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A Técnica do Tomate ( Pomodoro Technique )

O italiano Francesco Cirillo teve em 1992 a idéia de utilizar um timer para gerenciar o seu tempo de trabalho, para isso ele usou um TIMER daqueles de cozinha que faz “tick, tick, tick” e fica girando até acabar com um sonoro “TRIMMMMM”.

Esse timer contava exatos 25 minutos de tempo e ele decidiu que durante este tempo iria fazer o possível para focar em seu trabalho sem distrações, enquanto ouvia o “tick” do timer ele trabalhava sem parar . Quando o timer acabava: “TRIMMM” ele parava anotava o que havia feito neste tempo e fazia um intervalo de 5 minutos para respirar, tomar café e fazer qualquer outra coisa… e FUNCIONOU!

A técnica foi nomeada após seu autor, Francesco Cirillo, tê-la aplicado pela primeira vez utilizando um cronometro em formato de tomate(Pomodoro significa tomate em italiano).  Então ele documentou sua técnica aqui: http://www.pomodorotechnique.com/

Resumo básico ( TOMATO for DUMMIES )

A Técnica do Tomate tem muito mais especificação e regras (que estão no documento em PDF), mas vamos resumir muito simplificadamente. A grande sacada é resolver o problema de foco, organização do tempo e ansiedade.

O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental e busca fornecer uma resposta eficaz a um estado provocador de ansiedade chamado de temporal “becoming”.(Wikipédia)

Objetivos:

• Diminuir a ansiedade do tempo.
• Ajudar a manter o foco em uma determinada tarefa
• Condicionar o cérebro a obedecer padrões de tempo (cada coisa a seu tempo)
• Evitar o tempo desperdiçado com inutilidades e distrações
• Manter um histórico das atividades exercidas para que se possa medir o desempenho.

Ferramentas necessárias:

O autor da técnica incentiva uma abordagem de baixa tecnologia, utilizando apenas um cronômetro, lápis e papel.

• Um timer de cozinha ou um software, configure para 25 minutos
• Planilha de tarefas (to-do tasks) – o ideal são folhas com linhas tipo de caderno
• Lápis e borracha

Como Fazer em 10 passos práticos:

As etapas de planejamento, controle de tempo, gravação de registros e visualização são fundamentais para a técnica. Na fase de planejamento de tarefas, são priorizados os itens que devem ser feitos no dia. Isso permite que os usuários possam estimar as tarefas que exigem maior esforço. Como cada pomodoro refere-se a um período indivisível de 25 minutos, que deve ser registrado na lista, é possível fazer uma auto-observação de como o tempo é gasto. Um objetivo essencial da técnica é reduzir o tempo das interrupções, adiando outras atividades que interrompam o pomodoro. (wikipedia)

10 Passos

1. Faça uma lista de tarefas
2. Coloque as tarefas em ordem de prioridade
3. Desligue-se: desligue celular, msn, twitter e qualquer outra coisa que possa te distrair. Calma, é só por 25 minutos e ninguém vai morrer por causa disso 🙂
4. Configure o Timer para 25 minutos e inicie a contagem
5. Trabalhe na primeira tarefa da lista ininterruptamente até que o timer termine – “TRIMMM”
6. Pegue o papel e a caneta, faça uma marcação de status da tarefa (ex: 50% concluída) e escreva o que vc fez nesta tarefa , faça anotaçoes, escreva ideias e lembretes que possam ser úteis na próxima tarefa
7. Configure o timer para 5 Minutos e faça um intervalo, vá tomar café, vá no banheiro, olhe os emails, o twitter, ligue para a namorada, etc
8. Volte ao passo 3 e continue na mesma tarefa caso não esteja finalizada, ou vá para uma nova tarefa
9. Faça isso 4 vezes, e depois do quarto Pomodoro* faça um intervalo de 20 a 30 minutos
10. Volte ao passo 3 e comece tudo de novo.

* Pomodoro representa um período de tempo de 25 minutos, após 4 períodos, o que vai resultar em cerca de 2 horas onde você fará uma pausa maior.

Tomate Esmagado

“PROTEJA O SEU POMODORO, mas se for algo impossível de ser adiado, como por exemplo um cliente no telefone, você vai simplesmente cancelar o seu pomodoro, e começar de novo assim que for possível.”

Caso aconteça de no meio de um Pomodoro você ser interrompido, você terá 3 opções:

1. IGNORAR e continuar sua tarefa (marque um traço em sua tarefa para cada interrupção que tiver);
2. ANOTAR na sua lista como uma tarefa URGENTE para trabalhar no próximo Pomodoro;
3. Esmagar o tomate, ABANDONAR o pomodoro e cuidar da emergência IMEDIATAMENTE (mas muitas emergências podem esperar 25 minutos);

No final do dia você terá uma lista das tarefas que completou, quanto tempo gastou e quantas vezes foi interrompido, Isso pode te ajudar a ter uma ideia de como seu dia está rendendo para que seja possível melhorar.

É uma ideia simples e que ajuda muito a melhorar a produtividade e manter o foco.  Mais informações e materiais de apoio podem ser encontrados neste site aqui: http://www.pomodorotechnique.com/

Uma ferramenta bem legal para te ajudar é o @mytomatoes – http://mytomatoes.com/ ou esta ferramenta para Windows: http://code.google.com/p/pomodorotimer/

Existem vários aplicativos para Iphone também, basta digitar “Pomodoro” na busca da AppleStore ou então o bom e velho timer de cozinha: http://www.doural.com.br/product.aspx?idProduct=37215&iddept=0

O ideal é testar, não custa nada e pode ajudar a melhorar o desempenho e produtividade como me ajudou! E funciona não só para quem trabalha em TI, pois minha esposa @claudiapapp tem utilizado com sucesso para gerenciar o seu tempo e as tarefas com o MenuVegano.com

Referências:

• Wikipédia
• Blog Rubinelli.net