Uma das nove áreas do Gerenciamento de Projetos, segundo o Guia PMBOK, é o Gerenciamento de Aquisições, que descreve o processo de aquisições fora da empresa, seja relacionado a serviços ou produtos. Quando o cliente possui uma necessidade de melhoria ou alteração na estrutura de TI, podendo ser a atualização do parque tecnológico, implementação de um novo ERP, criação de uma estrutura de backup ou alta disponibilidade, por exemplo, é iniciado pelo próprio cliente um projeto no qual serão definidas as premissas, cronograma, fornecedores, custo, entre outros fatores. Neste ponto normalmente o cliente entra em contato com os fornecedores e parceiros para em conjunto definirem a melhor estratégia do projeto, valores e melhor custo x benefício.
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Na pratica é comum encontrar projetos com um hardware do fabricante X sendo que do fabricante Y estaria XX% mais barato, ou a definição e configuração de uma infraestrutura e recursos que para aquele cliente e projeto não seriam a melhor opção.
O que estou apresentando é que o cliente algumas vezes pode ser influenciado pelos fornecedores de hardware, software, ou serviços a utilizar as soluções deles, ou fechar um pacote de hardware x software x serviço que não seria o ideal ou, pior ainda, este projeto não irá atender as reais necessidades e objetivos do cliente.
O primeiro passo que pode ser realizado quando o cliente possui uma nova demanda, é alinhar com a alta direção da empresa qual a expectativa, o objetivo final do projeto, bem como o orçamento que será disponibilizado para este projeto e, em cima destas informações, procurar parceiros de negócio, serviços, consultorias para em conjunto definir a configuração de hardware apropriado, a estrutura necessária, as configurações essenciais do software, os serviços a serem implementados, entre outras situações, para posteriormente procurar os fornecedores que atendam a essas premissas e objetivos.
Tenho visto, nas empresas que realizam este trabalho de pré-projeto, que o índice de sucesso e satisfação da alta diretoria e clientes internos é elevado em comparação a projetos definidos, criados e implementados por uma única relação cliente-fornecedor.
Como exemplo, em um projeto de alta disponibilidade, no qual exige um conhecimento e especialidade para definição do escopo, premissas, etapas de configurações, é recomendável o cliente procurar parceiros ou consultorias com profissionais que atuam nesta área e possam realizar, com suas experiências de mercado e de outros projetos semelhantes, as melhores definições, etapas, configurações para o projeto.
Para finalizar o artigo, é importante que o cliente, na hora de escolher o provedor de serviço, o fabricante de hardware ou a empresa que irá implementar o ERP, por exemplo, peça referencias de clientes para estas empresas, no qual já foi realizado um projeto igual ou semelhante. Desta forma o cliente irá ter contato e informações de como foi o projeto, pontos de atenção, falhas, entre outras informações que possam ajudar a definir o melhor parceiro e fornecedor para o projeto.
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Durante toda experiência adquirida na minha carreira, percebi que boas práticas não estão em uma metodologia / certificação X ou Y, mas é papel do gestor de TI conhecer todos os caminhos e escolher o que melhor se aplica na organização no determinado momento. Cabe ao gestor de TI conhecer a real necessidade de negócio da empresa, estar a par do budget disponível para TI e selecionar os melhores parceiros e soluções. Na maioria das vezes o orçamento ultrapassa o que foi estipulado para TI, cabendo novamente ao gestor da área saber expor para a alta diretoria a importância de uma implementação correta. Tanto a escolha do hardware, como uma solução de VOIP, uma solução de software ou até mesmo a elaboração in-house é obrigação do gestor de TI estar alinhado com o mercado para buscar as melhores alternativas para a empresa. Não concordo em atribuir a responsabilidade pelo sucesso ou fracasso de um projeto à terceiros. Depende de toda equipe que atua no projeto mas, principalmente, do gestor que tenha feito as melhores escolhas, desde os membros da equipe, parceiros até serviços implementados na organização.
Gostei do artigo.