxima podem não surtir o efeito desejado, não por culpa do criador daquele software, mas simplesmente porque ele foi feito para atender genericamente a uma massa indiscriminada de usuários. Fazendo uma analogia, se você precisa almoçar, escolha um restaurante. Se deseja comer aquele bife perfeitamente temperado e maravilhosamente preparado, com o molho secreto da sua bisavó acompanhando, vá à casa da mamãe, porque o genérico não vai dar o que você quer.
Ainda colorindo o cenário, nossa contratante já tinha um sistema de vendas e controle de estoque maduro e em uso. Sentiu necessidade de adquirir um novo software porque o que estava em operação não era escalável: não admitia que um novo estoque ou filial fossem administrados, entre outras lacunas. Assim, resolveu inovar-se, direcionando-se a promessas de maravilhas já vendidas aos seus concorrentes (atenção à dica “subliminar”). A contratante precisava de um sistema mais completo, que atendesse às demandas de todas as suas áreas e não somente ao seu core de negócio. Dado o tamanho de sua estrutura, não caberia a compra de mais um sistema elementar, mas também não havia recursos para contratação de um porte maior como um SAP, por exemplo. Assim, optou pelas delícias demonstradas por um vendedor de softwares, sem ter, então, pessoal qualificado para fazer as perguntas certas e escolher a melhor solução. E um software foi comprado. E três anos depois, este que vos escreve foi contratado, para implantar o produto, que já tinha custado alguns milhares de reais em hardware, banco de dados, certificados, licenças, atualizações, visitas técnicas e treinamentos.
Um dos maiores choques ao conhecer o ERP foi saber que ele ora não admite exportação clara* de dados, ora a estrutura exportada é tão confusa que exige engenharia reversa nível 10 para que os dados sejam aproveitados. Não precisaria lembrar, mas: dados pertencem ao contratante (ou ao usuário); dados nunca deveriam ser aprisionados ou feitos reféns em sistemas fechados! É direito do cliente/usuário poder transportar SEUS dados a qualquer parte ou novo banco de dados, sem necessidade de implorar ou pagar “propina” ao desenvolvedor do software que deveria apenas manipular tais informações.
É claro que poderíamos passar horas discutindo qualidades versus problemas encontrados em um ERP desenvolvido e mantido “às pressas”, por inúmeros programadores (e não analistas) mal pagos em um mundo que corre pelo ouro e esquece que qualidade é importante, mas nosso foco aqui é tentar educar. A você que busca soluções alternativas aos seus processos, muitas existem e são boas. Mas, mesmo que não tenha como contar com Profissionais de TI para dar consultoria durante a compra, sugerimos algumas perguntas que podem ajudar a minimizar dores de cabeça:
- Qual o tempo médio que leva entre pagarmos a primeira fatura e o software ser instalado?
- Quanto tempo entre instalar e implantar o software para uso, dentro das necessidades da minha empresa?
- Em quanto tempo meu pessoal estará capacitado para uso da solução?
- Se exige treinamento de uso, quanto esse treinamento pode me custar?
- As interfaces do sistema são intuitivas (user friendly) e seguem padrões recomendados?
- Que nível de profissional precisaremos para dar manutenção básica de operação no sistema?
- Os dados que o meu pessoal inserir no sistema são exportáveis em formatos padrão de mercado (Ansi-SQL, por exemplo)?
- Existe documentação de tecnologias e também de uso bem preparadas, disponíveis junto com o sistema?
Nossa recomendação é dar atenção não somente a respostas prontas, mas à qualidade das respostas do vendedor e, eventualmente, solicitar um contato com algum Analista responsável pelo desenvolvimento do produto que está sendo adquirido.
Gostaríamos de concluir ratificando que há muitos bons profissionais no mercado, assim como muitos bons softwares. Profissionais éticos e capacitados jamais verão com estranheza um cliente que queira saber mais sobre o que está comprando. Nem mesmo vendedores de material de construção se opõem a atender e responder bem o seu cliente, porque bons vendedores sabem que produtos vem e vão, mas relacionamentos preservados e alimentados geram novas vendas e manutenção de carteira (e sustento).
Confiar faz bem, mas perguntar e saber mais fazem ainda melhor. Valorize seu dinheiro.
* Exportação clara: legível e importável por outras bases de dados sem necessidade de tradução de criptografia ou esperanto.
