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Olá amigos,

Falando um pouquinho sobre Scrum, as cerimônias que eu mais gosto de conduzir/participar são as retrospectivas de Sprint. É aquele momento onde a equipe reflete sobre pontos positivos, pontos de melhoria e, o principal de tudo, traçam um plano de ação para incorporar as melhorias na próxima Sprint. Seguindo a minha linha de abordagem sobre o assunto, novamente não temos nada de novo apresentado, pois a reunião de retrospectiva tem o mesmo propósito da velha e conhecida reunião de lições aprendidas, além de ser o encerramento do ciclo de melhoria contínua (PDCA)

Até o momento estou falando de Scrum, mas muitas empresas/projetos/equipes ainda não adotaram e usam uma abordagem tradicional onde a reunião de lições aprendidas é realizada somente ao final do projeto. Ao longo dos meus mais de 20 anos de experiência, já participei de centenas de reuniões de lições aprendidas e muitas delas eu apelidei carinhosamente de “lições desaprendidas”, pois nada foi aprendido de fato e o tempo das pessoas desperdiçado. Vou compartilhar alguns casos reais vivenciados por mim e por alguns amigos e colegas de profissão.

1) Reunião para “cumprir tabela”
Já participei de diversas reuniões que serviam puramente para “cumprir tabela”. O Gerente de Projeto abria a reunião pedindo para alguém sinalizar rapidamente algum problema ou situação que poderia ser evitada em projeto seguinte. O termo “rapidamente” fazia com que todos falassem de forma bem superficial e rasa, nenhuma anotação era feita e em menos de 20 minutos a reunião se encerrava. O Gerente de Projeto saía da sala e dizia: “Ok. Agora posso enviar o formulário de encerramento de projeto para o PMO”.

2) Reunião “eu falo e vocês escutam”
Em outra situação bem curiosa, as reuniões se resumiam em que todos ouvissem as “lições aprendidas” somente na visão do Gerente de Projeto. Quando o projeto ia bem era: “Graças a um bom gerenciamento e planejamento atingimos os objetivos”. Quando ia mal: “Realmente este projeto foi decepcionante. Espero que vocês reflitam sobre seus erros”. Qualquer argumentação ou discordância era prontamente interrompida pelo Gerente de Projeto. Afinal de contas, a lição aprendida era dele e ele era “O Projeto”.

3) Reunião “eu falo e vocês escutam” – Parte 2
Esta situação é bem similar a situação anterior, a diferença é que a reunião era dominada por um executivo de alto escalão. Eram abordadas somente as lições aprendidas na visão do executivo. Novamente sem espaços para argumentações e discordâncias. E aqui isto nem acontecia, pois por motivos de hierarquia as pessoas não se sentiam à vontade para discordarem do “Big Boss”. A velha máxima: Manda quem pode, obedece quem tem juízo.

4) Reunião “eu falo, vocês escutam e o papagaio repete”
Similar a reunião comandada pelo executivo, mas aqui tínhamos a participação do típico “puxa-saco” que repetia o final de cada frase dita pelo executivo, fazia comentários vazios, balançava a cabeça positivamente para tudo e dava risada de alguma piada mais sem graça dita pelo chefe.

5) Reunião “nada a declarar”
Em algumas empresas os membros da equipe e stakeholders simplesmente não viam valor algum nesta reunião e queriam se ver livre delas o mais rápido possível. Enquanto o Gerente de Projeto tentava extrair alguma coisa das pessoas as respostas eram sempre essas: “Correu tudo bem. Vamos seguir assim no próximo projeto” ou “No próximo projeto nós discutimos como fazer melhor” e sempre encerradas com: “Agora preciso ir. Estou cheio de coisas para fazer! Ok?”

6) Reunião “blue sky”
Reunião “céu azul”, onde as pessoas só enfatizam os pontos positivos e não se sentem confortáveis em expor os pontos de melhoria, jogando-os para debaixo do tapete.

7) Reunião “política da boa vizinhança”
Reuniões em projetos problemáticos com problemas de cooperação entre equipes e na hora da reunião de lições aprendidas a reunião segue uma linha política. Geralmente os gestores menos colaborativos são aqueles que mais falam enfatizando “o trabalho em equipe” e “que estão à disposição para ajudar”. Qualquer iniciativa de abordar as dificuldades de cooperação são prontamente interrompidas por “não concordo com isso”, “esta não é uma reunião para apontar dedos” ou mesmo “aqui não temos segregação de equipes, temos uma grande família que se chama empresa XPTO”

8) Reunião “Guerra Mundial”
Reunião onde as pessoas entram “armadas” para se acusarem. Geralmente este tipo de reunião ocorre quando é um projeto muito longo, muito problemático e os relacionamentos pessoais foram se deteriorando ao longo do tempo. Os problemas de relacionamento devem ser expostos, mas sempre no sentido de identificar como evitar que estes problemas impactem em próximo projeto e não para trocarem acusações.

9) Reunião “bla bla bla bla bla…”
Reunião onde muito se fala, pouca ação de melhoria é identificada e nenhum respeito ao timebox da reunião é levado em conta. A reunião vai seguindo sem limite de tempo e nenhuma lição aprendida de fato.

10) Reunião “lições aprendidas na rede”
Nesta situação a reunião até pode ser produtiva, mas o Gerente de Projeto a encerra dizendo que o documento formal de lições aprendidas estarão em um documento Word localizado na rede da empresa, diretório X:\Empresa\Filial São Paulo\Centro de Custo 1201\Departamento de Projetos\Projetos 2016\Projetos Financeiros\Projetos Médio Porte\Documentos de Encerramento\Lições Aprendidas. São grandes as chances deste documento cair no completo esquecimento e ter sido uma lição documentada e não aprendida. Dica: utilizar artefatos visuais (post-its) ou artefatos simples como uma planilha Excel de fácil acesso ou um documento Wiki de acesso corporativo.

Se identificou com algum dos cenários acima? Reflita como fazer para sua reunião realmente trazer lições aprendidas e contribuir com a melhoria contínua de todos os envolvidos!