Profissionais TI - Pra quem respira informação

Um dos melhores recursos corporativos para se comunicar já inventados com certeza é o e-mail. Ele nos permite entrar em contato com praticamente todo o mundo, desde pessoas físicas, empresas, serviços e claro, seus colegas de trabalho.

Este recurso nos permite envolver várias pessoas simultaneamente para resolver um assunto, sendo que todas as respostas ficam registradas para que você consiga rastrear depois. É realmente uma mão na roda.

O problema começa quando as pessoas querem resolver todos os problemas por e-mail. Coisas que poderiam ser resolvidas com um simples telefonema ou uma conversa cara-a-cara, são postergadas pela comodidade do e-mail. As pessoas se sentem atraídas por este recurso exatamente por isso: deixar para depois. Como temos rastreabilidade, temos a falsa sensação de que podemos adiar as tarefas por que não as esqueceremos – elas estão na caixa de mensagens.

Em uma grande corporação, onde a cultura é resolver tudo virtualmente, a vazão de e-mails pode ser absurda. Hoje trabalho em uma organização relativamente pequena e já tenho colegas que chegam a ter 1000 e-mails não lidos na sua caixa. Passam grande parte do dia lendo e respondendo e-mails, enquanto outras tarefas mais importantes acabam ficando para depois.

Resultado disso: Produtividade prejudicada, atrasos e muita frustração.

Bom , eu estive nesta situação há alguns meses atrás até que encontrei algumas alternativas que me ajudaram, por isso gostaria de compartilhar com vocês. Pode não funcionar exatamente como funcionou comigo, mas acredito que poderá servir pelo menos como uma inspiração para que você encontre a melhor forma de resolver isso na sua rotina.

O primeiro passo foi adotar a ideologia inbox zero. Essa filosofia foi criada por Merlin Mann, fundador e escritor do blog 43 Folders. A ideia geral é que você mantenha a sua caixa de entrada praticamente zerada e gaste o mínimo de tempo possível nela. Para isso, ele propõe que:

• Você mantenha distância dos e-mails. Não fique acessando sua caixa a cada dois minutos. Separe momentos específicos para isso no seu dia.
• Adote os princípios de delegar, deletar, responder, fazer ou adiar nos seus e-mails.
• Responda imediatamente à mensagens que podem ser respondidas em dois minutos ou menos (regra emprestada da filosofia do Getting Things Done, criada por David Allen).

Então adotei momentos específicos do dia para ler e responder e-mails. Comecei com vários momentos, cerca de seis ou sete, e fui diminuindo de acordo com a velocidade com que fui me acostumando a este novo processo. Hoje me esforço para me restringir em três momentos. Além disso, desliguei notificações de e-mail no computador e no celular. Notificações são tentadoras e dão a sensação de que tudo precisa ser imediato. É preciso se afastar dessa sensação para poder ter mais liberdade.

O segundo passo, como a filosofia coloca, é sempre ter alguma ação para um e-mail. Para conseguir processar os e-mails sem perder a rastreabilidade, adotei duas ferramentas: Trello e Todoist. Não vou me aprofundar explicando o seu uso, mas em resumo, as utilizo para duas coisas: Coordenação de atividades e lista pessoal de tarefas, respectivamente. Processo cada um dos e-mails e para os que demandam acompanhamento, registro em alguma das ferramentas. Ambas são gratuitas.

O terceiro passo para adotar a filosofia foi começar a responder imediatamente a mensagens que podem ser respondidas em dois minutos ou menos. Eu tinha a horrível mania de abrir o mesmo e-mail duas ou mais vezes. Lia o e-mail para me contextualizar e me convencia a deixá-lo lá para depois responder. O problema era que depois eu precisava gastar tempo de novo para reler, me contextualizar novamente, tomar uma atitude e só depois responder. Era um grande desperdício.

Fora adotar a filosofia do inbox zero e as ferramentas, comecei a mudar alguns hábitos que também me atrapalhavam. Aqui no trabalho, o e-mail é utilizado para resolver 90% dos problemas. Para reduzir isso, comecei a conversar mais com as pessoas. Quando não é possível pessoalmente, faço através do telefone ou ferramentas dinâmicas de comunicação como o Slack. Isso reduziu bastante a troca de e-mails desnecessários.

Hoje em dia ainda não estou totalmente livre da caixa de mensagens, mas não me sinto mais escravo dela. Tenho o controle sobre o meu tempo gasto nisto e consigo administrar melhor minhas tarefas e obrigações profissionais e pessoais.

Além disso, é gratificante ver a caixa de e-mails vazia =)