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O processo de planejamento do gerenciamento das aquisições não é brincadeira. Ele tem MUITAS saídas importantes e não é só o plano de gerenciamento das aquisições. Preste atenção na lista de saídas que irei apresentar agora:

• Plano de gerenciamento das aquisições: relação do projeto com departamentos internos de compra ou serviços compartilhados, contratos escolhidos, processos de decisão, tomada de riscos por aquisição e mais.
• Declaração de trabalho por aquisição: pode ser visto como entrada para o termo de abertura do projeto da terceira parte que vier a realizar o trabalho.
• Padrão contratual: se a organização não possui um padrão de contrato, o projeto pode entregar/criar um de acordo com as necessidades de aquisição/contratação de fornecedores para realizar as entregas planejadas.
• Artefatos de aquisição: termos de aquisição, documentos de requisição de informação, requisição de propostas, requisição de cotação, convite para concorrência ou licitação.
• Solicitações de mudança: uma escolha por determinado fornecedor ou por fazer algo internamente pode gerar riscos, por exemplo, e estes riscos devem ser atualizados no plano de gerenciamento de projetos e riscos, por isso é importante alinhar o gerenciamento das aquisições com o controle integrado de mudanças.

As Entradas do Planejamento do Gerenciamento das Aquisições

As entradas do processo de planejamento do gerenciamento das aquisições também são numerosas. Considera-se importante planejar as aquisições depois de já ter outros planos alinhados e, por isso, são diversas as entradas para este processo. É preciso ter os requisitos documentados, recursos, cronograma, estimativas de custos, partes interessadas e ainda mais. Quando você finalmente decidir por comprar ou fazer, vai perceber que está mais perto da execução do que do planejamento em si – e por isso a necessidade de colocar o planejamento das aquisições entre as atividades finais de planejamento.

Seguindo a mesma didática de alguns artigos anteriores, para chegarmos juntos ao plano de gerenciamento das aquisições irei fazer uma lista de perguntas e as respostas para as perguntas serão, item por item, os elementos que comporão nosso plano. É simples: não existem fantasmas.

Responda Para Construir Seu Plano de Gerenciamento das Aquisições

• Que tipo de contratos iremos utilizar para as aquisições do projeto?
• Como vamos relacionar os riscos das aquisições com o gerenciamento de riscos?
• Como decidiremos entre comprar ou fazer?
• Como vai ser feito o gerenciamento da relação com os fornecedores?
• Como vamos relacionar os cronogramas dos produtos/serviços terceirizados com o do próprio projeto?
• Como vamos formalizar as necessidades de aquisição?
• Como vamos efetuar a contratação dos fornecedores?

Para montar nosso plano, vamos responder as perguntas já em um formato que possa ser documentado. Fechado?

Plano de Gerenciamento das Aquisições

Tipos de Contratos
Utilizaremos contratos de preço fixo para todas as aquisições do projeto de forma a transferir para nossos fornecedores os riscos relacionados a variações no mercado, pois nosso ambiente externo está super aquecido (TI) e o turnover da indústria está muito alto.

Riscos Versus Aquisições
Todos os riscos identificados no relacionamento com fornecedores e advindos de técnicas de seleção de contratos serão documentados e submetidos ao controle integrado de mudanças sempre que as mitigações ou ações não puderem ser executadas diretamente pelo gerente do projeto diretamente nos contratos ou nas atividades de projeto.

Decisão de Fazer ou Comprar
Para a decisão será utilizada a comparação entre os custos de desenvolvimento interno de aplicações ou serviços, quando possível a execução interna, versus o custo de propriedade e também o custo total da execução dos serviços necessários internamente. A decisão será tomada em conjunto com o diretor executivo da empresa em um comitê de aquisições durante o planejamento do projeto, em sua fase de planejamento.

Relacionamento com os Fornecedores
O relacionamento com os fornecedores será gestado pelo departamento de compras da empresa, que irá trabalhar de forma executiva frente as decisões da gestão do projeto e da diretoria. As decisões serão repassadas para o departamento de compras, que por meio de seus processos internos de gestão de fornecedores irão gerar relatórios – documentados no plano de gerenciamento das comunicações – e reportarão o andamento do processo de compra e negociação contratual. Após a negociação e o fechamento dos contratos, a gestão da execução dos subprojetos será feita pela equipe de gestão do projeto da nossa própria organização em conjunto com a gestão das empresas subcontratadas.

Relacionamento entre Cronograma do Projeto e dos Subprojetos
Os subprojetos terão cronograma próprio, que serão reportados pela gestão de tais projetos a partir do gerente de projetos subcontratado. Estes relatórios serão saídas do processo de controle do gerenciamento das aquisições e serão entradas nos processos de controle de tempo e custos.

Formalização das Necessidades de Aquisição
Todas as necessidades de aquisição terão um documento de declaração de trabalho referentes e serão utilizados como entrada para projetos internos ou projetos a partir de empresas subcontratadas. Estes documentos serão gerados na fase de planejamento das aquisições.

Contratação dos Fornecedores
Os fornecedores serão contratados diretamente pelo departamento de compras por meio dos processos já estabelecidos de nossa organização para contratação de prestadores de serviços ou aquisição de produtos.

Conclusão

E então, o que achou? Que tal abrir o PMBoK, dar uma revisada no material e criar seu próprio documento de planejamento de gerenciamento das aquisições? Temos pela frente muito trabalho. Conduzir as aquisições e controlar o trabalho terceirizado pode ser um desafio. Este artigo se propôs a lhe apresentar uma visão geral e lhe ajudar a instrumentalizar a gestão das aquisições. A partir daqui, é com você! Aproveite e comece agora o curso preparatório para a certificação CAPM (PMP também!) que oferecemos no Site Campus.

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