Vamos Planejar? Conduzindo, Controlando e Encerrando Aquisições
Investi um tempo considerável nos artigos relacionados ao gerenciamento das aquisições por um motivo simples: cada vez mais terceirizamos. Além disso, os processos de aquisição estão muito relacionados com outros processos, porque aquisições é uma área dependente de diversos processos e alimenta muitos processos.
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Pense Em Terceirizações
Quando levamos a condução das aquisições para a execução do projeto, estamos iniciando a aplicação do nosso planejamento mas ainda estamos longe dos resultados que os subprojetos devem entregar. A minha visão aqui está voltada para terceirização de serviços, não para a aquisição de produtos, porque é com serviços que costumamos ter mais dificuldades. Se durante a execução selecionamos fornecedores, realizamos as contratações, assinamos contratos, reunimos os fornecedores aptos ao trabalho e damos publicidade as nossas necessidades, é no controle das aquisições que monitoramos e controlamos de fato a realização do trabalho que está fora do escopo das atividades do projeto.
Para controlar as aquisições, precisamos contar principalmente com os seguintes processos:
- Monitorar e controlar o trabalho do projeto
- Controlar a qualidade
- Realizar o controle integrado de mudanças
- Controlar os riscos
Se as entregas do serviço terceirizado estão fora do escopo das atividades do projeto, podem ser controladas por meio do controle da qualidade. Atrasos, por exemplo geram riscos, e por isso também devem ser controlados pelo controle de riscos. Mudanças relacionadas aos subprojetos devem ser submetidos ao controle integrado de mudanças. Em um artigo de abril afirmo que ou integramos ou morremos, porque se estes relacionamentos não forem mapeados no plano de projeto teremos dificuldades em mapeá-los enquanto gerimos o projeto.
As Entradas do Controle de Aquisições
São diversas entradas para o controle das aquisições, tais quais: análise de desempenho das aquisições, inspeções e auditoria, solicitações de mudanças aprovadas, relatórios de desempenho do trabalho, o plano de gerenciamento do projeto e ainda outras. Memorizar as entradas não é o caminho, mas sim entender o conceito. Mas qual o conceito? Planeje bem para controlar melhor.
Enquanto controlamos, também administramos reivindicações e alterações, por isso considero este processo de controle mais perto da execução do que de controle exatamente. Cada um constrói sua própria lógica para gestão de serviços e eu, como ITIL Expert, tendo a orientar o trabalho de controle de forma mais como DO do que CHECK quando falamos em terceirizações.
Saídas
As saídas do controle são muito comuns, genéricas dentro do PMBoK, mas sabemos que estas saídas genéricas podem ser mais do que parecem ser – atualizações no plano de projeto, solicitações de mudança e atualizações dos ativos de processos organizacionais nunca são irrelevantes.
Encerrar aquisições pode ser parecido com o encerramento de projetos, mas lembre-se: encerrar um contrato é rever disputas, alterações contratuais e condições de pagamento. Analisar e armazenar métricas, atualizar ativos de processos organizacionais relacionados com as aquisições e relacionar as atividades relacionadas com as aquisições. O contratado pode, se estiver gerindo o trabalho por meio de boas práticas de gestão de projetos, iniciar o processo de encerramento do projeto a partir do encerramento das aquisições, mas são processos diferentes. Um é para o projeto, outro para contratos e subprojetos.
Aguardo você no curso de gerenciamento de projetos e preparatório para certificação PMP/CAPM. Um grande abraço e até a próxima série de artigos!
