Figurinha carimbada no Planejamento Estratégico de qualquer corporação, a Análise SWOT ou Matriz SWOT agora é parte integrante do processo de Gestão da Qualidade na empresa. Isso ocorre por que a versão 2015 da norma ISO 9001 prevê, de forma obrigatória, a análise do contexto interno e externo no qual a corporação está inserida e nenhuma ferramenta é melhor para este tipo de tarefa que a SWOT.
SWOT: o que é e para o quê serve
Idealizada na década de 1960 pela Universidade de Stanford, a Análise SWOT ou Matriz SWOT é uma ferramenta para análise dos ambientes interno e externo de uma empresa ou corporação. A sigla vem do inglês Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats e em português Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças (FOFA ou FFOA). Ela é composta por três processos distintos: o primeiro é o levantamento de todas as características ambientais, internas e externas. O segundo é o cruzamento destes fatores entre si, gerando a matriz gráfica propriamente dita. O terceiro é a análise dos pontos de intersecção, resultando em ações que serão descritas em um planejamento tático.
Como se aplica a SWOT
A execução ideal da Matriz SWOT passa por um processo amplo, que interage com todas as áreas da empresa, tanto administrativas quanto técnicas. A sugestão é listar, sem medo, tudo o que se acha bom ou ruim em cada área.
De posse desta lista, deve-se separar o que são fatores internos – tudo aquilo que a empresa pode controlar diretamente – e externos – todos os fatores que estão fora do controle da empresa. Os fatores internos e externos serão novamente separados, desta vez entre:
- Internos: Forças e Fraquezas
- Externos: Oportunidades e Ameaças
Forças são todos aqueles fatores que nos destacam, que facilitam nossa vida. E fraquezas tudo aquilo que pode atrapalhar o nosso caminhar. Sempre são questões que nós podemos manipular diretamente, como uma mudança de turno na fábrica, a compra de um novo maquinário, o fato de possuir funcionários melhor qualificados, etc.
Atenção! Uma coisa listada como força não pode jamais figurar também como fraqueza. Muitos administradores caem nesta armadilha listando situações que são “uma qualidade, mas também é um defeito”.
Oportunidades e Ameaças são todos os fatores que o ambiente nos proporciona. Uma nova regulamentação que nos favorece ou nos prejudica. Um grande evento como a Copa do Mundo, o Carnaval ou as Olimpíadas. Uma nova política bancária e assim por diante. São fatores que estão completamente fora do nosso controle, mas que devem ser monitorados de perto. Ao cruzar os fatores entre si é importante observarmos que dois quadrantes são os mais importantes:
- Forças x Oportunidades
- Fraquezas x Ameaças
No primeiro temos a chance de sair na frente de nossos competidores ou de aplicar ações, como ajustes em processos e procedimentos que nos tragam maior eficiência. No segundo estão os pontos de atenção, nos quais temos que agir de forma precisa para gerar eficiência e eficácia. Os demais quadrantes – forças x ameaças e fraquezas x oportunidades – não devem ser desprezados, pois contém chances reais de melhoria contínua.
Quando deve-se utilizá-la
Planejamentos Estratégicos são desenhados para cobrirem um horizonte de 3 a 5 anos. A boa prática nos fala que um bom planejamento estratégico deve ser revisado anualmente. Neste momento, a SWOT pode ser aplicada novamente, talvez sem tanta profundidade e em um formato de consulta a áreas da empresa que sejam mais suscetíveis a mudanças bruscas de ambiente (Área Contábil, por exemplo), em busca de fatores que tenham sido alterados ao longo do ano.
De posse destes resultados, deve-se promover o ajuste do leme, aproximando o planejamento estratégico do curso definido anteriormente. É interessante observarmos que um plano não é imutável, rígido e fixo, mas deve ser alterado com cuidado, preservando seu contexto ao longo do horizonte para o qual foi desenhado (3 a 5 anos).
Assim, se você identificou um problema de padronização de um produto, por exemplo, e sugeriu como atividade a implantação de um programa para definição e cumprimentos destes padrões, esta atividade não deve ser retirada do seu planejamento inicial, nem esquecida em face de pequenos incêndios que possam aparecer.
