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Vamos Planejar? Entenda as Aquisições e os Contratos
Sua empresa acaba de terceirizar uma parte de um projeto grande. Você está desenvolvendo um software de inovação para uma Central de Serviços e o banco de dados vai ser construído por outra parte. Como Gerente de Projetos, você tem seu plano de gestão do projeto. Para você, este é um subprojeto. Para a terceira parte, todavia, aquele é um projeto inteiramente novo e esta provavelmente terá um gerente de projetos. Esta interação precisa ser mapeada por meio do planejamento das aquisições. Que tal outro exemplo?
Se você precisa comprar computadores novos para desenvolvedores contratados para seu projeto, precisará de autoridade para a compra. Em termos gerais, empresas possuem departamentos de compra. Para que a compra seja feita você terá de fazer um pedido de compra e este pedido terá de ser aprovado por um executivo ou membro da diretoria. Tem se tornado frequente a utilização de centrais de serviços compartilhados em grandes empresas: seu projeto, assim como outros e também outras áreas, terão apoio de uma área de serviços que prestará suporte geral para suas atividades – incluindo compras. Mas como você planejará um processo de aquisição se já existe um departamento de compras ou de serviços compartilhados? Planejará dentro do processo de planejamento de aquisições, considerando os ativos de processos organizacionais, premissas e restrições. Você terá de identificar possíveis riscos na utilização de serviços compartilhados e apontar como precisa que estas aquisições sejam gestadas pelo departamento responsável dentro de sua organização. A interface entre este plano e os demais deve ser previamente detalhada no plano de gerenciamento do projeto, por isso é importante entender seu contexto organizacional antes de sair planejando aquisições!
Se sua empresa for projetizada, então o mais provável é que você tenha de delegar a um membro da sua equipe de projeto a responsabilidade pelas aquisições. Seu papel será planejar e gerenciar o trabalho deste membro, sendo que ele não terá a possibilidade de construir uma carreira em compras garantida.
O processo de planejamento do gerenciamento das aquisições é o processo de documentação das decisões de compra do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial. Para ajudar você a entender o planejamento de aquisições, apresentarei a seguir os tipos de contratos que o PMBoK e outras fontes nos apresentam:
Preço Fixo Garantido (PFG):
Neste contrato, você vai pagar um valor fixo por um serviço ou produto. Digamos que contratemos a construção de um bano de dados de uma terceira parte e, no meio do projeto, o mercado se aqueça muito e o valor dos salários suba. Pode cair o céu, o preço nunca vai subir! Este é o contrato de Preço Fixo Garantido: maior risco para o fornecedor, menor para o comprador.
Não se engane: nem sempre é melhor trabalhar com Preço Fixo Garantido. Você vai receber um preço cheio de gordurinhas e se o valor do trabalho for menor do que o previsto, você não vai ter desconto. É preciso acessar a maturidade de sua organização e apetite por riscos antes de firmar qualquer contrato. Depois não adianta chorar!
Preço Fixo com Remuneração de Incentivo (PFRI):
Digamos que tenhamos acordado 10 mil reais para a construção do banco de dados do exemplo anterior. Combinamos que eu irei pagar 1 mil reais para cada mês de antecedência na entrega final do projeto. Se o prazo inicial foi de 10 meses, se eu receber o serviço pronto em 5 meses o fornecedor receberá 15 mil reais.
Porém… acordamos também que para cada mês de atraso seriam descontados 1 mil reais. Se o projeto atrasar 5 meses, o fornecedor receberá 5 mil reais no total.
E aí, vai encarar?
Preço Fixo com Remuneração de Incentivo com Ponto de Premissa Total (PPT):
Imagine o cenário acima. 10 mil entregando na data, 1 mil a mais por mês de antecedência e 1 mil a menos por mês de atraso. Agora imagine que existem alguns fatores de risco no projeto e ao invés de pagarmos 1 mil a menos por atraso, aceitemos os riscos junto com o fornecedor e acordemos que iremos pagar 50% de todo o custo acima dos 10 mil iniciais até um teto de 15 mil reais. Depois disso, o fornecedor arca com os custos sozinho.
Preço Fixo com Ajuste Econômico de Preço (PFAEP):
Imagine ser gerente de projetos e vender contratos à preço fixo na época da super inflação. Lembram disso? Pois então, não ia dar! Este tipo de contrato estipula o preço fixo mas aceita que haja variação no valor do contrato com base em indicadores previamente acordados. Perfeito para contratos de longa duração ou para países onde a inflação e a má administração correm soltas.
Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF):
Aqui o comprador assume os riscos pelos custos. Digamos que para construir um banco de dados, estima-se um custo de 10 mil reais. Acorda-se, com o fornecedor, que o custo de desenvolvimento será coberto até 10 mil reais e acima disso terá de ser renegociado. O lucro, a remuneração do fornecedor, será fixa: 10% sobre o custo total. Acima de 10 mil reais o contrato terá de ser revisto, porque o comprador tem interesse direto sobre os custos do trabalho. Pode-se estabelecer que os 10% de remuneração serão com base nas estimativas iniciais, ou seja, os 10 mil reais. Isso significa que não muda a remuneração do fornecedor aumentando o valor do contrato.
Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI):
Se os custos estimados forem de 10 mil reais, acorda-se a remuneração do fornecedor em 10%. Se o custo for inferior, a diferença será dividida entre as partes conforme previamente acordado. Se o custo ficar acima de 10 mil, também será feito o rateio dos custos. É mais arriscado para o fornecedor, mas ao mesmo tempo oferece uma grande oportunidade de ganhos.
Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC):
São cobertos todos os custos do trabalho e é oferecida uma remuneração com base em critérios subjetivos, como a satisfação do cliente. Digamos que os usuários do serviço preencham um formulário de satisfação: acima de 50% no índice de satisfação o fornecedor recebe 10% do custo total, abaixo de 50%, um valor abaixo de acordo com a variação do índice.
Tempo e Material (T&M):
Estabelece-se um preço fixo por hora ou unidade, como metro quadrado, e deixa-se em aberto o projeto. O valor a ser cobrado é equivalente ao executado, nem mais nem menos. Neste caso acontece um compartilhamento entre o fornecedor e o contratante.
Continue lendo os artigos do nosso site para ficar por dentro das melhores práticas de gestão de projetos. No próximo artigo sobre aquisições, falaremos sobre os processos de gerenciamento de projetos desta área de conhecimento tão importante! A partir daqui, é com você! Aproveite e comece agora o curso preparatório para a certificação CAPM PMP(PMP também!) que oferecemos no Site Campus.
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