10 Comentários
Muito bom artigo Fernando! Não dou da área de TI, mas profissional contábil. Já participei da implantação de alguns ERPs (no meu caso, alguns dos maiores do mercado) e sei exatamente do que está falando. Nessas horas, sei que termos profissionais de TI ao nosso lado (que sejam realmente parceiros) de qualidade, éticos e honestos e que tenham o mínimo de boa vontade para entender das diversas áreas de uma organização fazem a diferença. Vocês deveriam ser mais valorizados num mundo onde cada vez mais tudo e todos são dependentes de bons profissionais da área de Ti. Dicas valiosas dada por você. Sucesso!!!
Parabéns pelo seu artigo. Esse é um alerta que deveria estar colado em todas as paredes dos corredores aonde passam os que decidem as compras. Lembro que fui chamado para avaliar um software de gestão. Fiquei feliz, elaborei todas as questões técnicas pertinentes. Chegando lá, ao despejar minha lista de questionamentos, o meu diretor, que já tinha se decidido pela compra, me dispensou da reunião. Resultado: mais de um ano depois, eu ainda estava quase diariamente brigando pra conseguir equipamento e licenças necessários para que o fornecedor se dispusesse a vir instalar o software. O fornecedor empurrou goela abaixo seu sistema, recebeu pelo sistema, e não estava nem aí para os requisitos necessários a implantação. Até insinuou que poderíamos resolver isso ‘baixando na Internet’ o que faltava. E não estou falando de um programador ou de um analista, e sim de uma graaaaande empresa do ramo.
Rafael, valeu pelo feedback e incentivo! O intuito é mesmo dar armas a quem toma as decisões e, quem sabe, sonhar com um mercado mais ético e qualificado.
Paulo, infelizmente encaramos esse tipo de problema o tempo todo. Quando não temos alguém que contorne, os investidores se veem com um elefante branco na cozinha, sem saber o que fazer com um investimento que simplesmente virou despesa. Já quando temos um profissional que consiga contornar o erro, precisa se “rebaixar” a jeitinhos e gambiarras para resolver o lixo que outros deixaram. É triste. Agradeço seu feedback!
Fernando, parabéns por mais um excelente artigo!
Destaco a pertinência e relevância das perguntas sugeridas, mormente da segunda uma vez que poucos sabem distinguir instalar de implantar e isso faz toda a diferença para o sucesso da aceitação do aplicativo pelo seu usuário final.
Recomendo a leitura do artigo a todo aquele que resolva otimizar nível de automação de um processo inerente ao negócio da empresa.
Sou uma simples usuária do sistema e como tal, entendo que o que está lá é para todos, tem que ser cartilha com b-a-bá claro. Não adianta me dizer que esse ou aquele programa é o melhor do mundo, se o cliente de determinada área de atuação não consegue atuar ao se deparar com “dados aprisionados ou feitos reféns”. Quero traçar um paralelo entre seu artigo e minha área, que é de ensino: Se todos os que adquirem conhecimento não tiverem disposição e coragem para reparti-los, de nada adianta tê-los adquirido. Sempre desconfiei de professores que, quando sabatinados reagiam com rudeza. A sabedoria e o conhecimento não pertence a ninguém em particular. São e devem ser sempre doadas generosamente e com certeza de dever cumprido, tanto quanto se doa qualquer alimento, uma vez que são alimentos para o cérebro e a alma. Desconfio de quem não repassa o que sabe, de quem retém dados, sejam eles quais forem. Para mim, restam sempre dúvidas e, infelizmente a fraqueza de caráter se sobrepõe a qualquer outra. Se há dinheiro envolvido, então, meu pensamento escurece.
Parabéns, caro autor, pelo artigo, pois esse tema é mais abrangente e não se esgota na área de TI. Seu artigo me levou à reflexão e, como você, continuo “Desconfiando de sistemas ou pessoas que não exportam dados”.
Evaldo, agradeço o comentário. Sempre bom notar um especialista corroborando nossas opiniões.
Terezinha, brilhante paralelo, o que traçou. Agradeço e comemoro seu compartilhamento de pensamento “fora da caixa”. Me gera excelente sentimento pensar que um tópico que escrevo possa ser transcrito em outras linguagens.
Excelente artigo! Trabalho com TI há anos e infelizmente a situação que você relatou é muito mais comum do que se imagina.
O mais engraçado é que no final de três anos, junta-se tudo o que já se pagou e vê-se que poderia até ter investido em um SAP!
As perguntas são perfeitas!
Parabens pelo artigo
rescusei 2 sistemas, nossa ouvi muito, era de sistemas e me mandaram para suporte (ainda bem) e continuo ate hoje, mas infelizmente é o que acontece
Elisabete, às vezes é melhor ser “migrado” do que ter que responder pelo que não é bom! =D
Agradeço a visita!!
Excelente artigo, Fernando.