Na área de TI, assim como outras relacionadas às tecnologias, a gestão de projetos tem protagonismo. Os reflexos negativos de uma má gestão são sentidos no atraso de prazos e na entrega de produtos inadequados.
Qualquer profissional que já esteve na posição de liderança em um projeto de TI sabe como a tarefa pode ser estressante.
Trabalhar em equipe traz benefícios imensuráveis, mas também uma série de desafios, os quais são amplificados quando somos colocados à frente de uma empreitada importante.
Mais do que conhecimentos técnicos, é preciso saber lidar com pessoas, com ideias e perfis distintos. O que nem todos consideram é que quase todas as tarefas podem ser facilitadas, sem qualquer prejuízo para os resultados finais e cumprindo prazos, desde que existam estratégias e planejamento.
Para este texto nós vamos trabalhar 4 dicas que podem ser utilizadas por gestores na hora de coordenar um projeto de TI. Essas sugestões envolvem hard skills e soft skills, de habilidades socioemocionais até o uso de softwares adequados. O objetivo final é facilitar a condução de projetos.
1 – Utilize ferramentas de gestão de projetos
Falar sobre o uso de ferramentas para projetos de TI é “chover no molhado”, mas dificilmente é dado destaque para ferramentas de gestão de projetos, as quais são tão essenciais quanto aquelas mais direcionadas aos conhecimentos técnicos. Sem uma boa organização, um projeto não sai do chão.
Um exemplo de ferramenta altamente recomendada dessa natureza é a Kanbanize, da Businessmap, líder no gerenciamento ágil de projetos. O software é maleável e se adapta às necessidades dos negócios, o que o torna ideal para a gestão de projetos de TI e todas as etapas decorrentes da organização.
Entre as principais funcionalidades do software Businessmap estão os relatórios automatizados de status do projeto (úteis especialmente em etapas posteriores), cronograma e previsão de projetos de acordo com deadlines, automação do fluxo de trabalho e divisão de iniciativas a partir de diferentes níveis hierárquicos.
A fim de maximizar os recursos, é imprescindível manter documentações sobre todas as etapas dos projetos, como os relatórios mencionados no item sobre o software Kanbanize da Businessmap.
2 – Promova a integração dos profissionais envolvidos no projeto
Quando falamos sobre a gestão de projetos de TI, é interessante ressaltar que, em boa parte das situações, profissionais fora da área também estão envolvidos. Sejam colaboradores do setor de marketing ou Recursos Humanos, a verdade é que esses projetos podem ter uma ampla abrangência.
É recomendado que gestores promovam a integração de todos os profissionais, evitando que cada um saiba exclusivamente sobre o seu espaço e nada além. Esse tipo de sinergia é benéfico para o projeto no geral, diminuindo a necessidade de ajustes futuros e o desperdício de recursos valiosos.
3 – Lidere pelo exemplo
Que gestores precisam carregar habilidades de liderança não é nenhuma novidade, mas é preciso ir além. Assim como o uso das ferramentas de gestão de projetos, liderar pelo exemplo tem o efeito de elevar a moral de um time, possibilitando o aumento de performances e da qualidade dos projetos.
Muitas vezes os gestores de projetos de TI não possuem expertises específicas para determinadas tarefas, mas isso não significa que não se possa aprender. Saber ouvir os membros de uma equipe, especialmente aqueles com conhecimentos técnicos, é um valor ímpar aos grandes gestores de TI.
4 – Mantenha documentação de todas as etapas
Algumas vezes pode parecer que a manutenção de documentos sobre projetos é uma perda de tempo, levando em conta que, quando tudo fica dentro dos conformes, eles são apenas arquivados. Esse pensamento ignora os aprendizados que surgem a partir da análise de dados de projetos anteriores.
A fim de maximizar os recursos, é imprescindível manter documentações sobre todas as etapas dos projetos, como os relatórios mencionados no item sobre o software Kanbanize. Mesmo quando tudo corre dentro dos conformes, existe valor em manter registros do que foi feito em um projeto.
Com os “truques” na manga listados acima, nós temos certeza que na próxima vez que for colocado na gestão de um projeto de TI, os desafios serão mais manejáveis, independentemente do que esteja em pauta. Quando existe foco na condução das tarefas, os resultados falam por si próprios.
