Profissionais TI - Pra quem respira informação

Todas as empresas, mesmo as pequenas, usam alguma ferramenta para gerenciar a produção e os prazos dos seus projetos. Nem que seja tudo organizado em uma pasta cheia de planilhas do Excel, atualizadas diariamente, até um super gerenciador de tarefas extremamente caro, que só falta realizar o seu trabalho para você. Alguns utilizam softwares apropriados para seu trabalho, e dali extraem relatórios de produção. Algumas empresas, de todo o tipo (mas principalmente de Tecnologia da Informação), preferem usar gerenciadores de projeto. Uma ferramenta muito eficaz se usada com sabedoria.

Alguns desses gerenciadores são voltados para calcular o trabalho dispensado em cada projeto, outros para relacionar custos e horas trabalhadas, outros para controlar a demanda de trabalho, outros dividem os projetos em pequenas tarefas, etc. Esses sistemas são largamente usados na área de Tecnologia da Informação, mas também são muito úteis para órgãos públicos de todo o tipo e empresas que trabalham exclusivamente com prazos, não importando a área.

É impossível falar em gerenciadores de projeto sem falar de métodos de administração de projetos. Temos muitos métodos documentados que mostram como direcionar a equipe e qual linha de acompanhamento seguir (PMBOK, Cobit, Scrum, etc), e o software de gerenciamento pode ser adaptável ou não ao método adotado pela empresa. Então, é indispensável definir o melhor jeito de tornar as coisas ágeis e simples para seus funcionários e colegas. Depois de definido o método usado, é hora de gastar no mínimo um mês avaliando os gerenciadores disponíveis no mercado.

Existem muitas opções open source, mas nem sempre eles são as opções mais indicadas – o que parece ser uma economia agora, pode se tornar uma dor de cabeça de atrasos e acúmulo de backlog. Sou entusiasta das soluções free, mas infelizmente a área dos gerenciadores de projetos não é prioridade da comunidade do software livre. Analise as opções do mercado e utilize-as na fase de teste; mas utilize mesmo, teste o sistema a fundo. Eu sei que dá um pouco de trabalho, e faz-nos gastar um tempo que não temos, mas vale a pena testar. E é muito melhor se você pedir para os colegas testarem junto, pois esses sistemas são feitos para a equipe se comunicar e se atualizar junta, então é sempre bom levar o software à exaustão de acessos simultâneos, e explorar ao máximo os recursos de comunicação entre os usuários, para ver se funcionam mesmo.

Nessa fase de avaliação, ressalto alguns itens importantíssimos para serem observados:

• Usabilidade: é fácil entender o funcionamento do sistema? É possível sair usando-o de primeira? Ele é óbvio? O fluxo de trabalho é facilmente entendido só ao tentar usar o software?
• Hierarquia: o modo de permissão de acesso a usuários ao sistema é adaptável? Corresponde ao modo de trabalhar do grupo? Garante segurança das informações?
• Informação: o software que você está testando consegue manter a equipe bem informada de tudo o que está acontecendo? Ele permite que todos os usuários se situem na exata fase do projeto em que estão? Todos conseguem ficar atualizados sobre o projeto sem acessarem-no, só com e-mails enviados automaticamente pelo software?
• Stakeholders: os clientes podem acompanhar os projetos periodicamente através do sistema?
• Controle de riscos: é possível prever os riscos do projeto? Há uma interface de alerta a respeito de alguma indeterminação de retorno financeiro nos cálculos sobre o investimento do projeto?
• Calendário: é possível criar um cronograma agendado de trabalho que opere com mudanças freqüentes de prazos? Esse recurso possibilita a visualização de atrasos e adiantamentos em algum relatório?

Na minha opinião estritamente pessoal, prefiro os gerenciadores que operam direto no navegador dos usuários, como se fosse um site ou uma intranet que permitisse a administração dos projetos. Também é muito importante, a nível bem gerencial, o uso de gráficos que mostre o valor-hora relacionado aos recursos usados nos projetos, desde os funcionários envolvidos até as aquisições materiais e terceirização de serviços. Existem alguns gerenciadores que agregam as habilidades administradoras dos gerentes: controlam as horas trabalhadas dos colaboradores, independente de estarem em um projeto ou não, agendam as atividades das equipes, facilitam a montagem de um workflow, agregam o registro de demanda de serviço – e não só de projetos -, e permitem vários tipos de consulta.

Os gerenciadores são grandes facilitadores se usados com sabedoria, torno a dizer.

Depois de escolhido o melhor software, é hora de implementá-lo e aderir o seu uso à cultura da empresa. Essa é a parte mais espinhosa, principalmente porque os gerentes e funcionários normalmente não estão habituados a descrever suas atividades diárias, e nem a ler com atenção o que lhes é proposto, bem como aprender a usar uma nova ferramenta – o que torna o uso do gerenciador muito difícil nas primeiras semanas. Uma grande campanha de conscientização é necessária neste momento. Um e-mail de explicação ou até uma palestra, ou um curso de capacitação, são imprescindíveis nessa hora delicada. Por isso é importante lembrar que durante uma fase confusa ou de excesso de trabalho, a implantação de um gerenciador só atrapalharia o trabalho. Esse tipo de solução deve ser integrada na rotina das pessoas de modo suave, para que o esgotamento diário não sirva de argumento contra o uso do software, ou pior ainda; para que não torne o gerenciador o grande vilão da gestão.

Em suma, a equipe que trabalha bem com o gerenciador de projetos só agrega benefícios a si: organização, agendamento, controle de gastos, comunicação, e gerenciamento otimizado. O gestor também se dará conta das maravilhas que um simples programa de computador pode fazer para facilitar sua vida. A boa visualização do que está acontecendo dentro da corporação, ou do setor, é um recurso excelente para administrar bem uma equipe.

Abaixo seguem links de softwares gerenciadores de projetos que eu recomendo – mas não atenha-se somente a estes, procure mais.

• Redmine – http://www.redmine.org/
• TraceGP – http://www.tracegp.com.br/
• OpenProj – http://openproj.org/
• Liquid Planner – http://www.liquidplanner.com/

Conhece mais algum gerenciador interessante? Deixe seus comentários!