Um dos grandes problemas para os profissionais de TI (e profissionais de outras áreas também) e que afeta diretamente a performance dentro de muitas empresas é a falta de documentação acerca de seus processos e procedimentos executados. Para entender esse problema vamos considerar a seguinte questão:
Se o responsável sair de férias ou for demitido, você está confortável com relação ao conhecimento desse funcionário sobre os processos, atividades e funções que o mesmo executa?
Se a resposta for NÃO então temos um grande problema, ou seja, todo o conhecimento está concentrado apenas neste colaborador, terceiro, empresa, etc. Neste caso é extremamente recomendável que os processos sejam documentados. Toda essa documentação pode ser feita online junto com o colaborador por outra pessoa ou profissional de maneira que se possa avaliar se todos os processos foram documentados de rotinas, atividades e processos que devem ser executados continuamente.
Um checklist básico para ser levado em conta:
- Senhas de acesso a soluções específicas, por exemplo, serviços de internet, banco de dados, sistemas, etc;
- Instruções de como usar os produtos, serviços e soluções específicas do setor, area e/ou funcionário;
- Projetos e/ou atividades que este colaborador ou empresa esteja envolvido;
- Custos e/ou orçamento aprovados e que envolvam pagamentos futuros;
- Contratos assinados, prazos e condições de uso;
- Principais contatos de trabalhos;
- Backup, códigos fontes, repositórios de informações;
- Principais problemas internos que estejam tratados por este funcionário;
- Quantas pessoas internas estão envolvidas em outros projetos desse colaborador;
- Entre outros
Esse checklist, claro, pode ser expandido com mais observações importantes.
O que você sugere para complementar essa lista? Já esteve em alguma situação em que teve que “garimpar” informações por falta de uma determinada pessoa na empresa?
Até a próxima!
4 Comentários
Procuro ha mto um modelo decente e funcional de documentacao de processos, mas a utilizacao e o desenvolvimento da documentacao deve ser estimulado pela empresa e difundido entre os colaboradores.
Encontrei varias ferramentas, pra mim o melhor foram as solucoes baseadas em Wiki. Entretanto, ainda é um desafio manter a documentacao atualizada, padronizada e acessivel como ferramenta de apoio e solucao para toda equipe.
Abrhaao,
Você está certo com relação a sua observação, o que pode fazer com esses projetos tenham sucesso é utilizar um conceito baseado em redes sociais, o engajamento das pessoas é fundamental para que esse processo tenha sucesso, é claro que devemos ter revisões de tempos em tempos. Sem apoio de todos esse processo pode ser perdido.
No meu ponto de vista , nada funciona sem a participação , ou melhor dizendo COLABORAÇÃO dos colaboradores da empresa . Sem a participação desta peça fundamental nada funciona. Para tentar resolver este problema estou implantando um rede social vinculada com os objetivos estratégicos da empresa , neles serão exibidos o desdobramento do BSC até o nível de tarefa (analistas) com isso esperamos ver o que esta sendo feito/colaborado para que as metas sejam atingidas. utilizo blogs e wikis para registrar o AsIS e o TObe do mapeamento de processos, e minha plataforma permite integração e visibilidade de processos via publicação web o que torna a leitura e interpretação de novas normas..
Prezados,
O trabalho de mapeamento pode ser apoiado por uma ferramenta BPM. No site http://www.supravizio.com existe uma ferramenta que pode apoiar não somente na documentação como também em sua automatização. No caso específico de processos de TI é possível automatizar o desbloqueio de contas, criação de mailbox etc.
Wallace Oliveira
http://www.venki.com.br