Já pensaram em como organizar o correio eletrônico de uma empresa com uns 1.000 usuários?
Bem, eu e alguns colegas já passamos por essa experiência de ter de pensar não em 1.000, mas em 12.000 usuários. Então porque não ajudar quem ainda não passou por isso? Abaixo listo algumas regras básicas e óbvias, mas que inicialmente ninguém documenta.
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1ª Regra: o nome do domínio SMTP deve ter o nome da empresa. Esse nome segue a regra do ICANN de registro de nome internet, então na hora de fazer o registro do seu nome internet não se esqueça do registro MX.
Esse nome deve aparecer em todos os e-mails.
No caso de campanhas de marketing é interessante que o endereço de e-mail contenha o nome da empresa para ajudar na associação da marca. Há empresas que não adotam essa politica, mas fica aqui uma ideia interessante que eu particularmente aprecio. Então eu formaria algo como [email protected].
2ª Regra: é a questão dos nomes das caixas postais, que ficam antes do @. A regra que eu gosto muito acompanha a de nomes de usuários de rede que compartilhei aqui anteriormente.
Então a regra geral é [email protected].
Exceções:
- Quando o sobrenome é Junior, Jr, Neto, Filho ou Sobrinho, por exemplo, usa-se o sobrenome imediatamente anterior. Ficaria assim o caso de Jose Souza Neto: [email protected]
- Nos casos de nome composto, como Ana Cláudia Pereira, podemos ter algo como [email protected].
- No caso de nomes repetidos na lista global de endereços do correio eletrônico, podemos utilizar um sufixo diferenciador como um número, como por exemplo [email protected] para o segundo José Souza que for cadastrado no correio eletrônico.
3ª Regra: para o caso de e-mails gerais ou de áreas de negócio específicas. Já precisei de nomes assim para diferenciar empresas de um grupo com grande diversidade de operações. Nesse caso é interessante pensar em manter o @empresa.com.br, e juntamente com a área de marketing estabelecer os melhores nomes e aliases para essas contas. Afinal, a maioria deles fará parte de materiais de divulgação. Especificamente nesses casos é importante que exista uma pessoa responsável por essa conta ou no máximo duas.
1. E-mails das Células de Serviço
Para e-mails das Células de Serviço ou departamentos utiliza-se a abreviatura interna da área antes do @, tendo a possibilidade de utilizar o nome completo da área, caso a mesma não tenha nome composto.
REGRA = sigla/nome completo célula de serviço + @empresa.com.br
Os e-mails das Células de Serviço ou departamentos podem ser divididos de acordo com as regiões nas quais as mesmas estão presentes. Neste caso, utiliza-se a abreviatura interna da célula de serviço com a sigla do Estado.
Obs.: Utilizar o hífen (“-“) para separar as siglas
REGRA =sigla célula de serviço + sigla estado + @empresa.com.br
Para as células de serviço que possuem divisões em seus processos, utiliza-se o nome da divisão, analisando-se em particular cada caso.
- Comunicação Social: [email protected]
- Financeiro: [email protected], [email protected]
As exceções devem ser analisadas caso a caso. Em se tratando de um e-mail para o público externo poderão ser criados e-mails especiais.
2. E-mails de Produtos ou Marcas:
Para e-mails dos produtos ou marcas, utiliza-se o nome do produto de mercado. Nomes compostos também podem ser utilizados.
REGRA = nome do produto + @empresa.com.br
3. E-mails de Projetos Especiais
Para e-mails de Projetos Especiais, sejam internos ou externos, devem ser utilizados o nome do projeto antes do @.
REGRA = nome do projeto + @empresa.com.br
4ª Regra: para uso de departamentos em que todos devem receber a correspondência, é recomendado o uso de listas privadas de distribuição.
Estas são algumas regras que podem ser utilizadas para organizar o correio eletrônico de uma empresa. Se você já participou de algum processo de organização tal como citei acima, por favor, complemente o artigo comentando abaixo.
19 Comentários
Parabéns, ótima postagem e de grande valia para compartilhamento.
Obrigado Pablo! Aceito sugestões de próximos posts
Obrigado por compartilhar, já tive problemas no momento de definir a nomeação das contas de uma empresa.
Olá, gostaria de saber qual a melhor opção para nomear os emails de uma empresa. Utilizar o nome da pessoa implica em algumas questões de redirecionamento ou atualização do email caso o profissional seja desligado. Tenho preferência por emails gerais no caso, criacao@ , projetos@ , sercetaria@ , financeiro@ , financeiro1@…e a descrição de quem responde a esses emails na assinatura (já que aqui precisamos ter todos os dados da pessoa, telefone, celular, endereço da empresa, etc…). No caso do profissional ser desligado, o que altera neste caso é somente a assinatura. Toda rede de relacionamento se mantem (até porque quem detêm esta rede é a empresa e não o profissional). Para diretoria, acredito que é importante o nome pessoal do executivo. Gostaria da sua orientação quanto a esta opinião…
Olá Uilian, foi um prazer. Se tiver algum assunto que queira ver aqui me fale.
