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Seguindo a série de artigos sobre “Gestão de Projetos para Micro e Pequenas Empresas – Modelo Híbrido” vou falar um pouco de como iniciar um projeto em sua empresa.

Cada metodologia possui uma recomendação, uma forma de iniciar um projeto. Algumas até mesmo alegam que registrar este momento é desnecessário. Porém, a natureza de um projeto é ter um tempo determinado, logo, precisamos saber quando ele foi iniciado e com quais critérios, pois muitas vezes este início impacta em todo o projeto.

Como seria então a abertura de um projeto seguindo um Modelo Híbrido? 

Precisamos de um documento formal que registra o “marco inicial” do projeto. Ele é conhecido como “Termo de Abertura do Projeto (TAP) ou Project Charter”.

Este documento dá autoridade ao Gerente do Projeto para utilizar os recursos da organização bem como deixando claro suas funções, limites e atuação neste projeto, tanto do ponto de vista de quem receberá o produto do projeto como de quem está entregando este projeto.

Um projeto, por menor que seja, nunca deverá começar sem ter este documento preenchido, entendido e assinado pelas partes interessadas fundamentais ao projeto.

“Mas alguns modelos Ágeis de Gestão de Projetos dizem que não devemos ter documentos, ou criar apenas documentos que criem valor ao cliente”. 

Quase isso. A questão não é eliminar todos os documentos e sim criar aqueles que forem fundamentais, importantes e que agregarão valor ao projeto. Este valor não é somente para o cliente: é também para o fornecedor. Lembre-se que devemos buscar entregar um projeto sempre mantendo uma relação “ganha-ganha”,  entregando valor para ambos os lados de um projeto.

Alguns projetos envolvem atuação remota, outros envolvem contratação de terceiros, compra de material, aquisição de licenças. Como saber a partir de quando emitirmos eventuais cobranças ou autorizarmos um terceiro a trabalhar sem registrar esta autorização?

O que fazemos em um Modelo Híbrido é registrar este momento em um documento, porém sem deixá-lo desnecessariamente extenso. Além disso, ele também deve ser considerado um “entregável” do projeto. Deve constar no cronograma inicial e ter um tempo alocado para este desenvolvimento, mesmo que seu custo seja absorvido pelo fornecedor e não necessariamente repassado ao cliente, como em projetos onde o custo é repassado em horas.

Entendi, mas o que vai neste termo de abertura em um projeto seguindo um modelo híbrido?

Não pretendo ir a fundo, explicando e detalhando como fazer um termo de abertura. Você encontrará diversos modelos para os mais diversos ramos pesquisando no Google.

Apesar disso, irei comentar o que eu acredito ser importante constar no termo de abertura, além de deixar para vocês um modelo para download.

Termo de Abertura – Modelo Híbrido – Sugestão

Abaixo os itens que costumo inserir no Termo de Abertura dos meus projetos. Importante: Assim como diversos documentos do projeto, este é um documento colaborativo. Não tente preenchê-lo sozinho, pois dificilmente você terá todas as informações. A equipe comercial poderá ter os valores negociados para você calcular a lucratividade, a equipe técnica poderá ter informações de riscos iniciais, entre outros. Qualquer método ágil reforça muito a importância da colaboração de equipe e ela deve ser praticada desde o início!

• Título e Descrição do Projeto
• Gerente de Projeto
• Objetivo do Projeto
• Partes Interessadas Iniciais
• Entregas / Descrição dos Produtos
• Recursos Pré-Designados
• Requisitos Conhecidos das Partes Interessadas
• Riscos de nível Macro do Projeto
• Premissas
• Restrições
• Requisitos para Aprovação do Projeto
• Cronograma de Marcos inicial
• Orçamento de Alto Nível do Projeto
• Patrocinadores

Uma explicação resumida de cada item sugerido acima você encontra dentro do modelo que deixo abaixo para download. Apesar dos itens citados serem relativamente comuns, as instruções de preenchimento de cada um deles leva instruções mista de métodos tradicionais e ágeis!

Já utilizo este documento há alguns anos, sempre adaptando/melhorando para cada cliente/empresa que passei e ele foi necessário. Faz parte de um conjunto de boas práticas que procuro adotar/incentivar em cada projeto e compartilho com vocês.

Antes de apresentar o documento ao cliente, efetue uma reunião interna de abertura do projeto, com os envolvidos na gestão/entrega do projeto. Desta forma, todos estarão de acordo com as informações apresentadas no Termo de Abertura antes de você efetuar a reunião de abertura no cliente. Não esqueça de, se necessário, registrar pontos importantes de ambas as reuniões em  uma ata! Deixo abaixo também um modelo de Ata de Reunião.

• Modelo de Termo de Abertura: Download: Clique aqui
• Modelo de Ata de Reunião: Download: Clique aqui

Espero que tenham gostado. No próximo artigo pretendo falar de algo extremamente importante em um projeto: Identificação/Mapeamento de Partes interessadas. Tenho algumas dicas e uma abordagem diferente do convencional.

Até a próxima semana! Obrigado pela leitura e aguardo comentários!

Publicado originalmente em: http://www.vignado.com.br/?p=377