Vamos Planejar? #16: Identificando Riscos e Planejando Resposta aos Riscos

Identificando os Riscos

O plano de gerenciamento dos riscos apenas aponta como fazer e o que fazer, mas para identificar os riscos e realizar análises quantitativas e qualitativas é preciso seguir adiante em outros processos da área. Estudaremos agora o processo de identificação de riscos, que é o processo de determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação de suas características. Neste processo, iremos identificar os riscos e as oportunidades que podem influenciar os resultados do projeto. É um processo que se repete, é iterativo, pois muitos riscos vão surgindo conforme o projeto evolui. Ao mesmo tempo em que este é um processo que deve ocorrer várias vezes ao longo do projeto, entende-se que os riscos e as oportunidades tendem a ter uma maior frequência e uma maior taxa de ocorrência no início do projeto e ao longo do tempo vão diminuindo. Importante ter em mente, todavia, que o impacto dos riscos aumenta ao longo do tempo. Se temos mais riscos no começo, sentimos mais o impacto dos riscos próximos do fim do projeto.

As Entradas

A identificação de riscos tem diversas entradas, que são saídas de outros processos do grupo de planejamento. Entre elas, temos: o plano de gerenciamento do projeto (riscos, custos, cronograma, qualidade e RH), linha de base do escopo, estimativa de custos das atividades de duração das atividades, registro das partes interessadas, documentos do projeto, ativos de processos e fatores ambientais da empresa.

Perceba que precisamos analisar não só o planejamento do tempo, mas também o cronograma do projeto e a linha de base do escopo. As estimativas de custos precisam ser analisadas, pois riscos podem afetar não só escopo ou atrasar um projeto, mas podem impactar diretamente nos custos do projeto. Inclusive, desvio orçamentário é um risco. Iterativamente, ao longo do projeto, estas entradas vão iniciar a identificação até o encerramento formal do projeto.

As Ferramentas

As ferramentas deste processo são sete: revisões de documentação, técnicas de coleta de informações, análise de listas de verificação, análises de premissas, técnicas de diagramas, SWOT e opinião especializada.

Revisar a documentação é isso mesmo: rever os documentos do projeto para buscar riscos ou incoerências que possam gerar riscos. Coletar informações se faz por meio de técnicas já vistas na área de escopo: entrevistas, brainstorming, técnica Delphi e análise da causa-raiz. Em projetos que tem similiaridade com outros, podem ser construídas listas de verificação tendo por base lições aprendidas em projetos anteriores. Análise de premissas é validar premissas do projeto, como fundos disponíveis, recursos humanos a serem alocados e assim por diante. Diagramas são diagramas de causa e efeito e ainda outros. Vale citar aqui o diagrama de influência, onde são explorados os relacionamentos entre diversos elementos dentro de um ambiente específico – uma coisa pode influenciar a outra, como um atraso pode causar aumento no orçamento, por exemplo. SWOT vem da administração, são as Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades apresentadas em um quadro simples para visualização e orientação estratégica. Por fim, temos a boa e velha opinião especializada, que dispensa comentários.

A Saída

A saída principal deste risco é o registro de riscos, uma planilha que pode conter informações diferentes, mas em termos gerais irá apresentar os eventos de risco, gatilhos, categorias do risco (advindas da EAR), causas, apontamento de proprietários e respostas inicialmente levantadas como possíveis ou plausíveis.

Chegou a Hora de Planejar as Respostas aos Riscos!

Aviso: no próximo artigo falaremos sobre análises qualitativa e quantitativa de riscos. Decidi publicar a identificação e o planejamento das respostas aos riscos junto para facilitar a aplicação prática destes processos.

Este é o processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Aqui, neste processo, vamos apontar os donos para a responsabilidade a respeito dos riscos: não apenas caso ocorram, mas para garantir que não ocorram – ou ocorram, no caso das oportunidades. E caso ocorram, precisamos ter planejado as estratégias para os riscos e para as oportunidades.

As Entradas

O plano de gerenciamento dos riscos do projeto e o registro dos riscos, que a esta altura já deve ter passado pela identificação, análise qualitativa e quantitativa de riscos – que inclusive irá apontar quais riscos precisam ser atendidos primeiros, ou seja, ter seu planejamento de respostas elaborado antes. O plano de gerenciamento dos riscos vai nos oferecer as abordagens para os tipos de risco, de acordo com categorias e com base nas ferramentas utilizadas durante as análises dos riscos.

As Ferramentas

Estratégias para Riscos Negativos ou Ameaças:

Aceitar: simplesmente aceitar, não agir. Deixar acontecer. Quando muito, estabelecer reservas de contingência para os riscos aceitos;
Mitigar: digamos que seu barco tem um furo e você precisa cruzar um rio. Você pode aceitar o risco de cruzar o rio com o barco furado ou pode colocar tábuas de madeira em cima do buraco. Se colocar as tábuas, estará mitigando aquele risco;
Evitar: alterar o plano de gerenciamento do projeto, se fosse o caso de atravessar o rio na canoa furada, você iria pegar a balsa!; e
Transferir: seguros, garantias, acordos e assim por diante.

Estratégias para os Riscos Positivos ou Oportunidades:

Aceitar: se a chance surgir, aproveitamos, caso contrário nada será feito;
Melhorar: adicionar recursos, aumentar as chances daquela oportunidade acontecer;
Compartilhar: oferecer a exploração daquela oportunidade a um terceiro, como um contrato de ganha-ganha para inovação; e
Explorar: alocar recursos adicionais, investir na oportunidade.

Estratégias de Respostas para Contingências:

Planos de Contingência: quando ocorrerem, ter um plano para trabalhar com a crise ou evento contingencial – estabelecer gatilhos para acionamento dos planos de contingência;
Reservas de Contingência: ter fundos reservados para executar os planos de contingência; e
Plano de Alocação de Pessoal: ter um plano para alocar pessoas em situações de emergência, pessoas com conhecimento crítico para resolução de casos específicos.

As Saídas

As saídas do planejamento das respostas aos riscos é a atualização do plano de gerenciamento do projeto e seus documentos auxiliares, pois como temos respostas novas a situações que foram avaliadas a partir da entrada destes documentos neste processo é natural que eles sejam atualizados. Também geraremos atualizações em diversos documentos do projeto dependendo das respostas geradas.

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