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Diante do cenário econômico que estamos vivenciando, a ordem nas empresas é: Reduzir custos.

Assim como em nossa casa, quando o orçamento começa a ficar curto, começamos a cortar os excessos. E um grande “vazador de dinheiro” nas empresas e, que por incrível que pareça, na maioria das vezes passa despercebida, é a impressão.

Como dizia o pai da administração moderna, Peter Drucker: o que não se mede não se gerencia.

Então se a empresa não tem controle sobre o quanto está sendo impresso e o quanto isso representa nos seus custos mensais, provavelmente temos aí um grande desperdício de recursos e uma grande oportunidade de otimização e redução de custos.

Mas como controlar as impressões para reduzir custos?

Passei recentemente por esta situação na empresa em que trabalho e recebi a missão de enxugar os custos com impressão.

Imagine a seguinte situação na sua empresa: você tem um parque com 40 impressoras, a maioria é antiga e gera muitos chamados para a TI, além de manutenções periódicas do fornecedor para conserto de peças. Impressoras de pequeno porte alocadas para um setor com muitos usuários, sendo utilizada no limite de sua capacidade, imprimindo 15 mil páginas/mês. Outros setores com impressoras multifuncionais robustas, pouco utilizadas com 2 mil páginas/mês. Além de descobrir que a quantidade de páginas impressas no mês passava de 200 mil.

Este foi o cenário que encontrei visitando cada setor da empresa para mapear a situação do parque de impressoras. Tendo recolhido estes dados, o próximo passo foi levantar a quantidade de impressões de cada impressora. Estes dados consegui com base nos relatórios dos contadores físicos das impressoras dos últimos meses. Consegui identificar as impressoras que mais imprimiam, as que estavam sendo subutilizadas e as que mais tinham chamados de incidentes para a TI.

O terceiro passo foi fazer um estudo dos setores da empresa, a quantidade de usuários que havia em cada um, a necessidades de impressões coloridas, os setores que necessitavam de mais de um equipamento e setores que poderiam dividir equipamento com outros setores.

O quarto passo foi definir, de acordo com as necessidades levantadas, o melhor tipo de equipamento para cada setor. Com o estudo, enxuguei o parque de 40 para 25 impressoras.

Então, com todo meu parque mapeado e minhas necessidades levantadas, dividi o meu grande plano em 3 ações:

Plano de ação 1: Outsourcing de Impressão

Optamos por terceirizar o serviço de impressão. O outsourcing de impressão é muito vantajoso para um grande volume de equipamentos, pois temos garantias de manutenção imediata, troca dos equipamentos, equipamentos backup para substituição e outras facilidades que compõem o contrato de prestação de serviços. Com impressoras próprias, ficamos “na mão” da assistência técnica, que não possui o mesmo comprometimento com tempo de atendimento (SLA).

É muito importante cotar com, no mínimo, 3 fornecedores diferentes para ter ideia de preços praticados. 

Plano de ação 2: Utilizando software de Gerenciamento e Bilhetagem de Impressão.

Para que passássemos a ter um controle efetivo sobre as impressões, precisávamos de um software que fizesse essa gestão de forma efetiva.

O software de Gerenciamento e Bilhetagem de Impressão permite o monitoramento de todas as impressões na empresa, sabendo quem realizou a impressão, quando, em qual equipamento e o que foi impresso.

Hoje temos no mercado uma infinidade de softwares de gerenciamento de impressão, inclusive free, cada um oferece mais ou menos opções de controle. Antes de aderir um desses softwares para a sua empresa, você deve saber o que deseja controlar e pesquisar o que cada um oferece para não errar na escolha e acabar pagando mais por menos.

Abaixo listo os benefícios que um bom software de Gerenciamento e Bilhetagem de Impressão oferece:

• Eliminar o desperdício com o pool de impressão, onde as impressões ficam retidas no servidor e só é liberado quando o usuário que enviou a impressão liberá-la (retenção das impressões para evitar impressões esquecidas e/ou desnecessárias);
• Portal de gestão com interface web para que a empresa acompanhe, por meio de relatórios, o volume parcial já impresso de cada setor/equipamento/usuário;
• Estoque zero na empresa, pois o software avisa o consumo das impressoras e indica quanto está na hora da compra do novo cartucho/toner, bem como hora de fazer troca/manutenção de peças;
• Padronização do estilo de impressão (configuração padrão das propriedades de impressão). É possível, via software, que todas as impressoras do parque sejam pré-definidas com as configurações de impressão econômicas, por exemplo:
  • Frente e verso
  • Preto e branco
  • Densidade de impressão média ou baixa (aumento da vida útil de toners e cartuchos)
  • Modo Economia de energia ativado
• Ajuda a promover o uso responsável das impressões com o relatório de quantidade de páginas impressas por cada usuário. Todas as impressoras e usuários terão senha para liberar impressão e mostram o custo daquela impressão;
• Configuração de controle por usuário, departamento, por equipamento, fazer o rateio dos custos por cada departamento e mais diversas configurações possíveis conforme a necessidade de sua empresa;
• Auditoria do conteúdo de que foi impresso – é possível visualizar o conteúdo do arquivo que foi impresso.
• Impressoras mais utilizadas – você pode realocar impressoras que não estão imprimindo muito para outros departamentos que demandam mais. Monitoramentos dos ativos de impressão;
• Possibilidade de limitar o volume de impressão dos usuários (Cotas);
• Transferir os custos de impressão para quem imprime (departamentos);

A maioria dos contratos de outsourcing já oferecem no pacote dos serviços, o software de gerenciamento e bilhetagem, mas você deve avaliar se o software oferecido atende às suas necessidades, pois nem todos possuem todas essas funcionalidades juntas.

Plano de ação 3: Redução de Custos com Sustentabilidade

Escolhido meu fornecedor e o meu software de Gerenciamento e Bilhetagem de Impressão, precisava conscientizar os funcionários da empresa para a redução de utilização de papel.

Em conjunto com as ações de TI para redução de custos, entrei com a parte da Sustentabilidade. Solicitei o apoio da área de Comunicação para realizar campanhas internas educativas de conscientização.

Seguem alguns exemplos que ajudaram na conscientização dos usuários:

• Campanha corporativa periódica com e-mails informativos sobre sustentabilidade e boas práticas;
• Incentivo à:
  • Reutilização de papel impresso de um lado só para rascunhos e bloco de anotações;
  • Revisar o texto no computador;
  • Evitar espaços em branco desnecessários nos textos e somente imprimir o estritamente necessário;
  • Digitalização de documentos ao invés de impressão;
  • Utilização de E-mail e ferramentas corporativas de compartilhamento de arquivos para disponibilizar documentos de interesse geral
• Reciclagem de papel
• Utilização de “Status” visual nas impressoras com informações sobre a quantidade de impressões do equipamento e a relação páginas impressas x árvores sacrificadas
• Colocamos triturador de papel nos andares para envio à coleta de reciclagem

Após implementação dessas ações, com controle efetivo e medindo os resultados por 3 meses, reduzimos os custos de impressão em 40%.

Como vocês puderam observar, nenhuma mágica foi feita. Apenas um bom planejamento e organização das atividades utilizando as informações que já estavam disponíveis, porém, não estavam estruturadas. E claro, sem o patrocínio da alta direção da empresa, cortar recursos das áreas e aumentar o controle de suas atividades, não seria possível. 

E na sua empresa? Você sabe como andam os custos com impressão? Mãos à obra e boa sorte!