Uma dúvida bastante comum para quem trabalha com contratos, documentos, arquivos e certificados que necessitam de assinatura é sobre como assinar digitalmente um PDF. A assinatura digital é uma opção bastante interessante para quem busca economia de tempo e redução de gastos com impressões.
Documentos PDF são utilizados para compartilhar todo tipo de informação, inclusive de natureza confidencial ou com valor jurídico, como os contratos. Dessa forma, para garantir que um documento não seja alterado por terceiros, e para verificar se o autor é quem realmente deva ser, a assinatura digital é a melhor opção para isso.
Sendo assim, preparamos este texto para que você saiba como assinar seus documentos PDF de forma digital. Continue lendo!
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um meio seguro de assinar diversos tipos de documentos que necessitam transitar no mundo virtual. Ou seja, ela se equipara a uma assinatura comum de próprio punho, porém é feita virtualmente. Essa inovação faz uso da criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que será assinado. Assim, torna-se viável garantir que o documento tenha total autenticidade e integridade.
Da mesma forma que para demonstrar sua identidade é preciso que seja apresentado seu RG, por exemplo, a assinatura digital surgiu com o objetivo de legitimar os indivíduos no ambiente online. A utilização desse mecanismo é feita, normalmente, por negócios, entidades do governo e profissionais liberais. Em se tratando de pessoas físicas, o uso da assinatura digital ainda está aquém do esperado.
Como é o processo de segurança da assinatura digital?
A fim de garantir a autenticidade deste modelo de assinatura, há uma gama de recursos de segurança, que são válidos tanto para documentos PDF, por exemplo, como para sites, que necessitam de certificados digitais.
No caso dos documentos em PDF, sua assinatura precisa contar com uma criptografia para que sua autenticidade seja totalmente garantida. Existem três atributos que são essenciais para que isso ocorra:
- autenticidade: o autor faz uso de sua chave privada para confirmar a autoria. Essa função de autenticidade é garantida, visto que apenas o proprietário conta com acesso e entendimento da sua chave privada;
- integridade: ela é salvaguardada por meio de uma chave de criptografia capaz de criar uma vinculação entre o documento e o autor da assinatura. Com isso, se houver modificações em uma palavra ou até mesmo a inserção de algum outro caractere, a assinatura se torna inválida no mesmo momento;
- não repúdio: inviabilidade do seu autor contestar sua autenticidade ou que seja responsável pelo seu conteúdo.
Na segunda circunstância, os sites que promovem as assinaturas precisam ter o certificado SSL. O Secure Socket Layer (SSL) é um método de segurança online que utiliza um canal criptografado entre o navegador e servidor web, a fim de garantir que as informações repassadas continuem em total segurança e sigilo. No momento em que esse site conta com esse certificado SSL, surgirá um ícone de cadeado que se encontra no lado esquerdo da sua barra de endereço. Ao clicar neste cadeado, será possível ver que o ambiente virtual é considerado seguro.
Como a integridade de um documento PDF é verificada?
Imagine que alguém intercepte um documento PDF com algum acordo contratual importante e tente modificá-lo para mostrar termos diferentes. As assinaturas digitais em documentos PDF utilizam o conceito de hashing para evitar tal cenário. Um hash é uma função matemática que converte um bloco arbitrário de dados em um fragmento de tamanho fixo. O resultado desta função é sempre idêntico, desde que o bloco de dados não tenha sido alterado.
Quando você assina um documento PDF, essa função hash é aplicada a quase todo o conteúdo do documento e armazenada dentro dele. No entanto, isso não resolve completamente o problema de integridade. Assim, caso uma pessoa com más intenções souber qual foi a função hash utilizada e modificar o documento PDF para, em seguida, armazenar o novo hash, é preciso que haja um novo método de proteção que, no caso, seria a criptografia assimétrica.
Dessa forma, se você quiser enviar uma mensagem para outra pessoa e não desejar que ela caia nas mãos erradas, você pode usar um algoritmo para criptografá-la e dizer à outra pessoa para usar o mesmo método de descriptografia. Contudo, isso exige que ambas as partes sejam capazes de comunicar de forma segura e secreta a chave de criptografia que utilizarão.
Como alternativa, você pode usar criptografia assimétrica, o que significa que o remetente e o destinatário utilizam chaves diferentes. O remetente criptografa a mensagem usando uma chave que deve ser privada e compartilha a outra chave — pública — com o destinatário.
Então, dois fatos devem acontecer. Primeiro, o receptor precisa ser capaz de descriptografar a mensagem usando essa chave pública. Em segundo lugar, ninguém deve ter acesso à chave privada, exceto o remetente. Se essas questões forem verdadeiras, ambas as partes podem ter certeza de que a mensagem foi criada pelo remetente e não por outra pessoa.
Como escolher uma plataforma segura de assinatura digital de PDF?
Há 2 critérios importantes para analisar no momento de assinar digitalmente um PDF. Primeiramente, é preciso saber de quais ferramentas você precisa e quantas licenças são necessárias.
Pense nas necessidades da sua empresa. Por exemplo: se o seu negócio trabalha no ramo imobiliário, talvez seja necessário assinar e compartilhar documentos de forma rápida e segura para fechar os seus contratos. Do mesmo modo, para empresas que atuam remotamente e dependem do máximo de ferramentas digitais para poder trabalhar, é preciso que haja uma gama maior de segurança para cumprir com suas atividades.
Calcular o número de licenças também é importante para escolher o melhor plano. Muitos softwares PDF têm vários planos de preços que se ajustam ao tamanho da sua equipe. No fim, compare os planos e escolha o mais rentável.
Com base nesses quesitos apontados, recomendamos a ferramenta de assinatura eletrônica do Smallpdf. Essa solução tem mais de 20 ferramentas disponíveis, incluindo a possibilidade de assinar PDFs em conformidade com a lei 14.063/2020 no Brasil. A utilização das ferramentas é gratuita, mas se quiser ter acesso a todas as funcionalidades, eles oferecem diversos planos: profissional, equipe e empresarial.
Enfim, a assinatura digital de PDFs é uma importante ferramenta para garantir autenticidade e segurança no meio virtual. No entanto, contar com uma empresa experiente é fundamental para que seus documentos estejam totalmente protegidos na era da transformação digital.
