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Neste artigo iremos abordar uma característica que se destaca no Google Spreadsheet. Falaremos sobre o recurso de Regras de Notificação.

Quando criamos planilhas e compartilhamos com outros usuários, às vezes desejamos ser informados quando alterações foram feitas na planilha e com o Google Apps isto não significa receber o aviso de forma verbal, ou seja, perguntando ou recebendo a informação do compartilhado.

Com as Regras de Notificação, basta habilitar seus alertas e quando algum usuário compartilhado alterar o conteúdo da planilha você receberá um alerta direto no seu Gmail.

Habilitando Regras de Notificação no Google Spreadsheet

1. Acesse a Barra de ferramentas do Google Spreadsheet e clique na opção Ferramentas.

2. A seguir clique em Regras de Notificação.

Habilitando regras de notificação numa planilha

Definindo Regras de Notificação

1. Marque o controle Alterações foram feitas se quiser ser informado sobre qualquer alteração em sua planilha.

2. Marque o controle Alterações na planilha se quiser ser informado sobre alterações numa Página específica da sua planilha. Escolha no menu ao lado direito qual Página deseja monitorar.

3. Marque o controle Qualquer uma dessas células for alterada se quiser ser informado sobre alterações numa célula ou região específica de uma página específica da sua planilha. Se a sua tiver apenas uma página não é preciso fazer mais nada. Caso tenha mais páginas, escolha no controle anterior no menu do lado direito qual Página deseja ativar este alerta.

4. Marque o controle Os colaboradores são adicionados ou removidos caso queira saber se usuários compartilhados foram removidos no compartilhamento por outros usuários que tenham poder de edição na planilha.

5. Marque o controle Um usuário enviou um formulário caso a planilha esteja vinculada a um formulário, assim cada vez que alguém preencher o mesmo, você será informado.

6. Confirme esta regra clicando no botão Salvar.

7. Você poderá criar mais alertas na mesma Planilha Google Spreadsheet, para isto clique no Link + Adicionar outra regra de notificação.

8. Escolha o alerta conforme descrito nos passos de 1 a 6.

9. Termine clicando no Botão Concluído.

Opção para criação de mais alertas na mesma Planilha.

Recebendo Alertas no Google Spreadsheet

Os avisos são enviados depois que a planilha for alterada por um usuário compartilhado, porém, é bom saber que dependendo das condições do tráfego na Internet estes alertas podem demorar entre 5 a 10 minutos, portanto, ao testar o recurso não fique pensando que ele não funciona caso não receba uma resposta imediata.

Exemplo de alerta enviado para o Gmail através da Regra de Notificação.

É simplesmente incrível o que pode ser feito com o Google Spreadsheet. Se tiver curiosidade em aprender mais sobre esta ferramenta do Google Apps deixe aqui seu comentário. Até o próximo artigo.