Profissionais TI - Pra quem respira informação

A busca por maior produtividade é um objetivo comum dos gestores nas empresas brasileiras. No Brasil, o custo com recursos humanos e infraestrutura são muito elevados em comparação a outros mercados, em complemento a isso, a produtividade dos profissionais também fica bem abaixo de outros países. De acordo com uma pesquisa realizada em nível global pela Conference Board, divulgada em 2015, são necessários mais de três trabalhadores no Brasil para produzir a mesma quantidade de resultados gerada por um profissional nos Estados Unidos.

Os problemas que explicam esse baixo rendimento dos profissionais são culturais e estruturais. De acordo com o relatório, as empresas brasileiras como um todo sofrem com problemas de gestão e com uma infraestrutura inadequada, reunindo poucos investimentos em equipamentos e infraestrutura para melhorar o índice de produtividade das equipes e seus profissionais.

O aumento da produtividade é a melhor forma de otimizar resultados e se colocar de forma competitiva e diferenciada no mercado brasileiro e internacional, essa necessidade é latente nas empresas brasileiras. Por isso os gestores precisam buscar qualificação e ações que permitam uma contínua melhoria na gestão das empresas, acompanhando as mudanças do mercado e a evolução da tecnologia.

Muitas vezes, ações simples e práticas podem contribuir para aumentar a produtividade dos profissionais no ambiente de trabalho, veja algumas:

Definir metas é importante

Sem um rumo definido, é impossível focar nos resultados, medir o desempenho e melhorar a produtividade. Pequenas empresas devem realizar uma revisão dos resultados anteriores da empresa e, com base nela, uma definição detalhada dos objetivos e metas. É preciso documentar as metas e acompanhar os resultados periodicamente para descobrir se há necessidade de mudança de rumos. Também é importante oferecer benefícios adicionais aos profissionais que atingirem suas metas periodicamente.

Para esse acompanhamento constante podem ser utilizadas planilhas do Excel, Google Drive ou sistemas de gestão para empresas, onde o mais importante é estar sempre com os dados atualizados e analisando os resultados com o objetivo de perceber os pontos fortes e fracos em cada um dos setores da empresa.

Uma boa alternativa para definição de metas é a metodologia OKR (Objectives and Key Results), onde são definidos objetivos gerais da empresa, objetivos por setor e quais os resultados chaves que serão medidos para avaliar se os objetivos foram atingidos.

O papel do gestor é incorporar a busca pela produtividade à cultura da empresa, tornando o processo natural e automático.

O trabalho coletivo gera eficiência e qualidade

É preciso entender que profissionais e equipes precisam atuar em conjunto para alcançar os resultados e melhorar a produtividade no ambiente corporativo. A simples atitude de convocar os colaboradores de diferentes setores e solicitar conselhos pode ajudar a aperfeiçoar os processos.

Separe um tempo e aborde os colaboradores com as seguintes perguntas: o que pode ser feito na sua área para melhorar a sua produtividade? O que deve ser feito em outro setor para melhorar a produtividade do seu? O que a empresa de uma forma geral pode fazer para produzir mais? O segredo para melhorar os processos pode estar nesse levantamento de informações e ações simples e práticas.

Melhore a comunicação na sua empresa

A troca de informações entre os colaboradores é muito importante para compartilhar conhecimento e experiências. Existem diferentes opções de serviços de TI que podem facilitar essa comunicação, pode ser utilizado o Slack para comunicação direta dos colaboradores, essa ferramenta é muito interessante pois permite a organização das conversa por canais e grupos. Também pode ser usado o Skype e outros programas de troca de mensagens. A comunicação institucional também é importante, pois mantém os colaboradores informados e atualizados. Essa comunicação pode ser via e-mail interno ou através de uma blog institucional da empresa.

Invista na sua equipe e delegue responsabilidades

Se os seus colaboradores precisam de autorização para qualquer decisão relacionada ao seu dia a dia, é provável que produzam menos do que poderiam. É importante ter consciência de que é preciso confiar em quem já apresentou resultados positivos e aumentar a autonomia desses profissionais.

Vale a pena lembrar que, antes de qualquer coisa, a empresa é composta pelas pessoas que por ela trabalham. Os bens materiais, o escritório e as máquinas não seriam nada sem as pessoas. Estimular o treinamento permanente dos colaboradores é algo que todas as empresas, sejam grandes ou pequenas, deveriam fazer com frequência.

Utilize os recursos que a tecnologia oferece

Existem milhares de tecnologias e ferramentas que podem contribuir na produtividade da sua empresa, busque sempre estar atualizado, substituindo processos manuais por sistemas automatizados. Veja nesse artigo da Endeavor, uma lista de ferramentas de tecnologia que podem auxiliar na gestão da sua empresa.

Dois pontos que devem ser considerados com mais atenção é o gerenciamento das tarefas e o foco e produtividade dos colaboradores:

Sistemas de gerenciamento de tarefas ajudam muito

Existem diversas metodologias e sistemas que podem contribuir na organização dos processos/tarefas nas empresas. Com a padronização de processos é possível organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre os colaboradores e obter informações relevantes sobre o desenvolvimento das atividades. Três boas opções de sistemas para gerenciamento de tarefas são o Runrun.it, Trello e o Basecamp.

Gerencie o acesso a Internet para evitar desperdício de tempo e aumentar o foco no trabalho

Na maioria das empresas boa parte da equipe utiliza computadores em suas tarefas, permanecendo conectados na Internet a maior parte do tempo de trabalho. Como apontam várias pesquisas, é possível que seus colaboradores estejam desperdiçando até 30% do tempo de trabalho em atividades pessoais não relacionadas à empresa. Para resolver esse problema, é importante implementar uma política de utilização da internet e utilizar algum serviço que permita o monitoramento e controle do acesso a Internet. As alternativas para o gerenciamento do acesso a internet são buscar empresas especializadas em TI ou então soluções prontas de servidores como Dell SonicWall, Fortinet FortGate ou soluções mais modernas baseadas em nuvem como Lumiun Tecnologia ou OpenDNS.

Contribua com suas experiências sobre gestão e produtividade nos comentários, compartilhe métodos e ferramentas utilizadas e os resultados obtidos!