Abrs
Fabiana,
Sua dúvida é bem comum, obrigado por compartilhar. Eu particularmente prefiro a conta nomeada e não genérica, por questões de segurança. Já que é muito melhor para auditorias saber quem está falando com quem.
Mas essa definição não é única da TI, você deve compartilhar com outras pessoas dentro da organização. Entendo suas colocações de querer manter o relacionamento e histórico, mas para isso há outras formas, como transferir o conteúdo de uma caixa postal para outra e o uso de alias para os emails de relacionamento por departamento.
Um exemplo é que eu posso ter um e-mail pessoa [email protected] e um alias [email protected].
Outra forma é a lista de distribuição suporte, que todos daquele time receber a mensagem.
Resumindo eu opto sempre pela conta nominal.
Muitas empresas, principalmente nos EUA, utilizam como convenção as iniciais e o sobrenome. Assim, por exemplo, um funcionário chamado João da Silva poderia ter um e-mail [email protected]. Apesar de não ser perfeita, essa estratégia apresenta vantagens sobre a sugerida, pois o nome da caixa postal fica menor e padronizado. O problema é quando acontecem palavras indesejáveis, como no caso de uma suposta usuária chamada Vânia Assis Dias…
André,
Tudo bem?
Também considero uma boa estratégia essa de nomeação. Abrs
O formato da nomenclatura utilizada por empresas dos EUA, como André Machado informa. Na minha opinião é bem melhor, deixa o e-mail mais curto e evita a necessidade de acrescentar números, hifens e etc… para diferenciar, quando temos usuários com nomes compostos e homônimos. Trabalhei em uma multinacional americana que utiliza este padrão, hoje sempre que possível implanto este padrão nas empresas que presto consultoria. Tanto para os e-mails, quanto para os usuários de rede interno. Quando tudo está padronizado e principalmente documentado, é lindo.
Olá pessoal…
Na minha empresa utilizamos o “.” para separar o nome do sobrenome.
EX: [email protected]
Att.
E para o setor de Exportação de uma empresa o que vc sugere: [email protected] ; [email protected]; [email protected] sigladaempresa+i (internacional)@empresa.com.br, exemplo da marca adidas, [email protected]. Obrigada
Olá Tatiane, tudo bem?
Se você está em um departamento de exportação e quer segmentar por linhas de produtos eu acho legal deixar o e-mail dar essa mensagem. Trabalharia com [email protected]. Mas essa é a minha visão no momento.
O i em tecnologia me remete as soluções mobile.
Abrs
Bom dia, Renata.
Eu sou empresario individual e trabalho sozinho, tenho um site e vendo planilhas empresariais.
Porem para dar um ar mais profissional decidir criar [email protected]
E estou na duvida se crio apenas um email ou se seguimento por departamento, ex: se crio somente, [email protected]
Ou para dar um ar mais profissional crio 3 e-mail.
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Visto que atuo nessas três areas.
Gostaria de uma opinião profissional.
Na visao do cliente seria melhor um email só ou a segmentação.
E para mim que no caso vou administrar as contas seria mais pratico tudo em uma so ou trabalhar com a argumentação.
Obrigado
Existe alguma norma internacional (IEEE, ISTF, etc) que oriente a composição do email como [email protected]?
No caso do domínio ser o próprio nome da pessoa, o que seria mais adequado? Para não ficar repetitivo utilizar [email protected] seria a melhor opção?
Como voces me sugeri uma estrutura de e-mail para uma empresa que trabalha na area de arquitetura e design ?
Uma dica que normalmente utilizo.
Para e-mail de colaboradores: [email protected]
Para Departamentos não costumo criar caixas de e-mail, apenas listas de endereçamentos.
Por exemplo o João Silva e a Maria Odete trabalham no Departamento Contabilidade, cada um possui seu e-mail [email protected] e [email protected].
E na lista de endereçamento [email protected] incluo os dois colaboradores.
Assim facilita caso algum tenha que trocar de departamento, ou receber e-mails de outro departamento. Também evita compartilhar a mesma caixa de e-mail e senha entre colaborador.
Também posso ter listas de endereçamento gerais, do tipo [email protected] onde incluo todos os e-mails, assim caso seja necessário enviar um comunicado a todos independente do setor, todos recebem o e-mail.
Isso vale para qualquer tipo de empresa, pequeno ou grande porte ou áreas.
Essa é minha dica, valeu.
Ótimo artigo!
Como vocês fariam no caso de um pai (José da Silva) e um filho (José da Silva Júnior) trabalhando na mesma empresa?
Obrigado.
Bom dia, primeirameten parabéns pelo artigo. Que mesmo hoje em 2022 ainda se faz tão atual e cheio de conteúdo.
Agora a minha dúvida e imagino que seja até besta. Em: “1. E-mails das Células de Serviço”
[…]
[email protected]”
Esse primeiro exemplo possui o “cos”, o que viria a ser esse “cos” de uma empresa?