O Método ADAPT na transição para o uso de métodos ágeis

Olá amjgos do PTI,

Primeiramente vamos entender os motivos normalmente mencionados para as empresas sentenciarem “Queremos ser ágeis! Queremos usar Scrum para nos ajudar”:

Nossos projetos demoram demais para finalizar e quando finalizados ficam abaixo das expectativas das partes interessadas do projeto;
Nossos projetos são entregues com muitos problemas de qualidade;
Nossos projetos sempre estouram prazo e custo;
Nosso Gerente de Projeto aceita prazos totalmente irreais, fazendo nossa equipe trabalhar por intermináveis horas extras;
Nosso cliente muda de ideia o tempo todo;
Nosso cliente nunca consegue definir tudo o que ele quer no início do projeto;
Nosso planejamento é burocrático e engessado! Nosso termo de abertura do projeto deve possuir no mínimo 10 páginas e nossa declaração de escopo no mínimo 50 páginas;
Nosso cliente não interage com a equipe do projeto, toda a intermediação é feita pelo gerente do projeto;
Nosso Gerente de Projeto não compartilha as expectativas do projeto com a equipe. Só quer saber de cobrar, cobrar e cobrar;
A equipe do projeto é composta por talentos individuais que não funcionam como uma equipe unida;

Se você se identificou com algum destes cenários, você está na primeira das cinco etapas necessárias para a transição: Aceitar/Ter Consciência.

Aceitar/Ter Consciência

É o momento onde você ou sua empresa diz: “Temos um problema”.

É o momento onde é identificado que o processo atual não gera o resultado esperado ou gera resultado, porém, pode ser melhorado.

Claro que nem sempre é fácil aceitar e admitir que algo esteja errado e devemos evitar cair em duas armadilhas:

Medo de expor o que não está funcionando tão bem;
A utopia da negação: “Não tem nada errado aqui, estes problemas são passageiros”.

Coletar métricas e elaborar questionários são ótimas iniciativas para evitar as duas armadilhas mencionadas anteriormente.

Desejo

Após aceitar que o processo atual precisa ser revisto, vem a pergunta seguinte: “Desejamos mudar? Desejamos usar Scrum como nosso novo framework?”.

Talvez a resposta simplesmente seja: “Não”.

“Vitor, por que não?”. Temos algumas causas importantes:

A diretoria executiva patrocina a transição, porém, não encontra receptividade nas equipes de execução. Logo a transição torna-se um processo “goela abaixo” (top-down), sem engajamento, sem paixão e dessa forma dificilmente apresentará um resultado diferente do resultado do processo atual;
As equipes de execução são entusiastas em Scrum, porém, não conseguem convencer as altas gerências e diretorias executivas a abraçarem a transição. Logo, a transição fica restrita a um pequeno “grupo de adoradores” (bottom-up);
O resultado final é incerto. Não existe livro, cartilha ou “fórmula mágica” que explique como efetuar a transição para Scrum com sucesso. Duvide sempre de quem vende o Scrum como a “bala de prata”;
O Scrum pode mudar de forma dramática a forma de comunicação e planejamento do projeto;
O apego às famosas “boas práticas”: “Esse tal de Scrum parece ser bom, mas viola as nossas boas práticas utilizadas desde 1998″.

Para incentivar e motivar o desejo de mudança recomendo sempre a elaboração de um plano de ação de transição com: ações imediatas, ações em curto prazo, ações em médio prazo e ações em longo prazo. Trata-se de um plano racional, afinal de contas não estamos querendo mudar o mundo do dia para a noite, e que gera um senso de motivação para buscar o objetivo da transição.

Outra recomendação é não desmerecer o processo atual. Ter a sensação de que você está na “lama” e partirá para o “lago dourado”. O processo atual provavelmente possui suas qualidades e virtudes, mesmo que atualmente não esteja fornecendo o resultado esperado. Entenda como estas qualidades e virtudes do processo atual podem ser aproveitadas no novo processo.

Também precisamos entender quais as vantagens que o Scrum pode trazer:

Maior produtividade e menores custos
Aumento do engajamento da equipe
Time-to-market mais rápido
Maior qualidade
Aumento da satisfação das partes interessadas

Aptidões/Habilidades

Por mais que as pessoas tenham grande ciência dos problemas e um enorme desejo de mudança, o próximo passo é perguntar se as aptidões e habilidades necessárias para a transição estão disponíveis.

