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O conteúdo neste post é uma continuação de uma outra publicação aqui do site Profissionais TI intitulada: “Alguns Gargalos em Projetos de Software“, por isso vale a pena ler ambos para “amarrar” bem a história apresentada.  

Na publicação anterior mapeei possíveis gargalos em projetos de software que influenciam no andamento dos projetos. Recapitulando, me foi solicitado que identificasse o porquê projetos da área de software, em sua grande maioria, estavam atrasando consideravelmente. Uma vez identificados os gargalos, resolvi agrupá-los em 4 dimensões por possuírem características semelhantes. Relembre abaixo:

• Dimensão de Processos, procedimentos e padrões (Duplicação/Redundância/Ausência de procedimentos, projetos grandes demais, gestão de configuração precária etc…)
• Dimensão Fator humano (Expectativas e prazos irreais, fatores políticos, tomadas de decisão sem suporte informacional etc…)
• Dimensão Risco(s) (Riscos não monitorados, riscos sem plano de resposta etc…)
• Dimensão Infraestrutura e ambiente (Ferramental de trabalho inadequado, instabilidade na infra sob a qual o projeto se desenvolve etc… )

Apenas uma observação sobre falhas e gargalos em processos: aprendi alguns anos atrás com um CIO muito experiente da área de TELECOM que é extremamente importante que áreas operacionais descubram o porquê erros ou falhas ocorrem em especial as falhas recorrentes e ou de alto impacto. Essa abordagem, diga-se de passagem, é muito bem tratada nas práticas ITIL (Gerenciamento de Incidente e Problema) e tem o propósito não de “apontar o dedo”, mas sim de nos alavancar para que passemos de uma fase reativa para uma fase pró-ativa. Note, então, que atuar de forma pró-ativa é provavelmente o maior dos objetivos quando nos prontificamos a identificar e esmiuçar falhas e gargalos.

Voltando ao estudo de caso, com os gargalos que podem provocar atrasos em projetos devidamente documentados, era preciso então divulgar o resultado do estudo e preparar um outro documento a ser incorporado ao processo de melhoria contínua do escritório, visando auxiliar os gerentes de projetos com duas coisas:

1. Diminuir atrasos em futuros projetos e
   
2. Prover alguma celeridade ou ajuste possível nos projetos com atraso.

Com a melhoria em vista, elaboramos um “plano de providências” simples e conciso contendo apenas 2 páginas, que na verdade tem mais um formato de um “checklist” do que um plano em si. Note que para cada projeto atrasado um plano deve ser preenchido. O plano possui os seguintes tópicos:

1. Objetivo do plano
   
2. Resumo do Projeto em atraso (identificador do projeto, datas início e final, custo etc…)
   
3. Lista de Causas do Atraso do Projeto
   
4. Lista de Sugestões e Medidas
   
5. Técnicas e estratégias auxiliares para reduzir o atraso

Finalmente vamos aos 5 tópicos do plano de providências detalhados nas imagens abaixo:

Os tópicos do plano de providências são praticamente auto explicativos. Se você estiver enfrentando ou vier a enfrentar um desafio semelhante eu sugeriria “testar”o plano como um procedimento para gerentes de projetos identificarem problemas que impactam diretamente no prazo de seus projetos. O plano pode ser preenchido ao final de uma das fases do projeto ou ao final de uma sprint, por exemplo, no caso da instituição ter adotado Scrum. Se for a primeira utilização do procedimento pelo gerente, ele e o PMO (Gerente de Escritório de Projetos) devem fazer juntos.

O plano deve ser melhorado e adequado às necessidades particulares de cada escritório. Ao viabilizar esse plano num formato eletrônico com o passar do tempo será possível obter estatísticas e valiosos “insights” sobre quais gargalos têm mais afligido os projetos da instituição e trabalhar para que eles sejam erradicados ou minimizados. O plano não deixa de ser um elemento de resposta aos riscos e um meio de disseminar resultados e lições aprendidas, enriquecendo a base de conhecimento.

É muito comum projetos atrasarem. Isso não ocorre só com projetos de TI mas em diversos tipos de projetos de vários setores em qualquer parte do mundo. Portanto, mapear gargalos de projetos, combatê-los diretamente com remédios específicos, acompanhar os resultados e ajustar onde necessário sem dúvida alguma irá melhorar o desempenho do escritório de projetos, além de promover melhorias em processos de apoio. Abaixo segue o desenho dos macroprocessos utilizados para reduzir gargalos em projetos de software:

Bom, fico por aqui. Deixe um comentário, crítica, sugestão ou necessidade. E como diz um amigo meu gerente de projetos, até a próxima e bons projetos!