Profissionais TI - Pra quem respira informação

Os motivos ou justificativas usadas por quem quer aderir ao home office são diversos: Economia de recursos, corte de gastos, maior qualidade de vida, produtividade, entre outros. É um assunto em alta quando falamos sobre o futuro da forma de trabalhar, porém, é um tema relativamente recente no Brasil.

Antes de tudo, precisamos esclarecer o conceito de Home Office. Entenda que “home office” não significa “trabalho em casa”. O significado mais próximo é uma modalidade de trabalho fora do escritório ou locais convencionais. Você pode atuar como home office em cafés, aeroportos, escritórios de coworking e até mesmo em… casa.

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Além disso, esta modalidade não é para qualquer pessoa. Não basta ter o ambiente adequado, preparado para trabalhar remotamente. É necessário que o profissional seja auto-organizado, auto-gerenciado. Precisa ter a responsabilidade de cumprir horários, registrar as atividades trabalhadas, como se estivesse dentro da empresa.

Não confunda home office com “trabalhar pouco para ganhar mais”. Esta modalidade não tem relação com as promessas milagrosas que encontramos na internet prometendo “trabalhe sem sair de casa, renda extra trabalhando pouco”. Também não significa ficar 100% do tempo fora do escritório. O mais comum neste tipo de trabalho é ficar fora da empresa dois ou três dias, ou ainda reuniões presenciais a cada 15 dias.

Falando agora especificamente de Gerenciamento de Projetos, será que é possível termos uma Gestão de Projetos remota, em home office, lidando com recursos e partes interessadas em diversos locais do país e, quem sabe, do globo?

É comum um gerente de projetos lidar com diversos projetos, com centenas de envolvidos e em alguns casos projetos em diversos países, sendo impossível estar com todos os membros das equipes o tempo todo.

“A maioria dos gerentes dos projetos concluídos com sucesso gastou aproximadamente 90% do seu tempo envolvida em algum tipo de comunicação“. Seja ela escrita, falada, de forma não-verbal, com um estilo formal ou informal, os gerentes devem saber aplicar os diferentes tipos e estilos de comunicação, assim como desenvolver um ambiente que propicie uma comunicação franca e aberta entre os participantes do projeto” (DINSMORE, 2005). 

A atuação de um Gerente de Projetos é, em boa parte do seu tempo, apoiando sua equipe em busca de remover os impedimentos para a realização do projeto. E este apoio, esta busca, é feita através de comunicação nas suas mais diversas formas.

Além de atuarmos como removedores de impedimentos em projetos, uma grande atuação que temos como Gerentes de Projetos é o monitoramento e controle do projeto. Para isso, a equipe precisa lhe fornecer informações do projeto, como volume de horas utilizado, atividades, entregas concluídas, termos de entrega assinados, etc.

Abaixo deixo algumas dicas e considerações que acredito serem básicas para um Gerente de Projetos atuar como home-office atingindo o sucesso nos seus projetos:

Ambiente preparado e vestimentas

Nada de trabalhar de pijama (cuecoffice) ou na mesa da cozinha. Tenha uma sala, um escritório, seja na sua casa ou fora dela para trabalhar. Vista-se como se fosse ao escritório, mesmo trabalhando em casa. Isso ajudará a reforçar que você está em horário de trabalho.

Tem esposa, filhos, cachorros? Deixe claro para eles qual é seu horário e forma de trabalhar para que não seja interrompido ou a forma como devem interrompê-lo.  Afinal, nada mais constrangedor do que você estar em uma conferência com sua equipe e alguém gritar chamando você pra abrir um pote na cozinha.

Aplicativos e ferramentas

Tenha sempre as ferramentas necessárias para seu trabalho, pagas ou gratuitas. Considere que as ferramentas não irão obrigá-lo à trabalhar com elas, você precisa inserir as informações e se auto-organizar pra isso. Vale tanto ferramentas instaladas, como MS Office, ou remotas como Google Docs. Tudo depende da sua forma de trabalhar.

Precisa ter conexão com a intranet da empresa? Resolva tecnicamente com sua equipe como ter este acesso, seja VPN, acesso remoto, entre outras, mas garanta que você terá acesso a tudo o que precisa, dispensando a necessidade de locomoção por conta de um arquivo que está sem acesso. E nem preciso dizer que você precisa de acesso à internet de qualidade para trabalhar.

Transforme reuniões desnecessárias em e-mails ou conferências rápidas

Ninguém gosta de reuniões longas, distantes, que parecem intermináveis e não entregam nada, não atingem objetivos. Estamos em 2015 e deslocar várias pessoas para um local físico, pagando passagens aéreas, pedágios, combustível não é viável nem necessário na maioria dos casos.

Em projetos Agile, é comum termos reuniões no inicio do dia para planejarmos as atividades, tanto técnicas como de gestão. Estas reuniões costumam durar apenas 15 minutos e podem ser feitas remotamente.

Diminua o tamanho dos e-mails. Um e-mail deve ser usado para registro, comunicações pontuais e rápidas. Assuntos complexos ou que podem dar margem para longas discussões devem ser tratados via conferência ou telefone, fazendo apenas um registro em ATA para os envolvidos.

E quem gosta de proximidade, acha importante os envolvidos nas reuniões estarem no mesmo local? Existe tecnologia para isso, onde através de telões, imagem de alta resolução e ambientes iguais dá a impressão de que estão na mesma sala com pessoas ao redor do mundo.

Defina prazos, entregas e SLAs

O projeto pode ser tradicional ou ágil. Em ambos existe a necessidade de entregar relatórios e informações para diversas partes interessadas. Quando definir o Plano de Comunicação do projeto, além de definir quais são estes relatórios e para quem vão, defina a frequência e o SLA em que estas informações precisam ser entregues ou recebidas.

Desta forma sua equipe saberá quando lhe fornecer informações do andamento do projeto e você saberá quando deverá passar esta informação adiante ou controlá-la, minimizando os contatos para solicitar estes documentos e informações.

Foque na solução e busque a forma mais rápida

Perde-se muito tempo em projetos com discussões sobre quem é o culpado ou causador de algum problema no projeto. Fuja disso! Foque na solução dos problemas. Projetos possuem prazos para terminar e não devemos gastar nossos recursos com discussões. Se você não é um advogado, que precisa culpar alguém em um processo, não foque nisso. Entenda o problema com sua equipe, registre as causas, proponha a solução e busque-a.

Trabalhando em home office isso se faz ainda mais necessário, evitando longas conferências ou discussões por e-mail. Estas situações são as principais causas em que empresas abandonam esta modalidade por acharem que os recursos não irão conseguir se entender à distância.

Respondendo a pergunta do título do artigo. Sim, é possível ser um Gerente de Projetos home office. Tenha responsabilidade sobre suas atividades e busque qualificar sua equipe para que ela trabalhe com você e não contra você. Desta forma seu trabalho em home-office serão tão ou mais produtivo que estar constantemente junto com sua equipe.

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Publicado originalmente em: http://www.vignado.com.br/?p=322