Investir e explorar o potencial da tecnologia vem sendo um diferencial na maioria das empresas em crescimento no Brasil. Isso ocorre porque a tecnologia nos permite potencializar e otimizar praticamente todos os processos que compõem a rotina das empresas e das equipes. Com isso as empresas podem se tornar mais produtivas, mais competitivas e melhorar a qualidade dos produtos e serviços prestados.
Ainda assim, muitos diretores de empresas e gestores de TI questionam o retorno sobre o investimento em soluções de tecnologia da informação.
Como a internet é peça chave dentro do uso dos recursos de TI e fundamental para aumentar a produtividade das empresas, nesse artigo iremos abordar como é possível calcular o retorno sobre o investimento através da gestão e controle do acesso à internet nas empresas.
Primeiro, é importante entender que a gestão do acesso à internet nas empresas consiste em tornar o uso da internet mais seguro e produtivo, através de políticas de navegação que estejam em equilíbrio entre os interesses das empresas e dos colaboradores. Em resumo, essa gestão é uma prática de otimização de recursos e resultados que favorece os gestores e principalmente os colaboradores das empresas.
A partir desse entendimento, para avaliar os benefícios e o retorno gerado a partir de uma boa política de uso da internet em ambientes corporativos, é necessário fazermos algumas perguntas:
- Quanto pode custar falhas de segurança e perda de informações?
- Qual é o custo do desperdício de tempo da equipe na internet?
- Qual é o impacto da falta de foco dos colaboradores nas tarefas?
- Quanto custa a lentidão na internet e sistemas/equipamentos parados?
- Quais os custos com manutenção de equipamentos e sistemas?
Para podermos dimensionar o ROI e os benefícios gerados com uma boa gestão do uso da rede, vamos analisar de forma detalhada cada uma dessas questões:
1. Riscos com falhas de segurança
A segurança da informação é um assunto recorrente quando se fala em tecnologia nas empresas, por isso a atenção em evitar incidentes deve ser uma preocupação constante dos responsáveis. São muitos tipos de problemas e prejuízos que uma empresa pode sofrer:
- Perda, vazamento ou sequestro de informações
- Computadores e sistemas lentos
- Custos com manutenção de computadores e sistemas
- Ociosidade de equipamentos e da equipe
Se tratando de segurança, os investimentos principais devem ser sempre na prevenção de problemas, por isso o retorno não é diretamente perceptível, mas tente estimar o impacto na sua empresa desses e outros tantos problemas que falhas de segurança podem gerar.
Você pode ler mais a respeito nesse outro artigo que fala somente sobre o retorno de investimento com projetos em segurança da informação nas empresas.
2. Desperdício de tempo na internet e falta de foco da equipe
O uso da internet para atividades pessoais durante o trabalho é uma realidade nas empresas. Muitas pesquisas já foram realizadas a respeito, apontando que os profissionais desperdiçam em média 15% do tempo de trabalho com atividades pessoais na rede e que o uso do celular pode consumir até 2 horas por dia ao longo da jornada de trabalho.
3. Mas como calcular o custo financeiro desse desperdício?
Como exemplo, vamos considerar uma empresa com 50 colaboradores utilizando a internet para o trabalho, cada um representando um custo médio mensal de R$ 1.800,00, totalizando um valor de R$ 90.000,00 por mês. Sendo assim, 15% de desperdício pode representar um custo mensal de R$ 13.500,00. Com uma boa solução de gestão e controle de acesso a internet, vamos considerar que esse desperdício seja reduzido pela metade, para 7,5%, dessa forma a empresa já estaria tendo retorno de R$ 6.750,00, sem contar o impacto em resultados gerados pelo aumento da produtividade da equipe.
Para calcular esse custo na sua empresa, você pode utilizar essa calculadora de desperdício de tempo na internet para equipes.
Além do tempo, o impacto do uso da internet afeta o foco e atenção dos colaboradores. Essa desatenção pode fazer com que algumas tarefas sejam realizadas de forma imprecisa e com menor qualidade do que o necessário, o que pode impactar na produtividade, entrega de valor e resultados da empresa.
4. Internet, sistemas e equipamentos lentos ou ociosos
Imagino que você e sua empresa já devem ter sofrido com esse problema, certo?!
Em relação a internet, primeiro é fundamental ter certeza que seu provedor está entregando a velocidade contratada, para isso podem ser usados testadores de velocidade como o Speedtest e o Fast.com.
Se mesmo assim a internet continuar lenta, é provável que alguns usuários estejam consumindo recursos em excesso na sua rede. Isso ocorre principalmente com a exibição de vídeos, rádios e download de arquivos.
O problema é que com isso, equipamentos, atividades, recursos e sistemas da empresa ficam comprometidos, limitando a execução de tarefas e entrega de resultados.
5. Despesas com manutenção de equipamentos e sistemas
Além do que já vimos, o uso indevido da internet pode comprometer o funcionamento de equipamentos e sistemas, principalmente com a instalação de vírus. Isso demanda manutenção, na maioria das vezes tarefas executadas por profissionais especializados de TI, internos ou terceirizados. Essa manutenção gera despesas e também ociosidade de recursos.
Como gerenciar e otimizar recursos
Bem, detalhamos até agora os pontos impactados com a implementação de uma política de utilização da internet em empresas. Como esse é um recurso tão importante e presente nas empresas e na execução das tarefas, é imprescindível que seja gerenciado e otimizado, visto que isso afeta diretamente a segurança da informação e a produtividade da equipe e da empresa.
Para que sua empresa tenha uma boa gestão do uso da internet, é necessário em primeiro lugar criar uma política de utilização dos recursos de tecnologia e orientar os colaboradores sobre os riscos e uso consciente da rede. Um bom material para orientar os usuários é esse manual de utilização segura da internet para profissionais e empresas.
Além disso, é importante utilizar algum serviço que permita a gestão completa da utilização da internet. Você pode escolher entre as muitas opções de serviços de segurança e controle de acesso à internet disponíveis no mercado. Temos soluções tradicionais como servidores com Firewall/Proxy, pfSense e opções prontas como Dell SonicWall e Fortinet FortiGate, essas soluções demandam alto investimento e profissionais técnicos altamente especializados, por isso são indicadas para empresas de grande porte.
Para empresas de pequeno e médio porte uma excelente opção é a Lumiun Tecnologia, um serviço moderno que é simples de ser instalado e gerenciado e demanda baixo investimento se comparado a outras soluções. Na Lumiun a implementação do serviço é rápida e simples e todo gerenciamento do serviço é feito através de um painel de controle acessível na internet, com uma interface muito simples e intuitiva.
Além disso, o sistema permite implementar facilmente qualquer combinação de filtros de acesso a sites e categorias de conteúdos, regras por horários, controle personalizado por grupos de usuários e gera relatórios detalhados e analíticos sobre a utilização da internet.
Dashboard do painel de controle da Lumiun com dados sobre a utilização da internet.
Tela para definição de regras de acesso no painel de controle da Lumiun.
Para saber mais sobre a Lumiun você pode acessar www.lumiun.com. Você também pode falar diretamente com o atendimento para esclarecer qualquer dúvida ou pedir uma demonstração do serviço, entre em contato no e-mail [email protected] ou (11) 4950-6962.
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