Profissionais TI - Pra quem respira informação

Um dos problemas mais corriqueiros hoje em dia, especialmente no mundo corporativo, é o início de um projeto. Dificuldades e dilemas como delegação de competências, de responsabilidades, fluxo de gerenciamento das etapas, quem vai controlar isso tudo é de que forma… Enfim, dúvidas que possivelmente podem fazer um projeto empacar na largada!

Para tentar lhe ajudar a não ter esse problema (ou pelo menos minimizar a possibilidade), vamos neste breve artigo explorar as funcionalidades da Matriz RACI, uma ferramenta de gerenciamento que tem se provado eficaz ao longo dos anos justamente por nortear os profissionais nessas fases de gerenciamento de um projeto.

A Matriz RACI

Não se sabe exatamente de onde surgiu essa ferramenta de gerenciamento. Uma corrente defende que tenha surgido no Japão nos anos 70 e outros alegam que tenha sido obra de três pesquisadores noruegueses que publicaram um estudo sobre a matriz no início dos anos 80. Mas o fato é que há algumas décadas tem se observado o uso da Matriz RACI por diversos profissionais ao longo do mundo.

Designada como uma ferramenta de auxílio a profissionais que desejam melhor definir responsabilidades dos envolvidos num projeto, a Matriz RACI é um acrônimo para Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C) e Informed (I). Abaixo exploraremos cada um desses pilares.

Responsible (R)

Esse pilar justamente agrega a questão da responsabilidade. Efetivamente podemos dizer que é quem executará a atividade que lhe for designada. É quem faz o trabalho e completa a tarefa. Deve haver pelo menos um agente no projeto com a designação de Responsible, e outros podem ser indicados com o assistentes na execução.

Accountable (A)

Esse papel é de quem detém a autoridade para aprovar ou receber a tarefa feira pelo Responsible. É esse agente que terá a autoridade de aprovar o trabalho  e verificar se os requisitos para execução foram devidamente atendidos. Para cada tarefa ou entrega deve haver somente um Accountable designado.

Consulted (C)

Esse papel é de quem detém o know-how  da tarefa, e geralmente é o agente mais expert e  consultado no decorrer do projeto. Esse agente é o responsável por ser a ponta técnica e elo entre todos os demais agentes, sendo a comunicação uma compete via imprescindível, sempre de duas vias (pergunta/resposta).

Informed (I)

Toda ação tomada e os resultados dela, numa equipe que está desenvolvendo um projeto, precisa ser notificada e informada. Esse papel cumpre essa etapa, na medida em que os agentes aqui não precisam necessariamente estar envolvidos na execução do projeto, mas precisam ser avisados do desenvolvimento do trabalho.

A estrutura da Matriz RACI

O processo de designação das tarefas na Matriz RACI deve ser muito bem estruturado e indicado sobre quem deve fazer o quê. Muitas vezes, o papel que alguém recebe no projeto significa uma tarefa para ser cumprida até a entrega do projeto, sem substituições ou subdelegações. Assim, é altamente recomendável que cada função no projeto não acumule com outra (ex.: um Responsible não pode acumular as atividades de Informed). A matriz não se torna eficiente quando delegações cumulativas ocorrem.

Entretanto, a distinção e cumulatividade pode ocorrer nos casos de organizações que possuam diversas equipes com projetos em andamento; num projeto o executor tem as atribuições Responsible e em outro projeto em paralelo pode ser O elemento de consulta (Consulted).

Para o bom uso dessa poderosa ferramenta de gerenciamento, destacamos a necessidade de haver respeito às funções segregadas e devidamente designadas. Isso garante eficiência no curso do projeto.

Estruturalmente, uma Matriz RACI pode ser montada de forma simples em editores de texto ou planilhas eletrônicas. Abaixo um modelo padrão da Matriz, separando as atividades por cada agente designado:

Por fim, a Matriz RACI também evoluiu e hoje existem diversas variações que podem ser encontradas na Internet, com etapas expandidas ou atribuições mais detalhadas. Os templates dos diversos modelos de Matriz RACI e suas variações também encontram-se largamente disponíveis na internet, graças à popularidade massiva e aplicabilidade no meio corporativo.

Vale um último toque… Cada caso é um caso e em muitos a Matriz RACI pode não ser o melhor modelo de gestão de projetos a ser utilizado, Ok?