Não faz sentido fazer uma transição para Scrum, se a equipe não tem a mínima ideia do que se trata o Scrum e o seu enfoque em:

Técnicas de desenvolvimento de software com qualidade;
Pensar e trabalhar como equipe e não como talentos individuais;
Disciplina de gerar entregas de produto funcional dentro de intervalos curtos de prazo fixo (timeboxes).

Como sugestão para o desenvolvimento destas aptidões e habilidades:

Fazer um treinamento ou um workshop de Scrum;
Recrutar um membro da equipe com maior experiência em Scrum para fornecer coaching para o restante da equipe;
Recrutar um coach externo para fornecer coaching para toda a equipe.

Promover/Divulgar

Utilizou Scrum em seu projeto piloto? Deu certo? Então agora é fundamental disseminar e promover o conhecimento para as demais equipes e áreas da empresa.

Tome apenas cuidado para o processo de promoção não virar uma bandeira de marketing pessoal: “Nós somos os pioneiros ágeis”, “Venha experimentar a agilidade com a equipe mais ágil da Empresa XPTO”, “Aprenda a trabalhar certo com a equipe Agile Warriors“.

A promoção e divulgação do sucesso devem buscar por três metas:

Ter ciência que, apesar do sucesso, sempre existirão pontos de melhoria. Identifique estes pontos de melhoria visando criar um plano para implementá-los no próximo projeto;
Compartilhar os bons resultados atingidos pelo trabalho da equipe para o restante da empresa, exibindo métricas, técnicas utilizadas e também dificuldades encontradas;
Despertar o interesse nas demais áreas da empresa.

Gostaria de dar algumas recomendações adicionais sobre cada meta. Sobre a primeira meta, tome sempre cuidado com a palavra sucesso. Não existe nada perfeito, tudo é passível de melhoria. Tome cuidado para os processos de sucesso de hoje não se transformarem naquelas “boas práticas” imutáveis de amanhã.

Sobre a segunda meta, é importante mostrar métricas, números e também dificuldades para não criar uma sensação de falácia.

Sobre a terceira e última meta, não caia na armadilha de criar a sua “maravilhosa Ilha Particular de Scrum“. É importante disseminar o conhecimento em todas as áreas da empresa e trabalhar para que todos se engajem no processo de transição para Scrum. Claro que não é tarefa fácil, pois existirão resistências no caminho. Falaremos sobre resistência e como lidar com elas posteriormente. Mas não caia na tentação de resumir a iniciativa de adotar Scrum somente em sua equipe e se fechar para as outras áreas e equipes da empresa. Frases comumente ditas por quem adota este tipo de postura são: “Não trabalhamos com a equipe B, eles não são ágeis”, “Só falamos com o nosso Product Owner, ele é o suprassumo de todos os processos da empresa”, “Gerente de Projeto? Em nada agrega à nossa Equipe Scrum. Ele só sabe cobrar, cobrar e cobrar”, “Nós somos auto gerenciáveis e todos os nossos problemas se auto resolvem”. Tome cuidado com radicalismos, a História comprova que este tipo de atitude não leva a lugar algum.

Transferir

Reconhecemos que o processo atual precisa ser melhorado, desejamos usar Scrum em nossos projetos, trabalhamos nossas habilidades para começar a usar Scrum, usamos Scrum em nosso primeiro projeto piloto, divulgamos os resultados para as demais áreas da empresa. E agora, qual o próximo passo?

O próximo passo é transferir os impactos do uso do Scrum para as demais áreas da empresa.

Como o escritório de projetos (PMO) da sua empresa será impactado com o uso de Scrum? Como gerar artefatos e métricas para o escritório de projetos, uma vez que a equipe começou a utilizar Scrum? Como a área de marketing da sua empresa será impactada com o uso de Scrum? Como alinhar as estratégias de divulgação e folheteria com a abordagem de entregas incrementais? Como sua área de Gestão de Mudanças (ITIL) será impactada com o uso de Scrum? Como sua área de patrimônio será impactada com o uso de Scrum? Como formatar um ambiente físico que promova a colaboração e a proximidade entre os membros de uma Equipe Scrum?

Qual a melhor forma de fazer isso? Comunicando-se com cada área. Explicando os impactos, a importância do apoio da área ao processo e os ganhos que poderão ser obtidos. O que deve ser evitado? O famoso “goela abaixo”: “Agora trabalhamos com Scrum e você deve adequar sua área para trabalhar conosco” e também o excesso de filosofia: “Agora somos uma Equipe Scrum e toda a empresa deve ser auto gerenciável, buscando entregar valor mais que seguir processos”. Novamente reforço que radicalismos não levam a lugar algum.

Abraços e até o próximo artigo.