Hoje gostaria de falar sobre um tema que, em diversos fóruns e debates sobre gerenciamento de projetos, existem várias opiniões.
O Status Report periódico é um vilão ou um mocinho do projeto?
Chamar o status report de vilão é “justo”, para o cliente ou fornecedor, no momento em que este indivíduo estiver “devendo” ou atrasado em alguma atividade de sua responsabilidade, pois esse atraso gera cobranças e a principal função do status report dentro do projeto é mostrar para todos os envolvidos e stakeholders qual é a visão atual do projeto. Existem pessoas que não gostam dessa exposição, de estar atrasado, devendo. Porém, dentro de um projeto nada mais justo do que exibir cada detalhe e tarefa realizada ou pendente.
Imagem via Shutterstock
O grande benefício do Status Report é exatamente esse, mostrar todos os aspectos que forem importantes para cada organização. Todos os status devem ser montados de acordo com a cultura ou política da empresa, mas, geralmente, é exibida a comparação entre o percentual planejado e percentual realizado do projeto, exibir qual a realidade de prazos e tempo, informar aos stakeholders qual é a situação do orçamento do projeto, se esse orçamento será suficiente, se não será suficiente, como estão os riscos do projeto, enfim, existem várias informações que, dependendo da cultura da empresa ou organização, devem ser feitas para montar o status report.
A principal característica do status é ser enviado periodicamente, onde todos os envolvidos sabem/esperam que de tempo em tempo eles sejam atualizados sobre o status do projeto. Eu, particularmente, gosto de enviar um status semanal aos meus clientes, porém, existem projetos que precisam ser mapeados diariamente ou quinzenalmente, varia de acordo com o tamanho do projeto e é dever do Gerente de Projetos definir isso junto com os envolvidos no início do projeto, preferencialmente na reunião para validação do plano do projeto.
E quais informações devem ser exibidas no status report? O que devo exibir e o que não devo?
Essas perguntas também devem ser definidas pelo GP junto aos seus clientes e stakeholders. Particularmente, eu sempre inicio o Status com um resumo executivo para que os diretores, vice-presidentes e executivos que estejam envolvidos consigam ter uma visão rápida e clara de como está o projeto. Geralmente os cargos executivos não tem tempo e nem interesse em saber todos os detalhes do projeto, porém, precisam estar cientes de tudo o que acontece. Esse “resumo executivo” serve justamente para isso: com quatro no máximo cinco linhas, você deve conseguir transmitir os principais pontos do projeto.
Depois do resumo, gosto de mencionar quais foram as principais atividades finalizadas durante a semana que se passou e depois mencionar quais as próximas atividades, que serão feitas na próxima semana.
Após isso, inicio a exibição de gráficos e macros cronogramas detalhando escopo, custos, qualidade, issues, riscos, changes, enfim, tento exibir o máximo de informações rapidamente e resumidamente onde os envolvidos visualizem e entendam do que se trata.
Não basta o seu projeto estar em dia se você não formaliza ou não comprova este fato.
O status é uma maneira de deixar formalizado como está o projeto até a data que o mesmo foi enviado. É a melhor forma de ser transparente com toda sua equipe e patrocinadores. Porém, um status com falta ou excesso de informações pode ser completamente inútil dentro do projeto, gerando desconfiança ou resistência por parte dos patrocinadores – e isso pode prejudicar o projeto. Sendo assim, é de responsabilidade do GP entender qual é o melhor tipo de status para enviar para determinado projeto.
1 Comentários
Interessante.
Participei em uma equipe que enviava Daily reports e eram esclarecedores para o cliente. O ideal é que os GPs fiquem disponíveis para sugestões do que deve ou não acrescentar nos reports. Geralmente um cliente que realmente acompanha os projetos e andamento das tarefas sempre vão querer um detalhe adicional.