Profissionais TI - Pra quem respira informação

Imagine dirigir pela rua a 50 Km/h. Carros estacionados no lado direito da rua. Você sendo o mais cauteloso possível, mas toma um susto quando uma bola rola por entre os carros. E algo ainda pior, uma menininha corre atrás da bola. Você imediatamente pisa no freio, vira o volante para a esquerda, ouve o barulho dos pneus arrastando no asfalto e reza por um milagre.

Pergunta: você prefere ter 15 ou 150 metros para reagir nessa situação? A resposta é óbvia. Todos querem um tempo mais longo para reagir. Quanto mais longe, melhor. Claro que você quer um tempo maior para ajustar a direção, pisar no freio, desviar da menina ou empreender qualquer outra ação necessária para evitar um acidente.

Por que é então que nós – membros da equipe do projeto em geral – tendemos a esperar até o último minuto para concluir as entregas? Não é bom terminar mais cedo e ter mais tempo para tomar qualquer ação corretiva que possa ser necessária? Ok, em projetos não estamos falando sobre um evento de vida e morte, no entanto, o mesmo princípio se aplica: é melhor ter mais tempo para reagir.

Pense no que acontece em um típico ambiente de projeto. Uma entrega pode estar planejada para ser realizada em 10 dias. Temos algum tempo imediato para trabalhar nela e talvez antecipar. Mas, nós escolhemos não fazê-lo. Dizemos que temos muito tempo para executá-la. O que acontece? Acabamos terminando-a no final do dia que está planejado! Não nos damos nenhuma margem de erro, absolutamente nenhuma chance de fazer qualquer ajuste se algo der errado. Mas, no fundo, sabemos que não temos de fazer isto a nós mesmos.

Razões por que terminamos somente no prazo final

É da natureza humana procrastinar. Por que fazer hoje o que pode ser adiado até amanhã? Sempre vai haver algo mais intrigante ou interessante para trabalhar do que a tarefa à mão. Quando priorizamos algo que julgamos “interessante”, raciocinamos que depois haverá tempo suficiente para fazer as tarefas importantes que realmente precisam ser realizadas. Muitas vezes, dizemos que o email é mais importante do que a tarefa à mão, mas email é um eliminador de produtividade. Você pode intencionar passar quatro horas ininterruptas trabalhando em um entregável, e até chegar mais cedo para isto. Então você se senta no seu escritório para trabalhar, mas dá um olhada rápida no seu email. Uma hora e meia depois e você ainda não começou o que você chegou cedo para fazer! O email apresentou a ilusão da produtividade, mas roubou o tempo que você poderia ter usado em algo realmente importante. Parece com alimentação “fast food”, que lhe faz se sentir totalmente cheio, mas vem com pouco ou nenhum valor nutritivo.

O trabalho se expande para preencher o tempo disponível. Este é um fenômeno interessante que todo gerente de projeto já viu. Se a uma tarefa for dada quatro horas para concluir, ela tomará quatro horas para concluir. Se for dada uma semana, ela tomará uma semana. Se for dado um mês… Bem, você chegou ao ponto. O trabalho sempre se expande para preencher o tempo que tiver disponível. Não tenho certeza como ou por que isto acontece mas é algo que as ocorrências podem ser contadas. Infelizmente, isto adia a realização do entregável até o último minuto e não permite que nenhum tempo seja utilizado para alguma ação corretiva.

Os recursos são escassos – os recursos são os mais difíceis de arranjar. Há muito para fazer e tempo insuficiente para fazê-lo, uma situação comum a qualquer companhia onde há gerenciamento de projetos. Fazendo malabarismo com tantas prioridades ao mesmo tempo, os recursos só conseguem ver aquela atividade cuja data de entrega está fitando eles na cara. Eles querem somente sobreviver, e embora eles tenham dominado a arte de adiar coisas até o último minuto, infelizmente isso faz seu papel como um gerente de projeto muito mais difícil.

Aí está o problema. Todos os cenários acima exigem perfeição na entrega final. Eles não deixam nenhuma margem para erro e nenhum espaço para modificações ou melhorias. Isto o coloca a 15 metros de distância de um desastre com pouco ou nenhum tempo para reagir.

Razões para terminar mais cedo

Os benefícios abaixo mostram que vale a pena o pensamento que não há nenhum pecado em terminar um entregável mais cedo:

Você pode adaptar-se para evitar o desastre: Acabar algo mais cedo permite que tempo para ajustes sejam empregados. Eu particularmente já vi muitos exemplos em projetos de TI do que acontece se você não termina cedo. Uma alteração às vezes não parece que causará um grande problema, então a mudança é autorizada, quase sempre na última hora. Geralmente não há nenhuma margem para ajuste, o que pode ocasionar alguma desordem em sistemas interligados.

Você pode fazer algo melhor: Acabar um entregável cedo também lhe põe na posição invejável de fazer algo melhor, se não perfeito. Vamos ser honestos, se você conseguir realizar entre 95 e 98% correndo contra um prazo final, você está fazendo muito bem. Por isso, foi inventada a “Fase 2”. Mas, e se você consegue esta porcentagem da realização e ainda tem uma semana ou duas para fazer os últimos 2%? Isto vai lhe permitir a oportunidade de fazer algo muito melhor se não estiver 100% completo, e elimina a necessidade de voltar e revisitá-lo na Fase 2.

Você pode mudar para outra coisa: O terceiro benefício de concluir um entregável mais cedo é que ele permite que você se mova para o próximo logo… É melhor começar algo novo quando não se está dias atrasado do último que você começou.

Sabemos que não vamos conseguir um mundo perfeito no gerenciamento de atividades. Algo sempre vai surgir sem ter sido previsto e arruinará o seu plano de projeto. Contudo, se você estiver consciente do fato que não há nenhuma lei contra a conclusão de algo antecipadamente, e entender os benefícios, isto acontecerá com maior frequência. Ainda mais, você e a sua equipe apreciarão a experiência de colocar algo na prateleira sem estressar sobre ele até o último segundo. Lute para entregar somente um dia antes o seu próximo entregável e veja que diferença isso fará!

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