Leia também: Parte 1, Parte 2, Parte 3
Depois que começamos a estudar gestão de projetos é difícil fugir da visão processual e da ordem na qual tudo nos é apresentado durante a leitura do PMBoK.
O que eu quero que você comece a entender é que você é livre! Não precisa ficar viciado em fazer tudo tal qual é apresentado neste ou naquele corpo de conhecimento. Claro que o que vamos discutir neste artigo está lá, no PMBoK, mas eu vou te apresentar o conteúdo de uma forma muito objetiva e prática. Meu objetivo é fazer você entender como planejar o gerenciamento das partes interessadas para que você, depois de ler este material, esteja pronto para começar a gerenciar melhor seus projetos e possa buscar mais conhecimento e instrumentos para o sucesso dos mesmos.
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Identifique as Partes Interessadas
A principal entrada para o planejamento do gerenciamento das partes interessadas é a identificação das partes. Sem ela, não tem como planejar o engajamento entre elas. Inclusive, a identificação das partes interessadas é um dos principais artefatos/processos de gestão de projetos. Como GP, eu consigo gerenciar um projeto pequeno com um documento de planejamento de escopo, partes interessadas e comunicações. Se eu sei o que fazer e quem pode me ajudar a realizar os objetivos, consigo ir adiante. Vai ser duro, mas consigo.
Agora que sabemos quem é quem e qual o interesse e os requisitos de cada uma das partes interessadas identificadas, precisamos planejar como vamos obter o melhor delas. Precisamos, muitas vezes, neutralizar partes que tenham interesse negativo no projeto. Se você pensa em gestar uma mudança organizacional onde algumas pessoas vão perder posições de destaque, estas pessoas não vão querer ver o sucesso do projeto. Tenho trabalhado com o exemplo de projetos de novas demandas de serviços, mas para este artigo irei trabalhar com um exemplo de projeto de reformulação de um departamento.
As Partes Interessadas e Sua Posição Diante do Projeto
Temos as seguintes partes interessadas identificadas e seu interesse e posição frente ao projeto:
A) Equipe de Projeto: apoiadores.
B) Gerente do Departamento a ser reformulado/reorganizado: resistente.
C) Equipe do Departamento: apoiadores.
D) Dono da Empresa – patrocinador: entusiasta.
E) Gerente de Outros Departamentos: neutro.
O quadro acima é uma ferramenta do processo de identificação de partes interessadas, onde colocamos em diferentes quadrantes as partes interessadas de acordo com seu poder e influência. Eu trouxe esta ferramenta para o planejamento de gerenciamento de partes interessadas porque vamos utilizar ela em conjunto com outra ferramenta, que irá resultar na orientação que queremos dar para o engajamento entre as partes. A ferramenta a qual me refiro já foi utilizada: é a definição de neutralidade, resistência, apoio, entusiasmo e ainda outras que podem ser verificadas ao lado de cada uma das partes interessadas indicadas acima do quadro apresentado.
Mais uma vez, o resultado é simples. No começo do projeto é possível que você chegue aqui e seu plano de gerenciamento das partes interessadas se resuma a uma planilha com o nível de engajamento atual das partes (apoiadores, resistentes e etc.) e o nível que você precisa atingir para que o projeto seja um sucesso.
Exemplo:
- Parte interessada: Gerente de outros departamentos.
- Nível atual de engajamento: neutros.
- Nível necessário de engajamento: apoiadores.
O Que Realmente Interessa
O que mais me interessa enquanto gerente de projetos é a análise qualitativa das partes interessadas. O gerente de departamento que irá ser reformulado, neste exemplo, é resistente porque ele pode vir a perder seu emprego. As pessoas daquele departamento estão apoiando o projeto porque querem mudanças positivas, por exemplo. Outros gestores estão tão ocupados que não conseguem prestar atenção no projeto, mas precisamos de sua ajuda. Como vamos fazer isso acontecer? A resposta é, no ponto de vista deste autor, o seu verdadeiro plano de gerenciamento das partes interessadas – que será complementado perfeitamente com seu plano de gerenciamento de comunicações, que é o instrumento de engajamento ou de realização do que for planejado aqui e que também precisa de planejamento.
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