Hoje vamos abordar algo complexo em Gestão de Projetos: A Auditoria com foco em Riscos. A auditoria é a maneira mais conclusiva para encontrar e solucionar riscos nos projetos, portanto desconsiderá-la é um equivoco.
A auditoria em riscos deve envolver todos os setores da empresa, não pode desconsiderar nada, deve ir desde o início dos processos até a conclusão dos mesmos, coletando todas as informações e visões diferenciadas dos colaboradores envolvidos, deve também abordar desde o gerente do setor até o operador, pois todos tem suas dificuldades em algum momento no decorrer do projeto e essa dificuldade quando apresentada pode mostrar um problema maior do que aparenta e encontrá-lo é o dever de uma auditoria.
De forma simples podemos considerar três ações que devem ser realizados pelo auditor, essas ações tem sua sequência necessária para desenvolvimento, ou seja, devem ser mantidas as ordens aqui apresentadas para que o resultado seja o esperado.
Quando um projeto já existente é colocado em minhas mãos eu mesmo tenho como padrão iniciar uma auditoria em todos os setores, não só para saber os procedimentos, mas também para modificar o que considerar necessário e porque não dizer para mostrar posicionamento diante todos os funcionários, isso mostrará duas coisas:
- Você está ali para ajudar a solucionar os dilemas não resolvidos na antiga gestão
- Você está se mostrando acessível para todos, desde o menor na escala hierárquica da empresa até aos diretores.
Esse posicionamento que tomo, apesar de aparentar simples, não o é. Entenda que no momento que você sai da sua sala e vai no operacional você está visivelmente se aprofundando no projeto, e isso requer a capacidade de se impor diante das situações com firmeza e de assumir resultados dos quais agora (já que está ciente) você está completamente a par, sejam eles positivos ou nem tanto.
A primeira tarefa em uma auditoria é ir direto no operacional, esqueça as maçantes horas de reuniões com diretores e gestores, faça apenas pequenas reuniões para saber do que se trata e onde se quer chegar, fora isso gaste seu tempo indo no foco – vá para o operacional, converse com quem esta diariamente com a mão na massa, colete informações, pergunte se tem idéias para resolver os problemas, isso é muito importante porque inúmeras vezes esses que tantos desconsideram encontram as melhores soluções para tal problema. Em um projeto simples em uma empresa na qual trabalhei lembro-me de que existiam dois problemas que os Diretores e Gestores não resolviam, não por falta que capacitação e sim por falta de comunicação, sempre arranjavam modos burocráticos para solucionar o que era tão simples, na verdade a solução surgiu de imediato quando saímos de trás das mesas e nos colocamos junto a equipe de vendas externas, que nos mostrou o porque do problema e como na visão deles podíamos solucionar, quando vimos a simplicidade do fato percebemos a importância de começar a pesquisar na base, no operacional.
Dê espaço para as pessoas te encontrarem, seja acessível e assim ganhe confiança, se mostre capaz de solucionar esses dilemas e assim com um grau de comprometimento alto e revelado diante esses profissionais você terá deles a confiança merecida e recebera informações e sugestões cada vez mais concretas e eficazes.
Busque também informar-se sobre os riscos externos, informações que somente seus clientes possuem, essas podem ser inúmeras informações, mas todas são importantes já que esse é o destino do seu produto ou serviço – Seu cliente.
Informações coletadas com fornecedores e parceiros são bem importantes, com um pouco de experiência se pode extrair de uma simples conversa informações sobre concorrentes que utilizam serviços do mesmo fornecedor ou parceiro. Informações como estas são de suma importância já que possibilitam maior flexibilidade para reposicionamento diante o mercado caso necessário.
Após a busca por coletar informações consistentes e úteis se tem um novo caminho a percorrer, esse é o de identificar os riscos internos. Lembre-se no primeiro momento nossa tarefa foi coletar informações e sugestões para resolver os dilemas, tanto internos quanto externos que podem se apresentar durante as entrevistas. Agora o que estaremos propondo é selecionar as informações colhidas e juntá-las as observações feitas sobre os dilemas internos do projeto, isso vai resultar em um controle mais amigável para análises posteriores.
Esses dilemas internos devem ser abordados de frente, já que o resultado das decisões poderão ser um desastre a longo prazo, por exemplo, um pedido de demissão de um profissional de uma determinada área que existe uma escassez de profissionais no mercado, isso desestrutura o projeto, exige tempo e recursos para treinamento e busca por um substituto, que as vezes não está à altura do anterior. Fora as questões de RH os riscos internos podem ser vistos nos setores que demandam procedimentos manuais, como departamento de qualidade, análises de crédito, cadastro de clientes, gestão de estoque e outros, erros nesses setores geram desconforto na equipe, baixa a qualidade do serviço prestado e logo divulga-se a marca como imprópria para consumo. Mas se levarmos em consideração que isso é de alto risco então podemos relacionar isso à:
- Fracasso nos esforços de Marketing
- Problemas judiciais
- Problemas com órgãos de proteção ao consumidor
- Recall
- Desestruturação do caixa (entrega, recolhimento e reembolso)
Esses riscos relacionados nem sempre são compreendidos pelos gestores, que permitem inúmeras acrobacias internas só para não perder uma venda, eu prefiro deixar de vender um produto com defeito do que vendê-lo para tirá-lo do estoque e abastecer a mesa do diretor com solicitações de órgãos de defesa do consumidor e comunicados judiciais. Leve em consideração esse exemplo.
Após conseguir relacionar as informações e sugestões e controlar o fluxo interno dos procedimentos temos que identificar nossas dificuldades externas, essas não são previsíveis mas podem ser solucionadas com um bom planejamento. Quando falamos de riscos externos estamos mencionando aquela tecnologia do inicio do projeto que tornou-se obsoleta e que a sua substituta já está nas mãos do seu concorrente, posso dizer também que pode ser uma nova lei que regulamenta a atividade exercida no projeto, o que altera o planejamento drasticamente para se adaptar, isso é visto normalmente em projetos que tem necessidades de liberação ambiental.
Mas dentro dessas áreas (Equipe, procedimentos internos e externos) existem setores que requerem maior atenção, esses devem ser considerados inicialmente a cada etapa, identificá-los no inicio ajudará a manter um controle melhor em sua auditoria melhorando assim os resultados que serão obtidos.
Até aqui analisamos riscos já existentes e no caso dos riscos externos fizemos um planejamento de resposta imediata a uma situação adversa. Porém isso não basta para sentir-se seguro em um projeto inovador ou de risco, o ideal é continuar o processo de auditoria com uma consultoria, essa consultoria deve ter o foco de trazer soluções para possíveis problemas que poderão ocorrer durante o processo.
Com as informações em mãos que foram colhidas durante a auditoria pode-se ter uma melhor visão de um todo para análise, assim provendo melhores soluções. Não tenha medo de mudanças, quando elas se fazem necessárias em um projeto é melhor fazê-las (claro quando cabíveis), pois não aceita-las é aumentar a probabilidade de riscos, pois você está dando mais tempo para o erro ocorrer.
Não corra riscos, tenha um controle operacional e um plano estratégico muito bem elaborado, só assim você terá capacidade de gerenciar um projeto e seus riscos.
Até a próxima.
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