Busca-se constantemente nos dias atuais o alinhamento entre TI e negócio. Como é possível alcançar isto? A Gestão de Portfólio de Projetos tem um papel muito importante para chegarmos neste alinhamento, ou integração como já se fala hoje. O objetivo principal desta disciplina é selecionar, controlar e validar os projetos, de modo que seja feito o alinhamento entre os objetivos do negócio (missão, visão, planejamento estratégico) e da TI.
São quatro os processos de Gestão de Portfólio de projetos. Estes processos de gestão têm o objetivo de evitar projetos que não estão alinhados as metas da organização, que não trazem os benefícios esperados, projetos que sejam aprovados pela simples briga de poder entre outras questões.
O contexto de análise de um portfólio de projetos atualmente é bastante conturbado, o que dificulta a análise baseado nas experiências passadas. A gestão de portfólio apresenta atualmente as seguintes características:
- Lida com incertezas.
- Mudanças constantes.
- Difícil comparação, pois tudo muda muito rapidamente. O que antes era inviável hoje é necessário.
- Recursos limitados.
Para que os projetos certos sejam selecionados e priorizados, bem como os recursos para execução, são necessários processos para este gerenciamento. Cada processo utiliza-se de ferramentas que irão auxiliar na realização das atividades.
Alinhamento
O alinhamento garante que os projetos reflitam os objetivos que a organização deseja alcançar, sejam eles financeiros ou não financeiros. Uma ferramenta utilizada para geração do alinhamento é o Balanced Scorecard. O BSC como é conhecido, garante que as metas do negócio estejam relacionadas através dos aspectos “Aprendizagem e crescimento”, “Processos Internos”, “Visão do cliente” e “Financeiro”. Estas metas poderão ser utilizadas para análise de seleção e priorização dos projetos. Num próximo post falaremos mais sobre o interessantíssimo Balanced Scorecard.
Seleção
A seleção irá buscar dentro dos objetivos da organização, sua cultura e visão, quais oportunidades/projetos deverão ser priorizados. As ferramentas utilizadas para selecionar os projetos que irão compor o Portfólio são:
- Aderência e Contribuição às estratégias.
- Avaliação Financeira
Pay back
Valor Presente
ROI - Avaliação de Benefícios não quantificáveis
- Avaliação de restrições.
Na seleção, além das técnicas de seleção e priorização de projetos, pode-se utilizar a intuição para a tomada de decisão. Utilizando a intuição iremos geralmente nos basear em experiências passadas, ou troca de informações. Isto pode se tornar muito perigoso visto que é sabido o benefício de um dado projeto pode mudar de acordo com o tempo, mercado, ameaças, oportunidades e etc.
Controle
O que não se mede não se gerencia, resumindo, o que não se mede não se controla. Este processo tem por objetivo acompanhar a execução dos projetos em questões como: custos, prazos, tempo, escopo, qualidade, recursos humanos entre outros. Como ferramenta, pode ser utilizada melhores práticas de Gestão de Projetos PMI ou metodologias como PRINCE2. Para cada atividade realizada dentro do processo se definem indicadores, onde os indicadores garantirão o controle e darão informações para tomada de decisão.
Validação
A validação irá identificar se os projetos realizados atingiram seus objetivos definidos no alinhamento estratégico através do BSC, se alcançaram os objetivos do negócio. A validação estende a verificação do cumprimento do projeto (custos, prazo, qualidade) para validar se os mesmos estavam alinhados realmente com os objetivos do negócio propostos, se tiveram o retorno de valor esperado, seja ele financeiro ou não-financeiro.
Devido os altos investimentos em TI atualmente, é muito importante que tenhamos processos eficazes para que tempo e dinheiro não sejam “jogados fora”. Como sabemos, verificar erros no planejamento é muito mais barato do que identificar durante a execução ou ao final dela. Por isso a Gestão de Portfólio de projetos se torna uma ferramenta tão interessante para execução da Governança.
Li e recomendo um texto muito interessante no portal Administradores sobre Gestão de Portfólio de Projetos. Vale a pena conferir!
Um abraço a todos e até mais!
Fonte: Blog Governança de TI
