Processos do Gerenciamento de Projetos

Segundo o PMI (Project Management Institute), principal organização com o intuito de desenvolver e divulgar métodos de desenvolvimento de projetos, o Gerenciamento de Projetos se refere a aplicação dos conhecimentos na gerência, controle e organização das atividades necessárias a serem desempenhadas para atender aos requisitos de um projeto, atingindo assim o seu objetivo.

O Gerenciamento de Projetos pode ser dividido em seis processos principais, sendo eles:

Iniciação: Engloba a fase de autorização do projeto. É nessa etapa que acontece o levantamento inicial dos requisitos e a viabilidade do projeto é analisada. É definido um gerente ou líder para o projeto e todos os aspectos relevantes ao projeto devem ser documentos, tais como objetivo final, principais interessados, skateholders (ou “padrinhos”), equipe e pessoal responsável, projetos relacionados, entre outros. É também nessa etapa que se realiza a identificação de riscos e investimentos necessários, preparando-se um orçamento que será analisado pelo contratante. A partir da aprovação da proposta do projeto pelo cliente, inicia-se a próxima fase do processo.

Planejamento: Nessa etapa todas as informações coletadas durante o processo de iniciação são revistas e a execução do projeto é objetivada, detalhando-se as metas e objetivos a serem alcançados com base na proposta de projeto que foi aprovada. Com a definição dessas metas, definem-se também os prazos, com a criação de cronogramas e diagramas de fluxo e de atividades a serem realizadas. Deve-se analisar a necessidade da realização de treinamentos para a equipe, interdependência de atividades e alocação de recursos. Todo o projeto deve ser bem estudado e detalhado, a fim de que possa ser executado evitando imprevistos e dificuldades.

Execução: Nessa fase será materializado tudo o que foi previamente especificado nos processos anteriores. Geralmente a maior parte do esforço e orçamento do projeto é consumido nessa fase, daí a importância de um bom planejamento anterior. Se as fases anteriores forem falhas, com certeza a execução enfrentará problemas. O cronograma deve ser seguido o mais religiosamente possível, evitando-se o estouro do orçamento pela necessidade de horas-extra.

Controle e Monitoramento: Os processos de controle e monitoramento acontecem paralelamente aos processos de planejamento e execução. O principal objetivo desses processos é assegurar de que o que está sendo executado cumpre os requisitos que foram especificados, propondo ações corretivas e alterações que devem ser realizadas no menos tempo possível após a identificação do erro ou necessidade da alteração. Além disso, deve-se controlar o orçamento disponível, realizar relatórios de acompanhamento e reuniões com a equipe, identificando pontos de problema e tratando-os adequadamente.

Encerramento: Ocorre quando o produto ou serviço é finalmente entregue e validado pelo contratante, encerrando-se o projeto. Realiza-se então a aceitação formal do projeto, documentando-se conforme lei vigente e contrato definido. Ao encerramento de um projeto é interessante reunir a equipe e documentar o que foi aprendido com o trabalho, quais são os pontos fracos de cada processo e o que precisa ser melhorado, a fim de otimizar as tarefas e não cometer os mesmos erros.

Nunca se esqueça que um projeto deve ser bem planejado para então ser executado. Além disso, deve ser também controlado, administrando-se os recursos disponíveis. A administração é fundamental para o seu sucesso.