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Ser produtivo. Convenhamos, às vezes é mais fácil realizar tarefas corriqueiras do que tarefas que são realmente desafiadoras em nosso trabalho, não é mesmo? A maioria de nós acaba pensando que ser produtivo está relacionado a preencher as lacunas de tempo com este tipo de atividade, que é mais vantajoso que ficar ocioso, tentando evitar assim a procrastinação. Afinal de contas, fazer algo é melhor que não fazer nada, não é mesmo? Errado. Se isto acontece com você, provavelmente há uma confusão em sua cabeça sobre o que são tarefas pró-ativas e tarefas reativas.

Tarefas reativas são tarefas que são um tanto urgentes e até importantes, mas não agregam valor a um longo prazo. Tarefas pró-ativas são aquelas que sabemos que devemos fazer, pois possuem um elevado valor a longo prazo, mas que frequentemente são bloqueadas pela procrastinação e encobertas pelas tarefas reativas.

Tarefas proativas e reativas no trabalho – alguns exemplos

Existe uma série de tarefas reativas que devem ser executadas no trabalho. São tarefas como: responder e-mails, atender a telefonemas, monitorar subordinados, entre outras. São elas que fazem a operação de sua empresa rodar, mas isso não significa que você deve sempre utilizá-las como uma desculpa para adiar as suas tarefas pró-ativas. Saber como chegar com novas ideias para um próximo projeto, pensar em formas sobre como melhorar o desempenho dos produtos da empresa no mercado ou elaborar estratégias para elevar o nível de comunicação e cooperação com outros colegas de sua equipe são alguns exemplos de tarefas pró-ativas.

Recentemente, em uma conversa sobre produtividade com a gerente internacional da StarOfService, Monica Zamfir, ela me fez lembrar de uma regra comumente aplicada em diversas áreas e que há muito havia esquecido – talvez por se tratar de um conceito simples. Trata-se da regra dos 80/20, também conhecida como Princípio de Pareto.

Aplicando este princípio em produtividade, temos que 80% do nosso tempo é gasto em tarefas reativas e apenas 20% do nosso tempo é gasto em tarefas pró-ativas. Isto explica porque a maioria de nós está apenas ocupado, e não sendo produtivo no trabalho como muitas vezes podemos imaginar.  

Como verificar se estou sendo produtivo?

Você já pode até ter lido isso em algum livro, mas vamos fazer um exercício para que possamos tentar inverter esta situação pela tomada das seguintes ações:

1. Observe sua lista de tarefas e conte o número de tarefas pró-ativas e reativas.
2. Calcule sua taxa de produtividade.

• Conte o número de tarefas na lista (ex.: 20 reativas e 5 pró-ativas de 25 tarefas)
• Divida o número por 100 (0,25 em nosso exemplo)
• Agora divida o número de tarefas reativas pelo número anterior (ex. 20/0,25 = 80%)
• Subtraia esse valor da porcentagem e obtenha a sua taxa de produtividade (ex. 100% – 80% = 20%)

Como utilizar a taxa para manter o foco nas tarefas certas?

Reduza o número de tarefas reativas: Pergunte-se se elas são tão importantes e por quê que realmente precisam ser feitas? Você pode delegá-las a alguém? Se sim, remova-as de sua mesa.

Crie mais tarefas pró-ativas: Pense em coisas pelas quais você é apaixonado e que estejam alinhados com os objetivos que você deseja completar. Adicione estas coisas em sua lista de tarefas, independentemente de você sentir que são ou não urgentes. Coisas que não são urgentes e que irão fazer toda a diferença em sua empresa ou projeto pessoal.

Aprenda a dizer “NÃO!”: Saber quando dizer não a alguém é uma coisa realmente poderosa. Lembre-se de um copo com água. Cada sim que você dá é um dreno em seu tempo e energia . Mantenha sempre uma reserva para o que realmente fará a diferença!

Só mais uma coisa: Tome consciência de que as tarefas reativas podem manter você ocupado, mas que o distraem da produtividade genuína. Pergunte-se sempre se o que está fazendo é realmente importante para os objetivos. Garanta que seu tempo está realmente sendo bem gasto e não se esquive das tarefas pró-ativas.

Deixe suas observações nos comentários e boa sorte nas tarefas!